Hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong quá trình giao dịch và kê khai thuế theo quy định mới của Nhà nước. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp tối ưu chi phí, tăng độ chính xác và đơn giản hóa quá trình quản lý. Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi lựa chọn nhà cung cấp, thiết lập hệ thống và kích hoạt hóa đơn theo chuẩn của Tổng cục Thuế. Đặc biệt, các bước thông báo phát hành hóa đơn hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã vẫn khiến nhiều đơn vị lúng túng. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói hỗ trợ từ A–Z cho mọi doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử là gì? Quy định bắt buộc 2026
Khái niệm hóa đơn điện tử theo Nghị định mới
Hóa đơn điện tử là tài liệu điện tử dùng để ghi nhận giao dịch hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ sung mới nhất năm 2026, hóa đơn điện tử phải được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và xác thực nguồn gốc.
Hóa đơn điện tử bao gồm các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, ngày lập hóa đơn, danh sách hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thuế suất, tổng tiền thanh toán. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp rút ngắn thời gian lập hóa đơn, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển, đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, giám sát và xử lý dữ liệu thuế theo thời gian thực.
Phân loại hóa đơn điện tử có mã – không mã
Hóa đơn điện tử hiện nay được chia thành hai loại chính: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi phát hành cho người mua.
Đảm bảo tính hợp pháp và chứng minh giao dịch đã được đăng ký với cơ quan thuế.
Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các trường hợp phát sinh nhiều giao dịch.
Hóa đơn điện tử không có mã:
Là hóa đơn được lập và phát hành theo hình thức tự quản lý, không cần cơ quan thuế cấp mã.
Phù hợp với doanh nghiệp đã có hệ thống hóa đơn điện tử và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Việc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và đáp ứng yêu cầu pháp lý.
Các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định bắt buộc từ năm 2026, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 1/7/2026 trở đi.
Doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn giấy và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo lộ trình cơ quan thuế.
Các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, tổ chức khác, hoặc giao dịch cần chứng minh để quyết toán thuế.
Doanh nghiệp tham gia thương mại điện tử, dịch vụ trực tuyến hoặc xuất nhập khẩu đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật, minh bạch hóa dữ liệu, giảm rủi ro gian lận và nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử hiện đang trở thành công cụ bắt buộc và hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính, kê khai thuế và giao dịch thương mại điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và minh bạch trong các hoạt động kế toán – thuế.
Tối ưu chi phí và giảm sai sót khi xuất hóa đơn
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Đồng thời, nhờ tự động sinh số, kiểm tra dữ liệu trước khi phát hành, khả năng sai sót về số liệu, thông tin khách hàng hay hàng hóa được giảm tối đa. Việc này giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt do lỗi kỹ thuật hoặc thiếu sót thông tin trên hóa đơn, đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành so với hóa đơn giấy truyền thống.
Quản lý hóa đơn dễ dàng – an toàn – bảo mật
Hóa đơn điện tử được lưu trữ trực tuyến, có thể tra cứu và quản lý dễ dàng mọi lúc, mọi nơi, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa. Hệ thống hóa đơn điện tử còn đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu giao dịch, tránh tình trạng mất mát hoặc giả mạo hóa đơn. Việc quản lý tập trung cũng giúp theo dõi lịch sử phát hành, tình trạng thanh toán và các báo cáo liên quan thuận tiện, minh bạch và tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
Hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác thuế
Hóa đơn điện tử giúp tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán và hệ thống kê khai thuế, từ đó giúp doanh nghiệp thực hiện các báo cáo thuế GTGT, TNCN, TNDN chính xác và nhanh chóng. Nhờ việc dữ liệu hóa đơn được cập nhật tự động, kế toán viên giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà vẫn tối ưu hóa nguồn lực.
Hồ sơ và điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử
Đăng ký hóa đơn điện tử là bước bắt buộc đối với doanh nghiệp, giúp kê khai thuế thuận tiện, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Để đăng ký thành công, doanh nghiệp cần nắm rõ điều kiện sử dụng, hồ sơ cần chuẩn bị và các trường hợp đặc biệt, đặc biệt là với các doanh nghiệp mới thành lập và hộ kinh doanh.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và thực hiện đúng các điều kiện giúp rút ngắn thời gian phê duyệt, tránh lỗi khi phát hành hóa đơn và đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý. Đồng thời, nắm rõ các trường hợp đặc biệt sẽ giúp hộ kinh doanh nhỏ lẻ không vi phạm quy định và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định thuế
Theo quy định của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản:
Đăng ký thuế đầy đủ và có mã số thuế hợp lệ.
Có thiết bị điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan thuế hướng dẫn.
Có chữ ký số (token USB hoặc chữ ký số công cộng) để ký và phát hành hóa đơn.
Doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng để cơ quan thuế xác nhận.
Tuân thủ các điều kiện này giúp hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, hợp pháp và thuận tiện trong việc kiểm tra, lưu trữ, quản lý doanh nghiệp.
Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới
Doanh nghiệp mới thành lập khi đăng ký hóa đơn điện tử cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương.
Chữ ký số và hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp phần mềm.
Bảng kê chi tiết danh mục hóa đơn, số lượng, mẫu hóa đơn dự kiến phát hành.
Hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp cơ quan thuế tiếp nhận nhanh, cấp phép phát hành hóa đơn điện tử sớm và tránh bị trả lại hồ sơ do thiếu giấy tờ.
Trường hợp đặc biệt của hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý một số điểm:
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu/năm trở lên hoặc có nhu cầu mở rộng hoạt động nên đăng ký hóa đơn điện tử.
Cần chuẩn bị giấy phép đăng ký kinh doanh, chứng minh nhân dân/CCCD của chủ hộ và chữ ký số nếu sử dụng phần mềm điện tử.
Trong trường hợp hộ kinh doanh nhỏ lẻ chưa đủ điều kiện, có thể sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cung cấp.
Tuân thủ các quy định đặc biệt này giúp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn hợp pháp, thuận tiện trong giao dịch và kê khai thuế.
Quy trình đăng ký và kích hoạt hóa đơn điện tử tại Gia Minh
Chuẩn bị thông tin và tích hợp chữ ký số
Bước đầu tiên trong quy trình đăng ký hóa đơn điện tử tại Gia Minh là chuẩn bị đầy đủ thông tin doanh nghiệp và tích hợp chữ ký số. Doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cơ bản như mã số thuế, tên công ty, địa chỉ trụ sở, tài khoản ngân hàng, ngành nghề kinh doanh và danh sách người sử dụng hóa đơn. Đồng thời, Gia Minh hướng dẫn tích hợp chữ ký số của người đại diện theo pháp luật vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin và tích hợp chữ ký số giúp đảm bảo tính pháp lý, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ với cơ quan thuế.
Kích hoạt phần mềm và gửi thông báo phát hành hóa đơn
Sau khi chuẩn bị thông tin và tích hợp chữ ký số, Gia Minh tiến hành kích hoạt phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Đồng thời, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng quy định. Thông báo phát hành hóa đơn bao gồm các thông tin về mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, phạm vi sử dụng và thời gian bắt đầu sử dụng. Việc thực hiện đúng các bước này giúp hóa đơn điện tử được pháp luật công nhận và doanh nghiệp sẵn sàng sử dụng ngay sau khi nhận thông báo phê duyệt từ cơ quan thuế.
Kiểm tra – nghiệm thu hệ thống trước khi xuất hóa đơn
Bước cuối cùng là kiểm tra, nghiệm thu toàn bộ hệ thống hóa đơn điện tử trước khi chính thức xuất hóa đơn. Gia Minh tiến hành kiểm tra tính ổn định của phần mềm, độ tương thích với chữ ký số, khả năng xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng, cũng như lưu trữ dữ liệu theo quy định của cơ quan thuế. Đồng thời, đội ngũ kỹ thuật sẽ hướng dẫn doanh nghiệp vận hành phần mềm, xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng. Quá trình kiểm tra – nghiệm thu đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, hóa đơn điện tử hợp pháp và sẵn sàng phục vụ doanh nghiệp trong mọi giao dịch kinh doanh.
Cách sử dụng hóa đơn điện tử: xuất, hủy, điều chỉnh
Cách xuất hóa đơn đúng quy định
Để xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn đầy đủ, chính xác và hợp pháp. Thông tin bắt buộc bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, ngày lập hóa đơn, danh mục hàng hóa – dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền thanh toán.
Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử của cơ quan thuế hoặc của đơn vị cung cấp phần mềm được cấp phép. Sau khi lập, hóa đơn phải được ký số điện tử bởi người đại diện pháp luật và gửi cho người mua. Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email, cổng thông tin hoặc tải xuống dưới dạng PDF có chữ ký số. Việc xuất hóa đơn đúng quy định giúp tăng tính pháp lý, minh bạch giao dịch và tránh sai sót dẫn đến xử phạt từ cơ quan thuế.
Xử lý hóa đơn sai: điều chỉnh – thay thế
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xử lý kịp thời để đảm bảo dữ liệu thuế chính xác. Có hai hình thức chính: điều chỉnh hóa đơn và thay thế hóa đơn.
Điều chỉnh hóa đơn: Áp dụng khi sai sót nhỏ, như tên khách hàng, địa chỉ, số lượng, đơn giá hoặc thuế suất. Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh và liên kết với hóa đơn gốc, ghi rõ lý do điều chỉnh để cơ quan thuế xác nhận.
Thay thế hóa đơn: Áp dụng khi sai sót nghiêm trọng về nội dung hoặc thông tin pháp lý. Doanh nghiệp hủy hóa đơn gốc và lập hóa đơn mới thay thế, đồng thời thông báo với cơ quan thuế theo quy định.
Việc điều chỉnh hoặc thay thế đúng thủ tục giúp tránh vi phạm, bảo đảm quyền lợi của người bán và người mua, đồng thời duy trì hồ sơ thuế hợp pháp.
Trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử cần hủy trong các trường hợp sau:
Hóa đơn lập nhầm, sai thông tin nghiêm trọng nhưng không thể điều chỉnh hay thay thế.
Hóa đơn không phát sinh giao dịch thực tế, như hóa đơn lập thử nghiệm hoặc trùng lặp.
Hóa đơn hết hạn sử dụng hoặc không được cơ quan thuế chấp thuận theo quy định về chứng từ điện tử.
Doanh nghiệp hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử và lưu lại hồ sơ hủy, ghi rõ lý do, thời gian và người thực hiện. Hồ sơ hủy này phải được lưu trữ cùng hóa đơn gốc để cơ quan thuế kiểm tra khi cần. Việc hủy hóa đơn đúng quy trình giúp ngăn ngừa sai sót, giảm rủi ro xử phạt và đảm bảo minh bạch trong quản lý thuế.
Dịch vụ hóa đơn điện tử trọn gói của Gia Minh
Gia Minh cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trọn gói, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Dịch vụ của chúng tôi không chỉ cung cấp phần mềm, mà còn tư vấn, triển khai và hỗ trợ kỹ thuật liên tục, giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình hóa đơn từ A–Z một cách nhanh chóng và an toàn.
Các công việc Gia Minh hỗ trợ
Khi sử dụng dịch vụ của Gia Minh, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ toàn diện từ đăng ký tài khoản hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, thiết kế và tạo mẫu hóa đơn chuẩn pháp lý, đến hướng dẫn sử dụng phần mềm, ký số điện tử và phát hành hóa đơn trực tuyến. Chúng tôi còn hỗ trợ kiểm tra dữ liệu đầu vào, khắc phục lỗi, xử lý hóa đơn sai sót và đảm bảo các hóa đơn phát hành luôn hợp lệ. Ngoài ra, Gia Minh cũng tư vấn cách lưu trữ, quản lý và đối chiếu hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp giảm rủi ro về thuế và tối ưu hiệu quả kế toán.
Quy trình hỗ trợ A–Z nhanh chóng
Quy trình trọn gói của Gia Minh được thiết kế đơn giản, dễ thực hiện và nhanh chóng, bao gồm các bước: tiếp nhận thông tin doanh nghiệp, tư vấn gói hóa đơn phù hợp, chuẩn bị hồ sơ, đăng ký hóa đơn với cơ quan thuế, sau đó triển khai phần mềm và hướng dẫn sử dụng chi tiết. Trong suốt quá trình, đội ngũ Gia Minh sẽ theo dõi, giải đáp thắc mắc, xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử một cách mượt mà, không gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Cam kết chi phí – hỗ trợ kỹ thuật – bảo hành
Gia Minh cam kết chi phí minh bạch, rõ ràng và cạnh tranh, không phát sinh thêm trong quá trình triển khai. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ kỹ thuật trọn đời, hướng dẫn sử dụng và khắc phục sự cố tận nơi hoặc từ xa. Bên cạnh đó, dịch vụ còn bảo hành phần mềm, cập nhật các quy định mới về hóa đơn điện tử để doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, trong khi toàn bộ quy trình hóa đơn được quản lý an toàn và hiệu quả bởi Gia Minh.
Hóa đơn điện tử là giải pháp hiện đại, an toàn và tiết kiệm giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn trong thời kỳ chuyển đổi số. Việc sử dụng hóa đơn đúng quy định sẽ giúp hạn chế rủi ro bị phạt và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động kế toán – tài chính. Gia Minh luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình đăng ký, kích hoạt và sử dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, khách hàng còn được hỗ trợ xử lý lỗi phát sinh và được hướng dẫn đầy đủ nghiệp vụ xuất – hủy – điều chỉnh hóa đơn. Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá tốt nhất.
