Công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ là vấn đề đang khiến nhiều chủ quán, nhà cung cấp nguyên liệu đồ uống băn khoăn khi thị trường F&B ngày càng cạnh tranh. Không chỉ ly cà phê, mà các loại thức uống biến tấu từ syrup, bột, sốt, topping, kem béo, sữa và trái cây đều liên quan trực tiếp đến an toàn thực phẩm. Nếu nguyên liệu không được công bố, không rõ nguồn gốc hoặc không đạt tiêu chuẩn, rủi ro về sức khỏe người dùng và nguy cơ bị xử phạt hành chính là rất lớn. Trong thực tế, nhiều đơn vị chỉ quan tâm đến hương vị, giá thành mà quên mất trách nhiệm pháp lý liên quan đến hồ sơ công bố sản phẩm. Khi cơ quan nhà nước kiểm tra, việc không xuất trình được hồ sơ công bố nguyên liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và uy tín thương hiệu. Bên cạnh đó, các quy định về tự công bố, đăng ký bản công bố, kiểm nghiệm, nhãn mác… lại khá phức tạp với những ai không chuyên về pháp lý. Bài viết này được xây dựng nhằm giúp bạn hiểu đúng, hiểu đủ về thủ tục công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ. Từ đó, chủ quán và nhà cung cấp có thể chủ động chuẩn hóa hồ sơ, yên tâm phát triển mô hình kinh doanh đồ uống lâu dài.
Tổng quan về công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ
Nguyên liệu pha chế quán cà phê gồm những nhóm nào?
Nguyên liệu pha chế cho quán cà phê hiện nay không chỉ dừng lại ở hạt cà phê mà là cả một “hệ sinh thái” sản phẩm phục vụ menu đa dạng. Nhóm cơ bản nhất là cà phê nhân, cà phê rang xay, cà phê pha sẵn, cà phê hòa tan… dùng để pha các món truyền thống. Bên cạnh đó là nhóm sữa và chế phẩm từ sữa như sữa tươi, sữa đặc, bột kem béo, whipping cream, sữa hạt…
Tiếp theo là nhóm siro, sốt, bột hương vị dùng cho các món latte, đá xay, trà trái cây, cà phê cold brew mix hương (siro caramel, vani, hazelnut, socola, matcha, cacao…). Nhóm topping gồm trân châu, thạch, pudding, kem cheese, vụn bánh, marshmallow… cũng ngày càng phổ biến trong các quán cà phê hiện đại. Ngoài ra còn có nhóm phụ gia thực phẩm, đường, chất tạo ngọt, bột nền, bột pha chế tổng hợp, bột frappe dùng cho thức uống đá xay.
Tùy mô hình kinh doanh tại Cần Thơ (quán nhỏ, chuỗi, nhượng quyền, xưởng cung cấp nguyên liệu…), việc phân loại rõ nhóm nguyên liệu là bước quan trọng để xác định loại sản phẩm nào phải công bố, sản phẩm nào chỉ cần chứng từ, hóa đơn và hồ sơ chất lượng kèm theo.
Vì sao phải công bố nguyên liệu pha chế trước khi cung cấp cho quán cà phê
Nguyên liệu pha chế là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng vì được sử dụng hàng ngày với tần suất lớn. Nếu không được kiểm soát về nguồn gốc, thành phần, phụ gia, vi sinh, kim loại nặng… thì nguy cơ gây ngộ độc thực phẩm, dị ứng, tích lũy hóa chất trong cơ thể là rất cao.
Việc công bố nguyên liệu pha chế giúp cơ quan nhà nước có căn cứ kiểm soát chất lượng ngay từ khâu sản xuất, nhập khẩu, phân phối, thay vì chỉ “chữa cháy” khi xảy ra sự cố tại quán. Đồng thời, đây cũng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân sản xuất – kinh doanh thực phẩm, phụ gia thực phẩm dùng cho đồ uống.
Đối với đơn vị cung cấp nguyên liệu tại Cần Thơ, công bố là điều kiện để hàng hóa được lưu thông hợp pháp, tránh bị xử phạt, tịch thu, buộc thu hồi sản phẩm khi kiểm tra. Đối với quán cà phê, việc sử dụng nguyên liệu đã công bố giúp giảm rủi ro pháp lý khi cơ quan chức năng hậu kiểm.
Lợi ích khi công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ đúng quy định
Thực hiện công bố bài bản mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Trước hết, đó là “tấm vé pháp lý” giúp các đơn vị sản xuất – phân phối nguyên liệu dễ dàng đưa hàng vào hệ thống quán cà phê, chuỗi, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, sàn thương mại điện tử… Các đối tác lớn thường yêu cầu hồ sơ công bố, phiếu kiểm nghiệm và nhãn đạt chuẩn trước khi ký hợp đồng.
Thứ hai, hồ sơ công bố giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin với chủ quán và người tiêu dùng tại Cần Thơ. Khi có đầy đủ hồ sơ, việc tư vấn, giới thiệu sản phẩm, chứng minh chất lượng sẽ thuyết phục hơn rất nhiều so với nguyên liệu “trôi nổi”.
Thứ ba, công bố đúng quy định giúp hạn chế nguy cơ bị xử phạt hành chính, bị thu hồi sản phẩm hoặc buộc tiêu hủy khi có vi phạm. Khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp có căn cứ để phối hợp với cơ quan nhà nước truy rõ nguyên nhân, giảm thiểu thiệt hại về pháp lý và danh tiếng.
Cơ sở pháp lý về công bố nguyên liệu pha chế đồ uống
Các văn bản pháp luật điều chỉnh thực phẩm, phụ gia dùng cho pha chế
Nguyên liệu pha chế đồ uống, dù là cà phê, siro, bột nền hay phụ gia thực phẩm, đều thuộc phạm vi điều chỉnh chung của pháp luật về an toàn thực phẩm. Nhóm quy định quan trọng đầu tiên là Luật An toàn thực phẩm và các nghị định hướng dẫn thi hành, quy định về điều kiện đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm, phụ gia thực phẩm, hương liệu, chất hỗ trợ chế biến.
Tiếp theo là hệ thống nghị định và thông tư hướng dẫn về quản lý chất lượng, ghi nhãn hàng hóa, quản lý phụ gia, hương liệu, phẩm màu được phép sử dụng trong thực phẩm. Các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) và tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) cũng quy định cụ thể chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng, độc tố, chỉ tiêu hóa lý đối với từng nhóm sản phẩm.
Đối với nguyên liệu nhập khẩu phục vụ pha chế quán cà phê, còn phải tuân thủ quy định về kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm đối với thực phẩm nhập khẩu, quy định về hồ sơ công bố, kiểm nghiệm và công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm trước khi phân phối. Doanh nghiệp cần cập nhật phiên bản mới nhất của các văn bản để tránh sử dụng quy định đã hết hiệu lực.
Quy định về tự công bố và đăng ký bản công bố đối với nguyên liệu pha chế
Khung pháp lý hiện hành phân tách hai hình thức: tự công bố sản phẩm và đăng ký bản công bố sản phẩm. Đa số nguyên liệu pha chế thông thường như siro, sốt, bột nền, bột kem béo, phụ gia dùng chung cho đồ uống… sẽ thuộc diện tự công bố. Doanh nghiệp tự chuẩn bị hồ sơ (bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm, nhãn dự kiến…), sau đó gửi đến cơ quan có thẩm quyền để lưu và phục vụ công tác hậu kiểm.
Đăng ký bản công bố áp dụng đối với nhóm sản phẩm có tính chất đặc biệt: thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dành cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm tăng cường vi chất… Nếu doanh nghiệp phát triển dòng nguyên liệu pha chế mang tính “chức năng” (ví dụ: bột pha chế hỗ trợ giảm cân, tăng đề kháng, bổ sung vi chất cho đối tượng đặc thù), có thể thuộc diện phải đăng ký bản công bố.
Việc xác định đúng hình thức ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tại Cần Thơ tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh nguy cơ bị yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hồ sơ nhiều lần.
Thẩm quyền và vai trò của cơ quan nhà nước tại Cần Thơ
Tại Cần Thơ, tùy mô hình sản xuất – kinh doanh và phân cấp quản lý mà thẩm quyền tiếp nhận, lưu hồ sơ tự công bố hoặc xử lý đăng ký bản công bố có thể thuộc Sở Y tế, Ban Quản lý an toàn thực phẩm (nếu đã thành lập), hoặc cơ quan chuyên môn được ủy quyền. Các cơ quan này chịu trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ, tổ chức hậu kiểm, thanh tra, kiểm tra chất lượng nguyên liệu lưu thông trên thị trường.
Bên cạnh đó, lực lượng Quản lý thị trường, Ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan y tế địa phương cũng tham gia kiểm tra việc chấp hành quy định về công bố, ghi nhãn, điều kiện bảo quản, nguồn gốc xuất xứ nguyên liệu pha chế. Doanh nghiệp và nhà cung cấp nguyên liệu cho quán cà phê tại Cần Thơ cần nắm rõ cơ quan quản lý trực tiếp để thực hiện thủ tục đúng nơi, đúng thẩm quyền, tránh mất thời gian đi lại và hồ sơ bị trả lại.
Phân loại nguyên liệu pha chế quán cà phê để xác định hình thức công bố
Trong thực tế kinh doanh quán cà phê tại Cần Thơ, nguyên liệu pha chế rất đa dạng: từ syrup, sốt, nước đường, nước cốt; các loại bột pha chế; cho đến sữa, kem béo, topping, thạch, trân châu, trái cây đông lạnh… Việc phân loại đúng nhóm sản phẩm không chỉ giúp quán quản lý kho hàng, kiểm soát chất lượng mà còn là căn cứ quan trọng để xác định hình thức công bố phù hợp (tự công bố thực phẩm, công bố phụ gia thực phẩm, hay chỉ cần chứng minh nguồn gốc, xuất xứ trong một số trường hợp).
Về nguyên tắc, đa số nguyên liệu pha chế dùng cho đồ uống tại quán cà phê được xếp vào nhóm “thực phẩm bao gói sẵn” hoặc “nguyên liệu dùng cho chế biến thực phẩm”. Một số sản phẩm lại được quản lý dưới dạng “phụ gia thực phẩm”, “chất hỗ trợ chế biến” nếu được dùng với mục đích tạo màu, tạo hương, tạo ngọt hoặc ổn định cấu trúc đồ uống ở liều lượng thấp. Doanh nghiệp cần xem kỹ mô tả trên nhãn, thành phần, công dụng của sản phẩm để định vị chính xác.
Việc phân nhóm còn giúp xác định doanh nghiệp có phải tự công bố tại Việt Nam hay không. Ví dụ: nhà sản xuất trong nước đóng gói syrup mang nhãn hiệu riêng và bán ra thị trường thường phải tự công bố sản phẩm. Doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu pha chế để phân phối cho quán cà phê thì phải thực hiện công bố sản phẩm nhập khẩu trước khi lưu hành. Riêng các quán chỉ mua nguyên liệu đã công bố sẵn, sử dụng đúng mục đích để pha chế đồ uống tại chỗ thường không phải tự công bố lại sản phẩm, nhưng vẫn phải lưu trữ hồ sơ chứng minh nguồn gốc, an toàn nguyên liệu sử dụng.
Nhóm syrup, sốt, nước đường, nước cốt dùng cho đồ uống
Đây là nhóm nguyên liệu rất phổ biến tại quán cà phê, trà sữa: syrup hương trái cây, syrup caramel, sốt socola, sốt matcha, nước đường cốt dừa, nước cốt trái cây cô đặc… Phần lớn các sản phẩm này được xếp vào nhóm “nguyên liệu pha chế đồ uống/đồ uống cô đặc” – là thực phẩm bao gói sẵn, dùng trực tiếp để pha chế mà không cần gia nhiệt phức tạp. Khi doanh nghiệp sản xuất, chiết rót, đóng chai, đóng can các loại syrup – sốt – nước đường trong nước để kinh doanh thương mại thì thường phải thực hiện tự công bố sản phẩm.
Một số sản phẩm có công dụng chính là tạo hương, tạo màu, tạo độ sánh ở liều dùng rất thấp, được ghi rõ trên nhãn là “phụ gia thực phẩm” hoặc “hương liệu thực phẩm”. Nhóm này lại thuộc diện công bố phụ gia thực phẩm với yêu cầu về chỉ tiêu an toàn, giới hạn sử dụng, đối tượng sử dụng cụ thể. Doanh nghiệp cần đọc kỹ nhãn, đặc biệt là phần “bản chất sản phẩm” và “hướng dẫn sử dụng” để xác định đây là phụ gia hay nguyên liệu pha chế thông thường.
Đối với quán cà phê, nếu chỉ mua các loại syrup – sốt – nước cốt đã được doanh nghiệp khác công bố và lưu hành hợp pháp, quán không phải tự công bố lại, nhưng nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hồ sơ công bố, hợp đồng, hóa đơn để phục vụ công tác chứng minh nguồn gốc khi có đoàn kiểm tra an toàn thực phẩm.
Nhóm bột pha chế: bột cà phê, bột cacao, bột matcha, bột frappe…
Nhóm bột pha chế bao gồm: bột cà phê rang xay, bột cacao, bột matcha, bột trà sữa, bột frappe tạo đá xốp, bột kem béo dạng bột kết hợp hương liệu, v.v. Về bản chất, đây là các thực phẩm dạng bột, dùng để pha đồ uống hoặc làm thành phần trong các món nước, bánh ngọt. Đối với nhà sản xuất trong nước, khi chế biến, phối trộn, đóng gói bột pha chế mang thương hiệu riêng để bán ra thị trường, thông thường phải tự công bố sản phẩm như một loại thực phẩm bao gói sẵn.
Tuy nhiên, không phải bột nào cũng giống nhau về mặt pháp lý. Ví dụ: bột cà phê rang xay nguyên chất thường được quản lý theo nhóm cà phê; bột cacao nguyên chất hay bột matcha nguyên chất có thể chịu sự điều chỉnh của quy chuẩn kỹ thuật riêng; còn bột pha chế tổng hợp (bột trà sữa, bột frappé) lại có nhiều thành phần phụ gia, hương liệu, kem béo… cần xem kỹ danh mục phụ gia sử dụng có thuộc diện cho phép hay không. Các chỉ tiêu kiểm nghiệm, chỉ tiêu chất lượng áp dụng trong hồ sơ công bố cũng sẽ thay đổi theo từng loại bột.
Đối với quán cà phê, nếu tự phối trộn bột theo công thức riêng rồi đóng gói, phân phối cho chi nhánh hoặc bán ra ngoài dưới dạng sản phẩm đóng gói sẵn, đơn vị có thể bị xem là “cơ sở sản xuất” và cần xem xét nghĩa vụ tự công bố. Nếu chỉ phối trộn và sử dụng nội bộ tại quán, không bán ra ngoài, trách nhiệm chủ yếu là bảo đảm điều kiện ATTP và chứng minh nguồn gốc, chất lượng nguyên liệu đầu vào.
Nhóm sữa, kem béo, topping, thạch, trân châu, trái cây đông lạnh…
Nhóm này bao gồm các nguyên liệu thường xuyên được dùng trong đồ uống: sữa tươi, sữa đặc, whipping cream, kem béo thực vật, topping kem, thạch rau câu, thạch trái cây, trân châu, pudding, phô mai, trái cây đông lạnh hoặc trái cây ngâm siro… Phần lớn đều là thực phẩm bao gói sẵn, có hạn sử dụng, điều kiện bảo quản và hướng dẫn sử dụng rõ ràng trên nhãn.
Đối với doanh nghiệp sản xuất trong nước: khi sản xuất, đóng gói thạch, trân châu, pudding, topping kem, trái cây đông lạnh dưới dạng sản phẩm hàng hóa lưu hành trên thị trường, doanh nghiệp phải thực hiện tự công bố hoặc công bố phù hợp quy định trước khi bán cho quán. Với các sản phẩm sữa, kem, chế phẩm từ sữa, cần chú ý thêm đến các tiêu chuẩn, quy chuẩn chuyên ngành về sản phẩm sữa, tỷ lệ thành phần sữa, chất béo, phụ gia…
Trái cây đông lạnh, trái cây ngâm siro hoặc topping trái cây dạng hộp/lon, nếu được chế biến, đóng gói dưới tên thương mại riêng, cũng phải được doanh nghiệp đứng tên công bố trước khi phân phối. Quán cà phê khi sử dụng nhóm nguyên liệu này không phải tự công bố lại, nhưng bắt buộc phải sử dụng sản phẩm có nhãn mác đầy đủ, còn hạn sử dụng, bảo quản đúng quy định và lưu trữ chứng từ mua bán, hồ sơ công bố (nếu có) để bảo đảm an toàn thực phẩm khi bị kiểm tra.
Tham khảo: Tự công bố sản phẩm tại Cần Thơ cho cơ sở nhỏ lẻ
Đối tượng phải thực hiện công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ
Không phải mọi quán cà phê, quán nước đều phải tự đứng ra công bố toàn bộ nguyên liệu pha chế đang sử dụng. Pháp luật về an toàn thực phẩm tập trung yêu cầu “chủ thể đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường” – bao gồm nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, đơn vị sở hữu thương hiệu, cơ sở gia công đứng tên trên nhãn – thực hiện công bố, chịu trách nhiệm về chất lượng, an toàn sản phẩm. Vì vậy, việc xác định đúng “ai là đối tượng phải công bố” rất quan trọng, tránh tình trạng cơ sở nhỏ lẻ “hoảng sợ” vì tưởng mình phải công bố tất cả.
Nhìn chung, có ba nhóm đối tượng chính cần quan tâm: (1) Doanh nghiệp sản xuất và đóng gói nguyên liệu pha chế trong nước; (2) Doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu pha chế để phân phối cho quán, chuỗi; (3) Đơn vị OEM/gia công, thương hiệu riêng của chuỗi quán cà phê, trà sữa. Mỗi nhóm sẽ có cách thức, phạm vi và trách nhiệm công bố khác nhau, nhưng đều có điểm chung là phải xây dựng hồ sơ, thực hiện công bố trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.
Các quán cà phê nhỏ lẻ, nếu chỉ mua nguyên liệu từ các nhà cung cấp đã có sản phẩm lưu hành hợp pháp, dừng lại ở khâu pha chế, bán đồ uống tại chỗ, thường không phải tự công bố nguyên liệu pha chế. Tuy nhiên, họ vẫn chịu trách nhiệm về điều kiện an toàn thực phẩm của cơ sở, về việc kiểm soát hạn dùng, điều kiện bảo quản, niêm yết nguồn gốc nguyên liệu khi cần. Trong khi đó, nếu quán bắt đầu tự sản xuất, đóng chai syrup, nước cốt, thạch, trân châu mang nhãn riêng để bán ra ngoài (online, siêu thị, đại lý…) thì về mặt pháp lý đã “bước sang” vai trò nhà sản xuất hoặc nhà kinh doanh thực phẩm bao gói sẵn, phải xem xét nghĩa vụ công bố tương tự doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sản xuất và đóng gói nguyên liệu pha chế trong nước
Đây là nhóm đối tượng chắc chắn phải thực hiện công bố trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Bao gồm các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất tại Cần Thơ và các địa phương khác, chuyên chế biến, phối trộn, chiết rót, đóng gói: syrup, sốt, nước đường, bột pha chế, topping, thạch, trân châu, trái cây đông lạnh… rồi gắn thương hiệu riêng và phân phối cho quán cà phê, đại lý, siêu thị.
Doanh nghiệp này đóng vai trò là “chủ sở hữu sản phẩm”, “đơn vị chịu trách nhiệm về chất lượng”, tên và địa chỉ của họ được in trên nhãn hàng hóa. Vì vậy, họ phải đáp ứng điều kiện ATTP, đăng ký ngành nghề phù hợp, có giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP (nếu thuộc diện bắt buộc) và thực hiện tự công bố sản phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Hồ sơ công bố thường gồm: bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm, tài liệu pháp lý doanh nghiệp, tiêu chuẩn cơ sở, nhãn sản phẩm…
Một điểm quan trọng là doanh nghiệp phải tự xác định rõ mỗi nguyên liệu là “thực phẩm”, “phụ gia thực phẩm” hay “chất hỗ trợ chế biến” để lựa chọn hình thức công bố và chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp. Việc sản xuất và bán nguyên liệu pha chế “không công bố”, “không rõ nguồn gốc” sẽ có nguy cơ bị xử phạt, thu hồi sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến đối tác quán cà phê sử dụng nguyên liệu đó.
Doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu pha chế phân phối cho quán cà phê
Nhóm đối tượng thứ hai là các doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu pha chế từ nước ngoài về Việt Nam để phân phối cho quán cà phê, chuỗi F&B, đại lý bán buôn. Theo quy định, trước khi đưa sản phẩm nhập khẩu ra lưu hành trên thị trường, doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện thủ tục công bố sản phẩm (hoặc đăng ký bản công bố, tùy loại hàng hóa và quy định tại từng thời điểm). Việc công bố bao gồm: hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, hồ sơ sản phẩm (thành phần, tiêu chuẩn, nhãn gốc, nhãn phụ dự kiến), chứng nhận an toàn, phiếu kiểm nghiệm, chứng từ nhập khẩu…
Tên, địa chỉ doanh nghiệp nhập khẩu thường được in trên nhãn phụ với vai trò là “tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa tại Việt Nam”. Do đó, họ có nghĩa vụ bảo đảm sản phẩm đáp ứng quy chuẩn, tiêu chuẩn, công bố đúng, dịch nhãn chính xác, không quảng cáo sai sự thật. Các quán cà phê khi sử dụng nguyên liệu nhập khẩu nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hồ sơ công bố, chứng từ nhập khẩu, hợp đồng mua bán để bảo đảm nguồn gốc và tính pháp lý của sản phẩm đang sử dụng.
Đơn vị OEM, thương hiệu riêng, cơ sở gia công nguyên liệu cho chuỗi quán
Nhóm thứ ba là các đơn vị OEM/gia công và chủ thương hiệu riêng của chuỗi quán cà phê, trà sữa. Thực tế, nhiều chuỗi không tự xây dựng nhà máy mà ký hợp đồng với một cơ sở sản xuất để gia công syrup, nước cốt, bột pha chế, topping… theo công thức riêng. Có hai dạng phổ biến:
Cơ sở gia công đứng tên trên nhãn, chuỗi quán được ghi là “nhà phân phối độc quyền” hoặc tương tự.
Chuỗi quán đứng tên thương hiệu trên nhãn (private label), còn cơ sở gia công chỉ thể hiện ở phần “sản xuất tại…” hoặc được ghi ở hợp đồng nội bộ.
Dù theo mô hình nào, bên đứng tên trên nhãn với tư cách “tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về sản phẩm” đều phải bảo đảm sản phẩm đã được công bố phù hợp quy định. Trường hợp cơ sở gia công đứng ra công bố, chuỗi quán vẫn cần lưu trữ hồ sơ công bố, hợp đồng gia công, tiêu chuẩn sản phẩm, quy trình kiểm soát chất lượng để chứng minh sự hợp pháp khi cơ quan chức năng kiểm tra. Ngược lại, nếu chuỗi đứng tên công bố (sử dụng nhà máy gia công như “nhà sản xuất thuê ngoài”), thì chuỗi chính là đối tượng phải chuẩn bị hồ sơ, gửi công bố và chịu trách nhiệm cuối cùng về an toàn, chất lượng nguyên liệu cung cấp cho hệ thống quán.
Điều kiện để công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ
Điều kiện pháp lý của doanh nghiệp: giấy ĐKKD, ngành nghề, địa điểm
Trước khi nghĩ đến việc kiểm nghiệm hay soạn hồ sơ công bố nguyên liệu pha chế (bột cà phê, bột sữa, siro, sốt, topping, bột cacao, bột matcha…), cơ sở kinh doanh tại Cần Thơ cần bảo đảm đã “đúng và đủ” về pháp lý doanh nghiệp. Trước hết, phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh còn hiệu lực, trong đó có đăng ký ngành nghề liên quan đến sản xuất, kinh doanh thực phẩm hoặc đồ uống. Nếu chỉ đăng ký ngành nghề dịch vụ ăn uống mà có tổ chức sản xuất, đóng gói nguyên liệu riêng, cơ sở nên xem xét bổ sung ngành nghề phù hợp để tránh bị vướng khi thanh tra, kiểm tra.
Địa điểm sản xuất, kinh doanh nguyên liệu pha chế cũng phải rõ ràng, khác biệt với địa chỉ đăng ký “trên giấy” nếu có thay đổi thực tế, và được cập nhật trên hệ thống đăng ký kinh doanh. Tại Cần Thơ, khi làm việc với cơ quan quản lý an toàn thực phẩm, thông tin về chủ thể pháp lý, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, địa điểm sản xuất là căn cứ để tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố. Do đó, việc chuẩn hóa hồ sơ pháp lý, cập nhật kịp thời thay đổi về địa chỉ, người đại diện, ngành nghề sẽ giúp quá trình công bố diễn ra thuận lợi, tránh phải giải trình nhiều lần hoặc bị từ chối tiếp nhận do sai khác thông tin giữa hồ sơ công bố và dữ liệu đăng ký kinh doanh.
Điều kiện về cơ sở sản xuất: nhà xưởng, kho, vệ sinh, hệ thống quản lý an toàn
Nguyên liệu pha chế quán cà phê, dù chỉ dùng nội bộ hay phân phối cho nhiều điểm bán, đều thuộc nhóm thực phẩm có yêu cầu cao về an toàn vệ sinh. Vì vậy, cơ sở sản xuất tại Cần Thơ cần đáp ứng điều kiện về nhà xưởng, dây chuyền, kho bảo quản theo quy định. Khu vực sản xuất phải được bố trí tách biệt với khu sinh hoạt, sạch sẽ, thông thoáng, có đủ ánh sáng, hạn chế côn trùng và động vật gây hại xâm nhập. Mặt sàn, tường, trần cần dễ vệ sinh, không thấm nước, không bong tróc; trang thiết bị tiếp xúc trực tiếp với nguyên liệu phải làm bằng vật liệu an toàn, không gỉ, không gây thôi nhiễm.
Kho bảo quản nguyên liệu như bột, siro, topping, sữa, hương liệu… phải đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm phù hợp từng loại, có giá kệ kê cao, sắp xếp theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước, phân khu rõ ràng giữa nguyên liệu, phụ gia và thành phẩm. Bên cạnh đó, cơ sở nên xây dựng và áp dụng các quy trình vệ sinh, quy trình kiểm soát côn trùng, quy trình nhận và bảo quản nguyên liệu; thực hiện ghi chép, lưu hồ sơ để chứng minh việc quản lý an toàn. Việc trang bị kiến thức an toàn thực phẩm cho nhân viên, tổ chức khám sức khỏe, tập huấn định kỳ cũng là những điều kiện thường được cơ quan chức năng kiểm tra khi xem xét hồ sơ công bố sản phẩm.
Điều kiện về sản phẩm: chỉ tiêu an toàn, phụ gia, bảo quản, hạn sử dụng
Để đủ điều kiện công bố, từng loại nguyên liệu pha chế phải đáp ứng các yêu cầu về an toàn thực phẩm và phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng. Công thức sản phẩm cần được xây dựng trên cơ sở sử dụng nguyên liệu, phụ gia, hương liệu nằm trong danh mục cho phép, với liều lượng không vượt quá giới hạn quy định. Ví dụ, siro, sốt, bột sữa, kem béo, bột nền… phải được kiểm soát chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng, độc tố vi nấm, hàm lượng đường, chất bảo quản…; những chỉ tiêu này sẽ được thể hiện trên phiếu kết quả kiểm nghiệm khi lập hồ sơ công bố.
Ngoài ra, cơ sở cần nghiên cứu điều kiện bảo quản và xác định hạn sử dụng phù hợp với đặc tính từng sản phẩm: nhiệt độ, môi trường bảo quản (khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp…), bao bì đóng gói, cách thức mở nắp – sử dụng – bảo quản sau khi mở. Thông tin này không chỉ phục vụ cho việc ghi nhãn mà còn là căn cứ để thiết kế quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, bảo đảm sản phẩm an toàn trong suốt thời gian lưu thông. Chỉ khi sản phẩm đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu an toàn, có căn cứ khoa học về bảo quản và hạn dùng, doanh nghiệp mới nên tiến hành công bố để tránh rủi ro bị yêu cầu điều chỉnh hoặc thu hồi hồ sơ.
Hồ sơ công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ
Hồ sơ pháp lý chung của doanh nghiệp khi công bố sản phẩm
Hồ sơ pháp lý là phần “khung sườn” bắt buộc trong bộ hồ sơ công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê. Tại Cần Thơ, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần chuẩn bị bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu tách riêng) và các giấy tờ thể hiện thông tin người đại diện, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh liên quan đến thực phẩm. Các bản sao này nên được đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp, kèm theo bản gốc để đối chiếu nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Nếu cơ sở có nhà xưởng sản xuất, kho bảo quản riêng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, văn bản thỏa thuận…) cũng nên được chuẩn bị sẵn để giải trình khi cần. Đối với trường hợp phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc giấy xác nhận tương đương (tùy loại hình và quy mô), đây cũng là tài liệu không thể thiếu khi lập hồ sơ công bố. Trong nhiều trường hợp, cơ quan nhà nước sẽ yêu cầu đối chiếu giữa thông tin trên giấy phép ATTP, giấy ĐKKD và nội dung trong bản công bố; do đó doanh nghiệp cần rà soát trước để đảm bảo sự đồng nhất, tránh bị yêu cầu chỉnh sửa do sai lệch tên, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động.
Hồ sơ kỹ thuật sản phẩm: tiêu chuẩn cơ sở, mô tả sản phẩm, quy trình sản xuất
Song song với phần pháp lý doanh nghiệp, hồ sơ kỹ thuật cho từng nguyên liệu pha chế là nội dung trọng tâm khi công bố. Doanh nghiệp cần xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) cho từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm tương đồng, trong đó quy định rõ tên sản phẩm, thành phần, chỉ tiêu cảm quan, chỉ tiêu hóa lý, vi sinh, quy định về bao bì, bảo quản, hạn sử dụng, phương pháp thử… TCCS vừa là căn cứ để kiểm soát chất lượng nội bộ, vừa là tài liệu để cơ quan chức năng đánh giá mức độ phù hợp với quy định pháp luật.
Bản mô tả sản phẩm cần thể hiện rõ đặc tính cơ bản của nguyên liệu pha chế: dạng bột, dạng lỏng, màu sắc, mùi vị, công dụng (dùng pha cà phê, latte, trà sữa, đá xay…), đối tượng sử dụng, hướng dẫn cách pha và tỷ lệ khuyến nghị. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị quy trình sản xuất chi tiết: sơ đồ dây chuyền, các bước từ tiếp nhận nguyên liệu – sơ chế – phối trộn – gia nhiệt (nếu có) – đóng gói – bảo quản; kèm theo các điểm kiểm soát quan trọng (CCP) về vệ sinh, nhiệt độ, thời gian, kiểm tra chất lượng. Một hồ sơ kỹ thuật được chuẩn bị bài bản sẽ giúp việc giải trình với cơ quan chức năng dễ dàng hơn, đồng thời tạo nền tảng để mở rộng, đa dạng hóa sản phẩm trong tương lai mà vẫn bảo đảm tính thống nhất về quản lý chất lượng.
Phiếu kết quả kiểm nghiệm, nhãn sản phẩm và tài liệu kèm theo
Phiếu kết quả kiểm nghiệm là tài liệu cốt lõi trong bộ hồ sơ công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê. Mẫu gửi kiểm nghiệm phải đúng với sản phẩm dự kiến đưa ra thị trường: đúng công thức, đúng bao bì, đúng điều kiện bảo quản. Danh mục chỉ tiêu kiểm nghiệm cần được xây dựng dựa trên nhóm sản phẩm (bột, siro, sốt, topping…) và căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành; thường bao gồm các chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng, độc tố, chỉ tiêu hóa lý đặc thù. Phiếu kiểm nghiệm phải còn hiệu lực (thường không quá 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ) và được thực hiện tại phòng thử nghiệm đủ điều kiện theo quy định.
Nhãn sản phẩm là phần thường xuyên bị yêu cầu bổ sung nên cần chuẩn bị kỹ. Doanh nghiệp cần thiết kế mẫu nhãn thể hiện đầy đủ thông tin bắt buộc: tên sản phẩm, thành phần, khối lượng, ngày sản xuất – hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản, tên – địa chỉ cơ sở sản xuất, xuất xứ, cảnh báo (nếu có)… Mẫu nhãn đính kèm hồ sơ phải đúng với nhãn thực tế dự kiến sử dụng. Ngoài ra, tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần thêm tài liệu chứng minh nguồn gốc nguyên liệu, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn (nếu có), giấy ủy quyền đối với đơn vị nhập khẩu – phân phối, hoặc các văn bản cam kết khác. Chuẩn bị đầy đủ, logic và đồng nhất giữa phiếu kiểm nghiệm, TCCS, bản công bố và nhãn sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa việc hồ sơ bị trả về, rút ngắn thời gian công bố tại Cần Thơ.
Yêu cầu kiểm nghiệm đối với nguyên liệu pha chế quán cà phê
Các chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng, phụ gia và chất bảo quản cần kiểm nghiệm
Đối với nguyên liệu pha chế quán cà phê như bột cacao, bột matcha, bột kem béo, siro, sốt, topping, bột frappe… việc kiểm nghiệm các chỉ tiêu an toàn là bắt buộc trước khi đưa vào sử dụng. Về vi sinh, thường phải kiểm tra tổng số vi sinh vật hiếu khí, Coliforms, E.coli, Salmonella, S.aureus, nấm men – nấm mốc… nhằm đánh giá nguy cơ gây ngộ độc và hư hỏng sản phẩm. Về kim loại nặng, cần chú ý các chỉ tiêu chì (Pb), cadimi (Cd), asen (As), thủy ngân (Hg) để bảo đảm nguyên liệu không bị nhiễm từ môi trường, bao bì hoặc quá trình sản xuất. Ngoài ra, với những nguyên liệu có sử dụng phụ gia, cần kiểm tra hàm lượng chất bảo quản, phẩm màu, chất tạo ngọt, tạo mùi… có nằm trong danh mục cho phép và không vượt quá giới hạn tối đa. Tùy từng loại nguyên liệu cụ thể, đơn vị tư vấn sẽ đề xuất bộ chỉ tiêu phù hợp quy chuẩn, vừa đủ đáp ứng yêu cầu pháp lý, vừa tránh lãng phí chi phí kiểm nghiệm.
Lưu ý khi lấy mẫu, bảo quản và gửi mẫu nguyên liệu đi kiểm nghiệm
Khi lấy mẫu nguyên liệu pha chế để kiểm nghiệm, quán cà phê hoặc nhà cung cấp cần bảo đảm mẫu đại diện cho lô hàng thực tế đang kinh doanh. Nên lấy mẫu ở nhiều vị trí khác nhau trong lô, trộn đều (nếu phù hợp) và chia thành các đơn vị mẫu đúng khối lượng yêu cầu của phòng thí nghiệm. Bao bì chứa mẫu phải sạch, kín, không có mùi lạ, không tái sử dụng từ các vật dụng từng chứa hóa chất. Mẫu cần được ghi nhãn rõ ràng: tên nguyên liệu, ngày lấy mẫu, số lô, hạn dùng, điều kiện bảo quản. Đối với sản phẩm dễ hư hỏng, nhạy cảm với nhiệt độ như sữa tươi, kem, topping tươi…, cần vận chuyển bằng thùng lạnh hoặc kèm đá gel để giữ nhiệt độ ổn định, tránh làm thay đổi kết quả. Khi gửi mẫu, nên kèm phiếu yêu cầu kiểm nghiệm ghi rõ chỉ tiêu cần kiểm, mục đích sử dụng kết quả (công bố sản phẩm, kiểm soát nội bộ…) để phòng thử nghiệm tư vấn thêm nếu cần.
Lựa chọn đơn vị kiểm nghiệm đủ năng lực, được công nhận
Việc chọn đúng đơn vị kiểm nghiệm có vai trò quyết định đến khả năng hồ sơ được cơ quan nhà nước chấp thuận. Doanh nghiệp, quán cà phê nên ưu tiên các phòng thử nghiệm đã được công nhận ISO/IEC 17025, có tên trong danh sách được chỉ định hoặc được thừa nhận bởi cơ quan quản lý chuyên ngành. Đơn vị kiểm nghiệm cần có năng lực thực hiện các chỉ tiêu vi sinh, hóa lý, kim loại nặng, phụ gia… theo đúng phương pháp tiêu chuẩn, có giới hạn phát hiện phù hợp với quy chuẩn hiện hành. Ngoài ra, nên lựa chọn các đơn vị có kinh nghiệm xử lý mẫu thực phẩm, nguyên liệu pha chế, có khả năng tư vấn bộ chỉ tiêu tối ưu cho mục đích công bố. Một số yếu tố khác cũng nên xem xét như: thời gian trả kết quả, quy trình tiếp nhận mẫu, cách thức hỗ trợ tra cứu và cấp lại kết quả khi hồ sơ công bố cần bổ sung. Điều này giúp giảm rủi ro phải kiểm nghiệm lại hoặc bị cơ quan chức năng từ chối kết quả do không đúng yêu cầu.
Quy trình công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ từng bước
Bước 1: Khảo sát danh mục nguyên liệu, phân nhóm và xác định hình thức công bố
Trước khi tiến hành công bố, chủ quán cà phê hoặc nhà phân phối cần lập danh mục toàn bộ nguyên liệu đang sử dụng: bột cacao, bột matcha, bột kem béo, siro đường, siro hương vị, sốt caramel, sốt socola, topping trân châu, thạch, whipping cream, sữa đặc, syrup, đường nước… Trên cơ sở này, tiến hành phân nhóm theo tính chất sản phẩm và quy định pháp luật: nhóm đồ uống dạng siro/đậm đặc, nhóm phụ gia thực phẩm, nhóm nguyên liệu thực phẩm thông thường, nhóm sản phẩm hỗn hợp… Với mỗi nhóm, cần xác định rõ sản phẩm dùng để bán lẻ ra thị trường hay chỉ dùng nội bộ; sản xuất tại Việt Nam hay nhập khẩu; từ đó lựa chọn hình thức hồ sơ tương ứng (tự công bố, đăng ký bản công bố sản phẩm…). Đây là bước quan trọng để tránh tình trạng công bố thiếu hoặc sai hình thức, dẫn đến bị yêu cầu bổ sung hoặc bị xử phạt trong quá trình kiểm tra sau này. Đồng thời, việc phân nhóm khoa học còn giúp xây dựng chiến lược công bố theo lộ trình, ưu tiên các nguyên liệu chủ lực, tiêu thụ nhiều trước, từ đó tối ưu chi phí và thời gian thực hiện.
Bước 2: Thực hiện kiểm nghiệm và hoàn thiện tiêu chuẩn cơ sở, nhãn dự kiến
Sau khi đã xác định rõ danh mục và hình thức công bố, bước tiếp theo là tiến hành kiểm nghiệm các nguyên liệu cần công bố theo bộ chỉ tiêu đã được tư vấn. Kết quả kiểm nghiệm là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ, chứng minh sản phẩm đạt yêu cầu an toàn thực phẩm. Song song đó, cơ sở cần xây dựng hoặc rà soát tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) cho từng loại nguyên liệu: mô tả sản phẩm, chỉ tiêu chất lượng chủ yếu, chỉ tiêu an toàn, yêu cầu bao gói, bảo quản, hạn sử dụng… Tiêu chuẩn cơ sở phải phù hợp với kết quả kiểm nghiệm và quy định kỹ thuật hiện hành. Đồng thời, cần thiết kế nhãn dự kiến thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc: tên sản phẩm, thành phần, khối lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản, tên – địa chỉ cơ sở, xuất xứ, cảnh báo (nếu có)… Việc chuẩn hóa nhãn ngay từ bước này giúp tránh tình trạng hồ sơ công bố bị góp ý do nhãn không đúng quy định. Tất cả tài liệu sau khi hoàn thiện sẽ được sắp xếp theo đúng mẫu hồ sơ, chờ nộp lên cơ quan có thẩm quyền tại Cần Thơ.
Bước 3: Nộp hồ sơ, theo dõi xử lý và lưu trữ kết quả công bố
Khi hồ sơ đã hoàn thiện, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ công bố nguyên liệu pha chế qua hệ thống trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận theo phân cấp tại Cần Thơ. Hồ sơ cần được scan rõ ràng, đặt tên tệp khoa học và kiểm tra ký số (nếu nộp online) để tránh lỗi kỹ thuật. Sau khi nộp, đơn vị nên theo dõi thường xuyên trạng thái hồ sơ trên hệ thống, kịp thời phản hồi yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa nếu có. Trong giai đoạn này, việc trả lời đúng trọng tâm, cung cấp thêm tài liệu làm rõ khi cơ quan quản lý yêu cầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý. Khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp cần tải, in và lưu trữ bản công bố cùng toàn bộ hồ sơ liên quan tại cơ sở để xuất trình khi có đoàn kiểm tra. Đồng thời, nên lập file quản lý riêng cho từng sản phẩm: quyết định công bố, kết quả kiểm nghiệm, tiêu chuẩn cơ sở, mẫu nhãn, hợp đồng gia công/nhập khẩu (nếu có). Việc lưu trữ khoa học không chỉ phục vụ thanh tra, kiểm tra mà còn giúp cập nhật, điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi về công thức, bao bì hoặc quy định pháp luật.
Thời gian và chi phí công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ
Thời gian xử lý hồ sơ công bố trong điều kiện bình thường
Thời gian công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ thường bao gồm hai phần: thời gian chuẩn bị nội bộ và thời gian xử lý tại cơ quan nhà nước. Khâu chuẩn bị nội bộ (thu thập tài liệu pháp lý, lấy mẫu, kiểm nghiệm, soạn hồ sơ, thiết kế nhãn…) thường mất từ vài ngày đến 2–3 tuần tùy số lượng sản phẩm và mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp. Sau khi nộp, nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, thời gian xử lý của cơ quan có thẩm quyền thường kéo dài thêm một khoảng nhất định theo quy định, chưa tính thời gian bổ sung nếu hồ sơ cần chỉnh sửa. Trong trường hợp hồ sơ phức tạp, có nhiều nhóm nguyên liệu khác nhau hoặc sản phẩm có yếu tố nhập khẩu, thời gian có thể kéo dài hơn do phát sinh yêu cầu giải trình, làm rõ nguồn gốc tài liệu. Để rút ngắn tiến độ, doanh nghiệp nên chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu, phối hợp chặt chẽ với đơn vị tư vấn và theo dõi thường xuyên tình trạng hồ sơ.
Các khoản phí, lệ phí nhà nước và chi phí nội bộ cần chuẩn bị
Khi thực hiện công bố nguyên liệu pha chế, doanh nghiệp cần dự trù một số khoản chi phí cơ bản. Thứ nhất là chi phí kiểm nghiệm sản phẩm tại đơn vị được chỉ định, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, tùy thuộc số lượng chỉ tiêu và số mẫu. Thứ hai là các khoản lệ phí, phí thẩm định hồ sơ, phí cấp giấy tờ theo quy định của cơ quan nhà nước. Thứ ba là chi phí nội bộ như in ấn, scan hồ sơ, ký số, chi phí nhân sự phụ trách pháp lý, thời gian đi lại làm việc với cơ quan chức năng (nếu nộp trực tiếp). Nếu sử dụng dịch vụ tư vấn, doanh nghiệp cần cộng thêm chi phí dịch vụ trọn gói hoặc theo từng sản phẩm. Việc lập bảng dự toán trước giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tài chính, tránh gián đoạn kế hoạch đưa sản phẩm vào kinh doanh.
Những yếu tố làm tăng chi phí, kéo dài thời gian và cách tối ưu
Chi phí và thời gian công bố có thể tăng đáng kể nếu doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thiếu sót, phải kiểm nghiệm lại do chọn sai chỉ tiêu, hoặc thiết kế nhãn không đúng quy định dẫn đến bị yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần. Bên cạnh đó, công bố dàn trải quá nhiều sản phẩm trong một thời điểm, không phân nhóm và lựa chọn ưu tiên cũng làm áp lực tài chính và thời gian xử lý tăng lên. Để tối ưu, doanh nghiệp nên: (i) lập kế hoạch công bố theo lộ trình, ưu tiên nguyên liệu sử dụng thường xuyên; (ii) tham khảo tư vấn chuyên môn để xây dựng bộ chỉ tiêu kiểm nghiệm hợp lý; (iii) chuẩn hóa nhãn và tiêu chuẩn cơ sở ngay từ đầu; (iv) lựa chọn đơn vị kiểm nghiệm và tư vấn có kinh nghiệm để hạn chế sai sót. Cách làm này giúp giảm chi phí phát sinh, rút ngắn thời gian, đồng thời bảo đảm nguyên liệu pha chế được công bố đúng quy định tại Cần Thơ.
Những lỗi thường gặp khi công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ
Mô tả sản phẩm, thành phần không thống nhất giữa nhãn, tiêu chuẩn, hồ sơ
Một lỗi cực kỳ phổ biến khi công bố nguyên liệu pha chế là thông tin mô tả sản phẩm không thống nhất giữa các tài liệu: nhãn sản phẩm, bản tiêu chuẩn cơ sở, phiếu kiểm nghiệm, tờ khai tự công bố/đăng ký bản công bố. Trên nhãn ghi “siro vị dâu tự nhiên”, nhưng trong tiêu chuẩn lại mô tả “siro hương dâu tổng hợp”; thành phần trên nhãn ghi có chất tạo ngọt, chất bảo quản, nhưng trong tiêu chuẩn hoặc phiếu kiểm nghiệm lại không thể hiện hoặc thể hiện khác tên.
Sự thiếu thống nhất này khiến cơ quan tiếp nhận hồ sơ nghi ngờ về tính trung thực, có thể yêu cầu giải trình, chỉnh sửa, thậm chí từ chối tiếp nhận. Đặc biệt với các nguyên liệu dùng trong đồ uống như bột kem, bột béo, siro, sốt, topping, việc mô tả không rõ ràng còn gây hiểu nhầm về nhóm sản phẩm, dẫn tới áp dụng sai quy định kiểm nghiệm, sai chỉ tiêu bắt buộc.
Do đó, trước khi nộp hồ sơ, cơ sở cần rà soát lại toàn bộ: mô tả sản phẩm, tên thương mại, thành phần, đối tượng sử dụng, hướng dẫn bảo quản… phải trùng khớp trên tất cả tài liệu. Nếu có thay đổi về công thức, cần cập nhật đồng bộ hồ sơ và nhãn thay vì chỉnh sửa một phần.
Kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu quan trọng hoặc không đúng mẫu thực tế
Một lỗi khác thường gặp là phiếu kiểm nghiệm không phản ánh đúng mẫu sản phẩm thực tế đang kinh doanh. Nhiều cơ sở gửi mẫu kiểm nghiệm khi công thức chưa hoàn thiện, sau đó thay đổi thành phần nhưng không kiểm nghiệm lại. Kết quả là thông tin về chỉ tiêu an toàn, chất lượng trên hồ sơ không còn phù hợp với sản phẩm đang cung cấp cho quán cà phê.
Bên cạnh đó, không ít trường hợp chọn gói kiểm nghiệm “chung chung”, thiếu các chỉ tiêu bắt buộc cho nhóm thực phẩm tương ứng (ví dụ: vi sinh, kim loại nặng, phụ gia sử dụng, chỉ tiêu chất bảo quản…). Khi cơ quan chuyên môn đối chiếu quy định, hồ sơ sẽ bị yêu cầu bổ sung phiếu kiểm nghiệm mới, làm kéo dài thời gian công bố và tăng chi phí.
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên làm việc trước với đơn vị tư vấn hoặc phòng kiểm nghiệm để xác định đúng nhóm sản phẩm, từ đó lựa chọn danh mục chỉ tiêu phù hợp. Mẫu đưa đi kiểm nghiệm phải là mẫu hoàn thiện, đúng công thức, đúng bao bì, đúng dạng sử dụng thực tế, và cần lưu lại mẫu đối chứng khi có đoàn kiểm tra.
Nhãn nguyên liệu thiếu thông tin bắt buộc, quảng cáo quá công dụng
Nhãn sản phẩm nguyên liệu pha chế là nội dung thường bị “soi” kỹ khi kiểm tra hồ sơ và tại cơ sở kinh doanh. Lỗi phổ biến gồm: thiếu tên sản phẩm đầy đủ, thiếu thành phần hoặc liệt kê sơ sài, không ghi định lượng/khối lượng, không ghi ngày sản xuất – hạn sử dụng, không ghi tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm, thiếu hướng dẫn bảo quản, xuất xứ, số lô… Những thiếu sót này không chỉ vi phạm quy định ghi nhãn mà còn gây khó khăn cho chủ quán cà phê trong quản lý chất lượng và truy xuất nguồn gốc.
Ngoài ra, nhiều nhà sản xuất, nhà phân phối có xu hướng ghi nhãn mỹ miều, quảng cáo quá công dụng như “giảm cân”, “tốt cho tim mạch”, “tăng đề kháng”… trong khi đây là nguyên liệu pha chế đồ uống thông thường, không phải thực phẩm bảo vệ sức khỏe. Các nội dung này dễ bị xem là quảng cáo sai sự thật, vượt quá bản chất sản phẩm.
Khi xây dựng nhãn, cần đối chiếu quy định về ghi nhãn thực phẩm, chỉ thể hiện thông tin trung thực, có căn cứ; tuyệt đối không gán tác dụng điều trị, chữa bệnh hoặc cam kết quá mức về sức khỏe.
Lưu ý cho chủ quán cà phê khi lựa chọn và sử dụng nguyên liệu đã công bố
Kiểm tra hồ sơ công bố và nguồn gốc nguyên liệu từ nhà cung cấp
Chủ quán cà phê không chỉ quan tâm hương vị, giá thành mà còn phải chú trọng tính pháp lý và an toàn của nguyên liệu. Khi làm việc với nhà cung cấp, cần yêu cầu cung cấp bộ hồ sơ cơ bản: bản tự công bố hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm; phiếu kiểm nghiệm còn hiệu lực; giấy phép an toàn thực phẩm của cơ sở sản xuất/đóng gói; hợp đồng hoặc thỏa thuận cung ứng.
Nên kiểm tra xem thông tin trên hồ sơ có trùng với nhãn sản phẩm thực tế hay không (tên, thành phần, nhà sản xuất, xuất xứ, hạn sử dụng…). Đối với hàng nhập khẩu, lưu ý kiểm tra thêm chứng từ nhập khẩu, nhãn phụ tiếng Việt và đơn vị chịu trách nhiệm phân phối tại Việt Nam.
Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, hồ sơ rõ ràng không chỉ giúp quán đáp ứng yêu cầu khi có đoàn kiểm tra, mà còn giảm đáng kể rủi ro về sự cố an toàn thực phẩm, khiếu nại từ khách hàng.
Bảo quản, sử dụng nguyên liệu đúng hướng dẫn để đảm bảo an toàn
Ngay cả khi nguyên liệu đã được công bố đầy đủ, nếu bảo quản, sử dụng không đúng cách thì nguy cơ mất an toàn vẫn rất cao. Chủ quán cần yêu cầu nhân viên đọc kỹ hướng dẫn sử dụng, điều kiện bảo quản trên nhãn: nhiệt độ, độ ẩm, thời gian sử dụng sau khi mở nắp, cách pha loãng, cách bảo quản trong tủ lạnh hoặc kho khô.
Các nguyên liệu như sữa, kem, topping, trân châu, siro… nên được phân khu rõ ràng trong kho và tủ mát, có tem dán ngày mở nắp, ngày hết hạn, tránh để lẫn với hóa chất tẩy rửa hoặc thực phẩm sống. Không sử dụng sản phẩm có dấu hiệu hư hỏng, tách lớp, đổi màu, có mùi lạ.
Bên cạnh đó, cần xây dựng quy trình nội bộ về nhập – xuất – tồn kho nguyên liệu, quy định thời gian “first in – first out” (nhập trước dùng trước) và kiểm tra định kỳ để loại bỏ kịp thời các nguyên liệu hết hạn hoặc bảo quản không đúng quy cách.
Lưu trữ chứng từ, hóa đơn, hồ sơ liên quan để xuất trình khi kiểm tra
Một trong những điểm nhiều quán cà phê chủ quan là không lưu trữ đầy đủ chứng từ, hóa đơn, hồ sơ liên quan đến nguyên liệu. Khi có kiểm tra của cơ quan chức năng, quán khó chứng minh nguồn gốc hợp pháp, dẫn đến bị lập biên bản, xử phạt dù thực tế vẫn mua hàng từ nhà cung cấp có giấy tờ.
Chủ quán nên xây dựng một “hồ sơ nguyên liệu” gồm: hợp đồng hoặc bảng báo giá, hóa đơn mua hàng, bản sao hồ sơ công bố, giấy phép ATTP của nhà cung cấp, các biên bản giao nhận theo từng đợt hàng. Có thể lưu song song bản giấy tại quán và bản scan trên máy tính hoặc cloud để dễ tra cứu.
Việc quản lý tốt hồ sơ không chỉ phục vụ mục đích kiểm tra, mà còn giúp quán đánh giá lịch sử chất lượng, tần suất phát sinh lỗi của từng nhà cung cấp, từ đó có cơ sở thay đổi hoặc thương lượng tốt hơn về điều kiện cung ứng, chất lượng và giá cả trong dài hạn.
Công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là “lá chắn” bảo vệ thương hiệu của bạn trên thị trường F&B đầy cạnh tranh. Khi hệ thống hồ sơ công bố của các loại syrup, bột, topping, sữa và nước cốt được chuẩn hóa, bạn sẽ tự tin hơn khi làm việc với cơ quan chức năng, đối tác và chuỗi phân phối. Việc đầu tư bài bản cho khâu pháp lý giúp hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt, thu hồi sản phẩm hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để rà soát chất lượng, tiêu chuẩn và sự minh bạch trong chuỗi cung ứng nguyên liệu pha chế. Nếu nguồn lực nội bộ về pháp lý và kỹ thuật còn hạn chế, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ công bố là giải pháp hợp lý để tiết kiệm thời gian và chi phí. Dù chọn tự thực hiện hay thuê ngoài, nắm rõ quy trình và yêu cầu vẫn là lợi thế lớn để phối hợp hiệu quả. Hy vọng qua bài viết, bạn đã có cái nhìn toàn diện hơn về thủ tục công bố nguyên liệu pha chế quán cà phê tại Cần Thơ. Từ đó, mô hình quán cà phê, chuỗi đồ uống của bạn có thể phát triển bền vững trên nền tảng pháp lý vững chắc và an toàn cho khách hàng.
