Dịch vụ cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài ASEAN là lựa chọn tối ưu khi doanh nghiệp cần ổn định nhân sự khu vực Đông Nam Á làm việc lâu dài tại Việt Nam hoặc cá nhân cần đoàn tụ – cư trú hợp pháp theo đúng mục đích. Nhiều người ASEAN được miễn thị thực ngắn ngày theo thỏa thuận, nhưng miễn visa không đồng nghĩa với “ở dài hạn để làm việc/đầu tư” mà không cần hồ sơ cư trú phù hợp. Điểm khó của hồ sơ TRC nằm ở chỗ phải chọn đúng diện, dùng đúng mẫu (NA6/NA7/NA8) và chuẩn hóa giấy tờ chứng minh theo diện (lao động/đầu tư/thăm thân…). Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ như tờ khai không khớp hộ chiếu, công văn bảo lãnh ký sai thẩm quyền hoặc thiếu giấy tờ theo diện, hồ sơ rất dễ bị yêu cầu bổ sung. Khi triển khai cho người ASEAN, doanh nghiệp thường gặp thêm bài toán “luân chuyển nhanh”: thay địa chỉ tạm trú, đổi hộ chiếu, đổi nơi làm việc, hoặc đi lại nhiều cửa khẩu. Bài viết này cung cấp checklist hồ sơ theo từng tình huống, quy trình nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và các lỗi hay gặp để tăng tỷ lệ “nộp 1 lần đạt”. Theo thủ tục hành chính công bố, thời gian giải quyết cấp thẻ tạm trú là không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Nếu bạn cần xử lý nhanh và ít rủi ro, hãy bắt đầu từ việc xác định đúng mục đích cư trú và chuẩn hóa bộ giấy tờ bảo lãnh ngay từ đầu.
Tổng quan: Người nước ngoài ASEAN có cần làm thẻ tạm trú không?
Thẻ tạm trú (TRC – Temporary Residence Card) là giấy phép lưu trú dài hạn do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp, cho phép người nước ngoài, bao gồm công dân các nước ASEAN, cư trú hợp pháp tại Việt Nam từ 1–3 năm tùy diện. Khác với visa ngắn hạn hoặc việc gia hạn visa nhiều lần, TRC gắn trực tiếp với doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh, cho phép ra/vào Việt Nam nhiều lần và ổn định cư trú, giảm thủ tục hành chính.
Cần lưu ý rằng công dân ASEAN được miễn thị thực ngắn ngày khi nhập cảnh vào Việt Nam (thường 14–30 ngày tùy quốc gia). Tuy nhiên, miễn thị thực chỉ áp dụng cho lưu trú ngắn hạn và không thay thế TRC nếu mục đích là làm việc, đầu tư, quản lý doanh nghiệp hoặc đoàn tụ gia đình dài hạn. Nhầm lẫn giữa miễn thị thực và quyền lưu trú dài hạn có thể dẫn đến vi phạm pháp luật hoặc gián đoạn công việc.
Người ASEAN nên làm TRC trong các trường hợp: tham gia làm việc dài hạn tại doanh nghiệp Việt Nam, quản lý hoặc chuyên gia trong dự án, góp vốn đầu tư hoặc quản lý doanh nghiệp, hoặc thăm thân dài hạn với người Việt Nam. Việc sở hữu TRC giúp người nước ngoài ổn định cư trú, dễ dàng tham gia các thủ tục hành chính như mở tài khoản ngân hàng, thuê nhà, ký hợp đồng lao động hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh cũng được lợi khi quản lý nhân sự hiệu quả, giảm thủ tục và tuân thủ quy định pháp luật về lao động nước ngoài.
Thẻ tạm trú (TRC) là gì? Khác gia hạn visa ở điểm nào
TRC là giấy phép lưu trú dài hạn cho phép người ASEAN cư trú hợp pháp tại Việt Nam từ 1–3 năm. Khác với việc gia hạn visa ngắn hạn, TRC gắn trực tiếp với doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh, cho phép ra/vào nhiều lần mà không cần nhập cảnh lại mỗi khi hết hạn visa. TRC giảm thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại, đồng thời hỗ trợ người nước ngoài tham gia các hoạt động như mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng lao động hoặc thuê nhà.
Miễn thị thực ngắn ngày cho công dân ASEAN: hiểu đúng để không “nhầm quyền cư trú dài hạn”
Công dân ASEAN được miễn thị thực khi nhập cảnh Việt Nam trong khoảng 14–30 ngày tùy quốc gia. Tuy nhiên, miễn thị thực chỉ áp dụng cho lưu trú ngắn hạn và không thay thế TRC. Nhầm lẫn này có thể dẫn đến vi phạm quy định về cư trú, gián đoạn công việc hoặc dự án, và ảnh hưởng đến quyền lợi pháp lý. TRC là giải pháp hợp pháp để lưu trú dài hạn, đảm bảo quyền lợi cho người ASEAN và doanh nghiệp/cá nhân bảo lãnh.
Khi nào nên làm TRC cho người ASEAN: làm việc, quản lý, đầu tư, thăm thân…
Người ASEAN nên làm TRC trong các trường hợp:
Làm việc dài hạn: nhân viên, chuyên gia, kỹ sư tham gia dự án hoặc công việc tại doanh nghiệp Việt Nam.
Quản lý: giám đốc, trưởng phòng hoặc lãnh đạo dự án cần cư trú lâu dài.
Đầu tư: nhà đầu tư góp vốn, quản lý dự án kinh doanh hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam.
Thăm thân dài hạn: người thân của công dân Việt Nam, muốn ổn định lưu trú mà không phải gia hạn visa du lịch liên tục.
Căn cứ thủ tục và nơi nộp hồ sơ TRC: nộp đúng tuyến để không mất thời gian
Hồ sơ TRC phải nộp tại cơ quan có thẩm quyền để tránh mất thời gian, hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Thẩm quyền nộp hồ sơ tùy thuộc vào nơi doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh đặt trụ sở hoặc nơi người ASEAN cư trú.
Nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành hoặc Cục Quản lý XNC
Người ASEAN nộp hồ sơ TRC tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành nơi doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh đặt trụ sở hoặc nơi cư trú của người được bảo lãnh. Trường hợp bảo lãnh liên tỉnh hoặc đặc thù, hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an. Nộp đúng tuyến giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh, giảm rủi ro bị trả lại và đảm bảo thời gian xử lý dự kiến.
Các hình thức nộp: trực tiếp, trực tuyến, bưu chính công ích
Hiện nay, hồ sơ TRC cho người ASEAN có thể nộp theo ba hình thức:
Trực tiếp: nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh, thuận tiện bổ sung hồ sơ khi được yêu cầu.
Trực tuyến: qua cổng thông tin Bộ Công an, giúp tiết kiệm thời gian, theo dõi trạng thái hồ sơ.
Bưu chính công ích: gửi hồ sơ bổ sung hoặc giấy tờ cần thiết khi không thể nộp trực tiếp.
Chọn kênh nộp phù hợp giúp tối ưu thời gian và giảm rủi ro xử lý chậm trễ.
Mốc thời gian xử lý công bố: không quá 05 ngày làm việc khi hồ sơ đầy đủ
Theo quy định, mốc thời gian xử lý TRC là không quá 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. “Ngày làm việc” không tính thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ. Hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc thông tin chưa khớp sẽ kéo dài thời gian xử lý. Hiểu đúng mốc thời gian giúp người ASEAN và doanh nghiệp/cá nhân bảo lãnh lập kế hoạch hợp lý, tránh gián đoạn công việc hoặc dự án.
Hồ sơ cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài ASEAN: bộ giấy tờ “cốt lõi”
Hồ sơ TRC bao gồm mẫu biểu bắt buộc, giấy tờ cá nhân người ASEAN và checklist “3 khớp” để đảm bảo nộp 1 lần đạt. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm rủi ro bị trả lại.
Mẫu biểu bắt buộc: NA6/NA7 (bảo lãnh) và NA8 (tờ khai cấp thẻ)
Mẫu biểu gồm:
NA6: văn bản bảo lãnh của doanh nghiệp cho người ASEAN diện lao động hoặc đầu tư.
NA7: văn bản bảo lãnh của cá nhân cho người ASEAN diện thăm thân.
NA8: tờ khai đề nghị cấp TRC, dán ảnh cá nhân đúng chuẩn.
Hồ sơ phải điền đầy đủ thông tin, ký, đóng dấu và gửi kèm giấy tờ kèm theo. Chuẩn hóa mẫu biểu giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh, giảm rủi ro bị trả lại.
Hồ sơ cá nhân người ASEAN: hộ chiếu, ảnh 2×3, thông tin cư trú – các mốc kiểm tra
Người ASEAN cần chuẩn bị:
Hộ chiếu còn hạn ít nhất 12 tháng.
2 ảnh 2×3 nền trắng, chụp gần đây.
Thông tin cư trú hiện tại, địa chỉ tạm trú tại Việt Nam.
Các mốc quan trọng: hạn visa, giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn GPLĐ, thời gian lưu trú.
Rà soát các mốc và thông tin này giúp hồ sơ hợp lệ, tránh trả lại và gián đoạn quá trình cấp TRC.
Checklist “3 khớp”: hộ chiếu – tờ khai – giấy tờ theo diện (để nộp 1 lần đạt)
Nguyên tắc “3 khớp” gồm:
Khớp hộ chiếu: thông tin cá nhân chính xác và còn hạn.
Khớp tờ khai NA8: thông tin trùng khớp với hộ chiếu.
Khớp giấy tờ theo diện: bảo lãnh NA6/NA7, giấy phép lao động, xác nhận đầu tư hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân hợp pháp.
Rà soát “3 khớp” giúp hồ sơ được tiếp nhận và xử lý 1 lần đạt, giảm rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian cho người ASEAN và bên bảo lãnh.
Hồ sơ bên bảo lãnh: doanh nghiệp bảo lãnh vs cá nhân bảo lãnh
Bên bảo lãnh có thể là doanh nghiệp (diện lao động/đầu tư) hoặc cá nhân (diện thăm thân). Hồ sơ phải đầy đủ, hợp pháp và đồng bộ với hồ sơ người được bảo lãnh. Chuẩn hóa hồ sơ giúp quá trình tiếp nhận thuận lợi và rút ngắn thời gian xử lý.
Doanh nghiệp bảo lãnh người ASEAN: hồ sơ pháp nhân + văn bản đề nghị NA6
Doanh nghiệp bảo lãnh cần:
Hồ sơ pháp nhân: giấy phép kinh doanh, đăng ký thuế, con dấu công ty.
Văn bản đề nghị NA6: xác nhận bảo lãnh cho người ASEAN diện lao động hoặc đầu tư, thông tin nhân sự, chức danh, thời gian làm việc và mục đích lưu trú.
Hồ sơ đầy đủ, ký đóng dấu hợp pháp giúp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tiếp nhận nhanh và xét duyệt TRC đúng thẩm quyền.
Cá nhân bảo lãnh thăm thân: văn bản NA7 và giấy tờ chứng minh quan hệ
Cá nhân bảo lãnh cần:
Văn bản NA7: xác nhận bảo lãnh người thân là công dân ASEAN.
Giấy tờ chứng minh quan hệ: khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy tờ liên quan.
Chuẩn hóa hồ sơ và chứng minh rõ quan hệ giúp giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại, rút ngắn thời gian cấp TRC.
Ủy quyền nộp hồ sơ: chuẩn hóa giấy giới thiệu/ủy quyền để tiếp nhận thuận lợi
Nếu nộp hồ sơ qua đại diện, bên bảo lãnh cần chuẩn bị giấy giới thiệu/ủy quyền hợp lệ, ký, đóng dấu đầy đủ. Giấy ủy quyền giúp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tiếp nhận hồ sơ thuận lợi, tránh từ chối hoặc trả lại do thiếu thẩm quyền nộp. Chuẩn hóa ủy quyền cũng hỗ trợ việc bổ sung hồ sơ khi cần, đảm bảo quá trình cấp TRC diễn ra nhanh và suôn sẻ.
Phân loại diện TRC áp dụng cho người ASEAN: chọn đúng diện để tránh bị trả
Người ASEAN xin thẻ tạm trú tại Việt Nam cần xác định đúng diện để hồ sơ được duyệt nhanh và tránh việc trả lại. Các diện phổ biến gồm lao động, đầu tư và thăm thân. Mỗi diện có bộ hồ sơ, giấy tờ minh chứng và điều kiện pháp lý riêng, do đó doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh cần chuẩn hóa hồ sơ, kiểm tra thông tin đồng bộ và đối chiếu giữa hồ sơ cá nhân và bảo lãnh. Sai lệch về chức danh, diện, thời hạn hoặc giấy tờ đi kèm là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả.
Diện lao động: giấy phép lao động/miễn giấy phép – bộ giấy tờ đi kèm
Người ASEAN làm việc tại công ty Việt Nam theo diện lao động cần giấy phép lao động hợp lệ hoặc thuộc diện miễn giấy phép theo quy định (ví dụ chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật trong các dự án đặc thù). Hồ sơ đi kèm gồm: hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm chức danh, mô tả công việc chi tiết, hộ chiếu và visa nhập cảnh đúng mục đích. Thời hạn work permit phải khớp với thời hạn thẻ tạm trú đề nghị. Sai lệch thông tin giữa hợp đồng lao động, work permit và hồ sơ bảo lãnh là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu hồ sơ, lập checklist để nộp theo lô nhiều hồ sơ mà vẫn đảm bảo tính chính xác và rút ngắn tiến độ xử lý.
Diện đầu tư: góp vốn/cổ phần/đại diện tổ chức đầu tư – cách chứng minh tư cách
Diện đầu tư áp dụng cho người ASEAN góp vốn, sở hữu cổ phần hoặc đại diện tổ chức đầu tư tại doanh nghiệp Việt Nam. Hồ sơ cần: giấy tờ chứng minh tỷ lệ góp vốn hoặc cổ phần, hồ sơ doanh nghiệp, công văn bảo lãnh, quyết định bổ nhiệm nếu người ASEAN giữ vai trò quản lý hoặc đại diện pháp luật, và các chứng từ chứng minh dự án đầu tư. Lỗi thường gặp gồm tỷ lệ góp vốn không khớp hồ sơ, chức danh không đồng nhất hoặc thiếu giấy chứng minh dự án. Chuẩn hóa hồ sơ theo checklist giúp nộp “một lần đạt”, giảm thời gian xử lý và rủi ro bị trả.
Diện thăm thân: quan hệ gia đình – dịch thuật/công chứng (khi cần) – lưu ý tính hợp lệ
Diện thăm thân dành cho người ASEAN có quan hệ hợp pháp với người bảo lãnh tại Việt Nam, bao gồm vợ/chồng, con, bố/mẹ. Hồ sơ cần giấy tờ chứng minh quan hệ như giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh hoặc chứng từ hợp pháp khác. Tất cả giấy tờ phải dịch thuật sang tiếng Việt, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự nếu cơ quan yêu cầu. Sai sót phổ biến gồm tên, ngày tháng, địa chỉ không trùng khớp hoặc thiếu hợp pháp hóa/dịch thuật. Kiểm tra chéo thông tin giữa hồ sơ người ASEAN và hồ sơ bảo lãnh giúp hồ sơ được tiếp nhận ngay từ lần đầu, giảm rủi ro bổ sung nhiều lần.
Quy trình dịch vụ cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài ASEAN: 6 bước triển khai
Dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người ASEAN gồm 6 bước từ rà soát điều kiện, chuẩn hóa hồ sơ đến nộp và nhận thẻ. Chuẩn hóa quy trình giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian thực hiện.
Bước 1: Rà soát tình trạng nhập cảnh hiện tại và mục đích cư trú dài hạn
Nhân viên dịch vụ kiểm tra hộ chiếu, visa, diện xin thẻ và mục đích lưu trú dài hạn. Xác định hồ sơ đã đầy đủ, thời hạn visa còn hiệu lực và phù hợp với diện xin thẻ. Lập kế hoạch tiến độ từng bước để tránh trùng lặp hoặc thiếu giấy tờ.
Bước 2: Chốt diện và lập checklist hồ sơ theo trường hợp (lao động/đầu tư/thăm thân)
Xác định chính xác diện xin thẻ để chuẩn hóa bộ hồ sơ. Lập checklist chi tiết từng giấy tờ: hộ chiếu, tờ khai, xác nhận tạm trú, work permit, hợp đồng lao động, giấy tờ góp vốn hoặc chứng minh quan hệ thân nhân. Checklist giúp nộp theo lô nhiều hồ sơ mà vẫn đảm bảo đầy đủ và chính xác.
Bước 3–6: Soạn hồ sơ – ký đóng dấu – nộp – theo dõi bổ sung – nhận kết quả
Soạn hồ sơ theo checklist, ký đóng dấu các công văn bảo lãnh, dịch thuật và công chứng giấy tờ theo yêu cầu. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền, nhận giấy hẹn và theo dõi phản hồi. Bổ sung hồ sơ nếu cơ quan yêu cầu. Khi thẻ được cấp, kiểm tra thông tin cá nhân, diện, thời hạn và lưu hồ sơ bản cứng/bản scan. Bàn giao thẻ cho người ASEAN, hướng dẫn sử dụng và bảo quản thẻ đúng quy định.
Thời gian – lệ phí – chi phí phát sinh: dự toán minh bạch cho hồ sơ người ASEAN
Người ASEAN và doanh nghiệp bảo lãnh cần dự toán thời gian, lệ phí và chi phí phát sinh để chuẩn bị đầy đủ và tránh trễ tiến độ.
Thời gian giải quyết: không quá 05 ngày làm việc (khi nhận đủ hồ sơ)
Thời gian cấp thẻ tạm trú thường không quá 5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Thời gian có thể kéo dài nếu thiếu giấy tờ, thông tin không đồng bộ hoặc phải bổ sung theo yêu cầu của cơ quan thẩm quyền.
Lệ phí cấp TRC theo thời hạn thẻ: 145–165 USD (tùy mốc năm)
Lệ phí cơ bản phụ thuộc vào thời hạn thẻ: 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm. Thanh toán đúng mệnh giá theo quy định để hồ sơ được tiếp nhận và thẻ được cấp kịp thời.
Chi phí phát sinh thường gặp: dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa, ảnh, chuyển phát
Chi phí phát sinh gồm dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, ảnh hồ sơ và chuyển phát. Doanh nghiệp nên lập checklist dự toán chi phí, chuẩn hóa hồ sơ và sử dụng dịch vụ uy tín để tránh phát sinh ngoài dự kiến, đảm bảo “đúng hồ sơ – đúng tiến độ”.
Tham khảo: Làm thẻ tạm trú cho người Singapore
12 lỗi thường gặp khi làm TRC cho người nước ngoài ASEAN và cách phòng tránh
Khi làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài ASEAN, doanh nghiệp thường gặp các lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả hoặc kéo dài thời gian xử lý. Nhận biết và phòng tránh các lỗi này sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận ngay lần đầu, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Sai mẫu NA6/NA7/NA8, điền sai thông tin, ảnh không đạt chuẩn
Một lỗi phổ biến là sử dụng sai mẫu NA6, NA7 hoặc NA8, điền thông tin không đúng yêu cầu và ảnh thẻ không đúng chuẩn (kích thước, nền trắng, hình ảnh không rõ). Doanh nghiệp cần kiểm tra mẫu hồ sơ đúng theo diện cấp thẻ, đối chiếu thông tin giữa hộ chiếu, visa và hồ sơ TRC, đồng thời chuẩn hóa ảnh thẻ trước khi nộp. Việc này giúp hạn chế yêu cầu bổ sung và rút ngắn thời gian xử lý.
Giấy tờ theo diện không phù hợp hoặc hết hạn: lao động – đầu tư – thăm thân
Hồ sơ thiếu giấy tờ theo diện cấp thẻ hoặc giấy tờ hết hạn là nguyên nhân thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại. Ví dụ, hợp đồng lao động hết hạn, quyết định bổ nhiệm không còn hiệu lực hoặc giấy tờ thăm thân chưa hợp pháp hóa. Doanh nghiệp nên rà soát hạn giấy tờ, chuẩn hóa hồ sơ nền và kèm công chứng/hợp pháp hóa nếu cần để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
Hồ sơ bảo lãnh ký sai thẩm quyền/thiếu dấu/chữ ký hoặc sắp xếp hồ sơ khó kiểm tra
Hồ sơ bảo lãnh không hợp lệ gồm chữ ký sai thẩm quyền, thiếu dấu hoặc chữ ký, hoặc sắp xếp hồ sơ không logic gây khó kiểm tra. Rà soát kỹ hồ sơ doanh nghiệp/cá nhân bảo lãnh, chuẩn hóa chữ ký, con dấu, giấy giới thiệu và thứ tự sắp xếp giúp hồ sơ được tiếp nhận ngay lần đầu và giảm rủi ro bổ sung nhiều lần.
Tình huống thực tế của người ASEAN: đi lại nhiều, đổi địa chỉ, đổi hộ chiếu, đổi nơi làm việc
Người ASEAN thường có lịch trình làm việc, đi lại và thay đổi thông tin cư trú liên tục. Doanh nghiệp cần quản lý và cập nhật hồ sơ TRC đúng cách để tránh gián đoạn quyền lợi.
Đổi hộ chiếu: khi nào phải đổi thẻ tạm trú, cách tránh “đứt cư trú”
Khi người ASEAN đổi hộ chiếu, thẻ tạm trú gắn với hộ chiếu cũ cần được cập nhật hoặc làm lại để tránh “đứt cư trú”. Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ cập nhật kèm hộ chiếu mới và thông báo cơ quan xuất nhập cảnh trước khi thẻ cũ hết hạn. Việc này giúp duy trì quyền cư trú liên tục và tránh bị phạt vi phạm thời hạn lưu trú.
Thay doanh nghiệp/chi nhánh làm việc: cập nhật bảo lãnh và hồ sơ theo diện
Nếu người ASEAN chuyển sang doanh nghiệp khác hoặc chi nhánh mới, hồ sơ bảo lãnh cần được cập nhật theo diện cấp thẻ. Doanh nghiệp mới phải phát hành công văn bảo lãnh, ký chữ ký hợp pháp và nộp hồ sơ bổ sung. Chuẩn hóa hồ sơ nền và kiểm tra dữ liệu cá nhân giúp hồ sơ được tiếp nhận suôn sẻ, tránh việc TRC bị trả hoặc hết hạn trong quá trình chuyển đổi.
Khai báo tạm trú và đồng bộ thông tin cư trú: lưu ý để hồ sơ TRC không bị vướng
Khai báo tạm trú đúng nơi ở hiện tại và đồng bộ thông tin cư trú với cơ quan công an là điều kiện bắt buộc. Hồ sơ TRC cần phản ánh chính xác địa chỉ cư trú, trụ sở hoặc chi nhánh làm việc. Doanh nghiệp nên kiểm tra dữ liệu, đối chiếu thông tin giữa hộ chiếu, visa và hồ sơ bảo lãnh để tránh vướng thủ tục, bổ sung nhiều lần và trì hoãn cấp thẻ.
Checklist “nộp 1 lần đạt” + gói dịch vụ đề xuất cho doanh nghiệp tuyển người ASEAN
Chuẩn bị checklist chi tiết giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ TRC cho người ASEAN “đúng ngay lần đầu”, giảm rủi ro bị trả và tiết kiệm thời gian xử lý. Kết hợp với gói dịch vụ trọn gói sẽ tối ưu quy trình cho doanh nghiệp tuyển số lượng lớn nhân sự.
Checklist hồ sơ người ASEAN (bản gốc + bản sao/scan)
Hồ sơ cá nhân gồm hộ chiếu còn hiệu lực, visa nhập cảnh phù hợp, hợp đồng lao động/quản lý, quyết định bổ nhiệm, ảnh thẻ chuẩn, xác nhận tạm trú và giấy tờ nhân thân khác. Nên chuẩn bị bản gốc và bản sao hoặc scan, đối chiếu dữ liệu 2 lớp để đảm bảo khớp chính xác, tránh sai lệch thông tin. Checklist chi tiết giúp doanh nghiệp rà soát hồ sơ trước khi nộp và hạn chế yêu cầu bổ sung từ cơ quan xuất nhập cảnh.
Checklist hồ sơ doanh nghiệp/cá nhân bảo lãnh (NA6/NA7 + giấy tờ kèm theo)
Hồ sơ bảo lãnh bao gồm NA6, NA7, công văn bảo lãnh, giấy giới thiệu, đăng ký doanh nghiệp, mẫu dấu/chữ ký và phụ lục kèm theo. Kiểm tra kỹ thẩm quyền ký, chữ ký, con dấu, sắp xếp hồ sơ theo thứ tự hợp lý giúp cơ quan xuất nhập cảnh dễ kiểm tra. Checklist này giúp chuẩn hóa hồ sơ doanh nghiệp, giảm rủi ro bổ sung nhiều lần và tăng tỷ lệ chấp thuận ngay lần đầu.
Gợi ý 3 gói dịch vụ: tư vấn – soạn hồ sơ – nộp & theo dõi (tùy nhu cầu)
Doanh nghiệp có thể lựa chọn 3 gói dịch vụ:
Tư vấn: hướng dẫn diện, giấy tờ cần chuẩn bị, lịch trình nộp hồ sơ.
Soạn hồ sơ: chuẩn hóa hồ sơ người ASEAN và doanh nghiệp bảo lãnh, ký – đóng dấu, đối chiếu dữ liệu.
Nộp & theo dõi: nộp hồ sơ tại cơ quan xuất nhập cảnh, nhận giấy hẹn, theo dõi xử lý và bổ sung nếu cần.
Lựa chọn gói phù hợp theo nhu cầu giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian và giảm sai sót hồ sơ.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài ASEAN
FAQ giúp giải đáp những thắc mắc phổ biến, hỗ trợ doanh nghiệp và người ASEAN hiểu rõ quy trình, điều kiện và chi phí khi làm TRC.
Người ASEAN đang miễn visa ngắn ngày có làm TRC được không? Cần điều kiện gì?
Người ASEAN đang miễn visa ngắn ngày có thể làm TRC nếu muốn cư trú và làm việc dài hạn tại Việt Nam. Cần có giấy tờ chứng minh mục đích làm việc/đầu tư/thăm thân hợp pháp, hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm, giấy tờ bảo lãnh của doanh nghiệp/cá nhân và xác nhận tạm trú. Việc này hợp pháp hóa thời gian lưu trú, tránh phải gia hạn visa nhiều lần.
Nếu hồ sơ đầy đủ, bao lâu có kết quả và lệ phí bao nhiêu?
Hồ sơ đầy đủ và chuẩn hóa thường được cơ quan xuất nhập cảnh xử lý trong 10–15 ngày làm việc. Lệ phí nhà nước dao động tùy diện và thời hạn thẻ, thường từ 145–165 USD. Các chi phí phát sinh như dịch thuật, công chứng hoặc hợp pháp hóa sẽ phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ và dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp rút ngắn thời gian và hạn chế chi phí phát sinh.
Làm số lượng nhiều cho doanh nghiệp: chuẩn hóa mẫu nào để làm nhanh và ít bổ sung?
Khi làm TRC cho nhiều nhân sự ASEAN, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu NA6/NA7/NA8, hồ sơ bảo lãnh, tờ khai cá nhân và các phụ lục. Sử dụng checklist 2 lớp đối chiếu thông tin giữa hồ sơ cá nhân và doanh nghiệp bảo lãnh giúp nộp một lần đạt, giảm bổ sung và tiết kiệm thời gian. Gói dịch vụ trọn gói sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ số lượng lớn, đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận nhanh và hiệu quả.
Dịch vụ cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài ASEAN sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian và giảm rủi ro khi hồ sơ được chọn đúng diện, dùng đúng mẫu NA6/NA7/NA8 và đối chiếu chặt thông tin giữa hộ chiếu – tờ khai – giấy tờ theo diện. Dù công dân ASEAN có thể được miễn thị thực ngắn ngày theo thỏa thuận, nhu cầu cư trú dài hạn để làm việc/đầu tư/đoàn tụ vẫn cần hồ sơ TRC phù hợp, không nên “đánh đồng” miễn visa với quyền cư trú dài hạn. Theo thủ tục hành chính công bố, thời gian giải quyết cấp thẻ tạm trú là không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, vì vậy sai sót nhỏ như sai mẫu, sai ảnh, sai thẩm quyền ký có thể làm kéo dài tiến độ đáng tiếc. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa bộ hồ sơ bảo lãnh để xử lý nhanh khi tuyển mới hoặc luân chuyển nhân sự ASEAN. Với trường hợp đổi hộ chiếu, đổi nơi làm việc hoặc thay địa chỉ, cần cập nhật kịp thời để hồ sơ luôn “khớp” thực tế. Khi đã nhận thẻ, hãy lưu bộ scan chuẩn để gia hạn/đổi thẻ về sau nhanh hơn và dễ kiểm soát. Nếu triển khai số lượng lớn, checklist nội bộ và quy trình kiểm tra “3 khớp” sẽ giúp nộp 1 lần đạt ổn định. Làm đúng từ đầu luôn là cách tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả nhất.
