Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có cần làm mỗi tháng?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là thủ tục quan trọng mà các doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy cần thực hiện định kỳ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phải nộp báo cáo mỗi tháng. Vậy khi nào cần báo cáo hàng tháng, khi nào theo quý, hoặc có thể tạm dừng? Bài viết sẽ phân tích chi tiết các trường hợp cụ thể, thời hạn nộp, mẫu biểu và mức phạt khi vi phạm. Đồng thời, hướng dẫn cách nộp báo cáo nhanh chóng qua mạng và gợi ý giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp mới thành lập. Cùng tìm hiểu kỹ để tránh sai sót và xử phạt không đáng có!

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có cần làm mỗi tháng?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) là một trong những thủ tục quan trọng nhằm giúp cơ quan thuế theo dõi hoạt động sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều phải nộp báo cáo mỗi tháng – việc này còn tùy thuộc vào một số yếu tố cụ thể.

Báo cáo theo tháng hay quý? Phụ thuộc yếu tố nào?

Việc doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hay theo quý phụ thuộc vào:

Mức độ rủi ro về thuế của doanh nghiệp (do cơ quan thuế phân loại).

Lịch sử chấp hành nghĩa vụ thuế (nộp đúng hạn, không vi phạm…).

Thông báo của cơ quan thuế gửi riêng cho từng doanh nghiệp.

👉 Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiện nay phần lớn doanh nghiệp không còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thủ công, nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn mới có kết nối với cơ quan thuế.

Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, trong vòng 6 tháng đầu, cơ quan thuế có thể yêu cầu báo cáo sử dụng hóa đơn theo tháng, để giám sát tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn.

Doanh nghiệp cần theo dõi thông báo từ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Nếu không nhận được thông báo đặc biệt, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử kết nối hệ thống thuế sẽ không cần nộp báo cáo riêng.

Không phát sinh hóa đơn có phải nộp báo cáo?

Trong trường hợp không phát sinh hóa đơn trong kỳ, doanh nghiệp:

Vẫn phải nộp báo cáo BC26/AC nếu thuộc đối tượng được yêu cầu báo cáo. Trong báo cáo cần ghi rõ: “Không phát sinh hóa đơn”.

Tuy nhiên, nếu sử dụng hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp, doanh nghiệp không cần nộp BC26/AC thủ công, do dữ liệu đã được chuyển tự động lên hệ thống thuế.

👉 Lưu ý: Việc chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng thời hạn có thể bị xử phạt hành chính từ 2 – 8 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có cần làm mỗi tháng?

Kể từ khi hóa đơn điện tử trở thành hình thức bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy trình báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã có nhiều thay đổi. Nhiều doanh nghiệp thắc mắc: có cần nộp báo cáo mỗi tháng không, đặc biệt là khi không phát sinh hóa đơn?

Báo cáo theo tháng hay quý? Phụ thuộc yếu tố nào?

Hiện nay, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối với cơ quan thuế, thì không cần lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hoặc quý như trước. Hệ thống thuế tự động tiếp nhận dữ liệu khi hóa đơn được phát hành.

Tuy nhiên, với doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc chuyển đổi từ hóa đơn giấy, thì:

Báo cáo theo tháng nếu thuộc đối tượng có rủi ro cao về thuế hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Báo cáo theo quý nếu không nằm trong nhóm quản lý rủi ro cao.

Cơ quan thuế sẽ thông báo cụ thể cho từng doanh nghiệp nếu cần phải báo cáo định kỳ.

Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới thành lập trong 6 tháng đầu có thể được cơ quan thuế yêu cầu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, đặc biệt khi chưa chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn mới.

Trường hợp đã đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế (kết nối trực tiếp), doanh nghiệp không cần nộp báo cáo riêng vì hệ thống đã ghi nhận tự động.

Không phát sinh hóa đơn có phải nộp báo cáo?

Nếu trong kỳ (tháng hoặc quý), doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn, nghĩa là không lập bất kỳ hóa đơn nào, thì:

Vẫn phải nộp báo cáo BC26/AC nếu thuộc diện phải báo cáo. Trong báo cáo ghi rõ: “Không phát sinh hóa đơn”.

Không phải nộp báo cáo nếu đang sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối với cơ quan thuế – vì hệ thống đã tự ghi nhận tình trạng không phát sinh.

⚠️ Lưu ý: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nghĩa vụ của mình trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, tránh để quá hạn nộp báo cáo dẫn đến bị xử phạt hành chính.

Thời hạn nộp báo cáo hóa đơn theo quy định 2025

Trong năm 2025, mặc dù đa số doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, nhưng vẫn có những trường hợp đặc biệt phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) theo định kỳ. Việc nắm rõ thời hạn nộp báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm và bị xử phạt hành chính.

Thời hạn nộp báo cáo theo tháng

Nếu doanh nghiệp thuộc diện phải nộp báo cáo theo tháng (thường là doanh nghiệp có rủi ro cao hoặc theo yêu cầu cụ thể của cơ quan thuế), thời hạn nộp là:

👉 Chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp.

Ví dụ: Báo cáo tháng 7/2025 cần được nộp trước hoặc vào ngày 20/08/2025.

Doanh nghiệp nên theo dõi sát các thông báo từ Chi cục Thuế quản lý, vì không phải doanh nghiệp nào cũng mặc định nộp theo tháng.

Thời hạn nộp báo cáo theo quý

Trong trường hợp doanh nghiệp được phân loại nộp báo cáo theo quý (thường là doanh nghiệp nhỏ, ít phát hành hóa đơn), thời hạn là:

👉 Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.

Ví dụ: Báo cáo quý II/2025 (tháng 4–5–6) cần nộp trước hoặc vào ngày 31/07/2025.

Trường hợp nào được miễn báo cáo tạm thời?

Doanh nghiệp không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Đã sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021.

Hệ thống phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp đã tích hợp và truyền dữ liệu tự động cho Tổng cục Thuế.

Không có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan thuế địa phương.

👉 Trong những trường hợp này, việc nộp BC26/AC là không bắt buộc, vì toàn bộ dữ liệu hóa đơn đã được cơ quan thuế tiếp nhận và lưu trữ tự động.

⚠️ Lưu ý: Việc nộp trễ báo cáo có thể dẫn đến mức phạt từ 2 triệu đến 8 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra nghĩa vụ và lập kế hoạch nộp báo cáo đúng hạn.

Cách lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Mặc dù hóa đơn điện tử đã giúp đơn giản hóa nhiều thủ tục, nhưng trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC). Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi không đáng có và đảm bảo tuân thủ quy định thuế.

Chuẩn bị mẫu BC26 – Hướng dẫn điền mẫu

Mẫu BC26/AC là biểu mẫu báo cáo được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dùng để thống kê:

Số hóa đơn đã phát hành

Số hóa đơn đã sử dụng

Số tồn chưa sử dụng

Số hóa đơn bị hủy, xóa bỏ (nếu có)

Cách điền mẫu:

Kỳ báo cáo: Ghi rõ kỳ tháng hoặc quý (VD: Tháng 07/2025 hoặc Quý II/2025)

Tên loại hóa đơn: Ghi rõ “Hóa đơn giá trị gia tăng”, “Hóa đơn bán hàng”,…

Tình hình sử dụng: Điền đầy đủ cột số lượng đã phát hành, sử dụng, xóa bỏ, tồn.

📌 Lưu ý: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có thể kết xuất BC26 tự động, sau đó kiểm tra lại và ký điện tử.

Nộp báo cáo qua cổng Thuế điện tử

Doanh nghiệp nộp báo cáo qua website: https://thuedientu.gdt.gov.vn theo các bước sau:

Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp bằng mã số thuế

Chọn mục “Khai thuế” → “Nộp tờ khai”

Chọn tờ khai BC26/AC, nhập kỳ kê khai và đính kèm file XML

Ký số điện tử và nộp báo cáo

Kiểm tra trạng thái gửi thành công trên hệ thống

✔️ Sau khi nộp, hệ thống sẽ trả kết quả phản hồi qua email hoặc hiển thị trên tài khoản.

Những lỗi thường gặp khi kê khai báo cáo hóa đơn

Sai kỳ báo cáo: Chọn nhầm tháng/quý gây trùng hoặc thiếu dữ liệu

Thiếu thông tin đầu vào: Không ghi rõ loại hóa đơn, số lượng phát hành, sử dụng

Không đúng định dạng XML: File upload không đúng định dạng chuẩn của Tổng cục Thuế

Không ký số: Quên ký chữ ký số trước khi nộp, dẫn đến báo cáo không hợp lệ

Chưa cập nhật phiên bản phần mềm kê khai mới nhất, gây lỗi khi nộp

👉 Để tránh lỗi, doanh nghiệp nên:

Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK hoặc phần mềm kế toán tích hợp)

Kiểm tra kỹ số liệu trước khi ký và nộp

Theo dõi phản hồi từ cổng thuế để xử lý kịp thời nếu báo cáo bị lỗi

Mức phạt khi nộp báo cáo trễ hoặc sai thông tin

Việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) là nghĩa vụ bắt buộc đối với một số doanh nghiệp chưa sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nếu báo cáo nộp trễ hạn hoặc sai thông tin, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (hiện vẫn có hiệu lực trong năm 2025).

Phạt chậm nộp báo cáo hóa đơn

Nếu doanh nghiệp nộp báo cáo sau thời hạn quy định, mức xử phạt như sau:

Số ngày trễ hạn   Mức phạt (VNĐ)

1 – 5 ngày Cảnh cáo (nếu có lý do chính đáng)

6 – 10 ngày  2.000.000 – 5.000.000

11 – 20 ngày       5.000.000 – 8.000.000

Trên 20 ngày       8.000.000 – 15.000.000

📌 Lưu ý: Phạt chậm nộp sẽ không áp dụng nếu doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không thuộc diện phải nộp báo cáo BC26.

Phạt kê sai số lượng, kỳ báo cáo

Doanh nghiệp kê khai sai số lượng hóa đơn sử dụng, phát hành, tồn, hoặc nhầm kỳ báo cáo, có thể bị xử phạt như sau:

Mức phạt từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng nếu khai sai nhưng không dẫn đến chênh lệch nghĩa vụ thuế.

Nếu khai sai dẫn đến trốn thuế, chậm nộp thuế, mức phạt có thể tăng lên 1 – 3 lần số tiền thuế thiếu.

⚠️ Trường hợp phát hiện sai sót sau khi nộp, doanh nghiệp nên nộp lại báo cáo điều chỉnh kèm văn bản giải trình để được xem xét giảm nhẹ hoặc miễn phạt.

Có thể xin gia hạn hoặc miễn phạt không?

Có, trong một số trường hợp sau:

Sự cố hệ thống cổng thuế điện tử (được xác nhận bởi Tổng cục Thuế)

Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc lý do bất khả kháng (phải có tài liệu chứng minh)

Lỗi phát sinh từ phần mềm hóa đơn của nhà cung cấp, có xác nhận hỗ trợ khắc phục

✅ Doanh nghiệp cần gửi văn bản đề nghị gia hạn hoặc miễn phạt, nêu rõ lý do và cung cấp bằng chứng. Cơ quan thuế sẽ xem xét từng trường hợp cụ thể.

Giải pháp hỗ trợ báo cáo hóa đơn cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh quy định thuế ngày càng chặt chẽ, việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn và chính xác là điều bắt buộc. Để tránh rủi ro về phạt hành chính do sai sót hoặc chậm nộp, doanh nghiệp cần lựa chọn những giải pháp hỗ trợ phù hợp. Dưới đây là 3 phương án được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.

Dịch vụ kế toán hỗ trợ nộp báo cáo nhanh chóng

Đối với doanh nghiệp nhỏ, không có bộ phận kế toán nội bộ, việc thuê dịch vụ kế toán ngoài là một lựa chọn tối ưu.

✅ Lợi ích khi sử dụng dịch vụ:

Báo cáo BC26/AC được lập chính xác, đúng mẫu và đúng hạn

Hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, khớp dữ liệu, điều chỉnh nếu có sai sót

Tư vấn cập nhật quy định thuế mới nhất (Nghị định 123, Thông tư 78…)

📌 Dịch vụ này phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, hộ kinh doanh cá thể, hoặc doanh nghiệp ít phát sinh hóa đơn.

Phần mềm lập báo cáo hóa đơn tiện lợi

Nếu doanh nghiệp đã có nhân sự kế toán, việc ứng dụng phần mềm lập báo cáo hóa đơn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế lỗi.

🛠️ Một số phần mềm phổ biến:

HTKK của Tổng cục Thuế: Miễn phí, phù hợp cho báo cáo cơ bản

Phần mềm kế toán tích hợp (MISA, Fast, Bravo…): Tự động lấy số liệu và kết xuất BC26/AC

Phần mềm hóa đơn điện tử: Một số hệ thống có tính năng báo cáo tích hợp, gửi thẳng lên Cổng Thuế điện tử

👉 Lợi thế của phần mềm là độ chính xác cao, dữ liệu được lưu trữ, dễ kiểm tra và đối chiếu khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Khi nào nên thuê ngoài dịch vụ báo cáo hóa đơn?

Dưới đây là các trường hợp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ báo cáo thuê ngoài:

Doanh nghiệp không có nhân sự kế toán chuyên môn, hoặc kế toán thường xuyên thay đổi

Hóa đơn phát sinh không thường xuyên, nhưng vẫn cần đảm bảo báo cáo định kỳ

Muốn đảm bảo tuân thủ đúng quy định mà không cần đầu tư phần mềm riêng

Doanh nghiệp vừa chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang điện tử, chưa quen thao tác kê khai

🔎 Thuê ngoài không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro bị phạt hành chính do sai sót thủ tục thuế.

Câu hỏi thường gặp về báo cáo sử dụng hóa đơn

Việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vẫn còn gây nhiều bối rối cho doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến và giải đáp chi tiết.

Có thể nộp lại báo cáo đã sai không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp lại báo cáo BC26/AC nếu phát hiện sai sót sau khi đã gửi.

🔁 Quy trình xử lý như sau:

Lập lại báo cáo đúng với dữ liệu thực tế.

Gửi văn bản giải trình sai sót kèm báo cáo điều chỉnh (nếu cần).

Nộp báo cáo lại qua Cổng Thuế điện tử với ghi chú “bổ sung” hoặc “thay thế” tùy trường hợp.

📌 Lưu ý: Nếu sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế có thể không xử phạt nếu doanh nghiệp chủ động điều chỉnh sớm.

Báo cáo hóa đơn điện tử có khác gì hóa đơn giấy?

Về cơ bản, nội dung báo cáo BC26/AC vẫn gồm các cột: số hóa đơn phát hành, sử dụng, tồn, xóa bỏ – áp dụng cho cả hai loại hóa đơn.

Tuy nhiên:

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đa phần doanh nghiệp được miễn báo cáo BC26, vì cơ quan thuế đã có dữ liệu.

Với hóa đơn điện tử không có mã, hoặc hóa đơn đặt in còn tồn (trước 2022), doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo định kỳ.

📌 Việc báo cáo hóa đơn điện tử thường dễ kiểm soát hơn, vì phần mềm có thể tự động kết xuất số liệu theo mẫu.

Trường hợp sử dụng song song hai loại hóa đơn

Một số doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi có thể sử dụng đồng thời cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp này:

Doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng riêng cho từng loại hóa đơn.

Trên mẫu BC26/AC, cần phân biệt rõ từng loại hóa đơn theo tên, ký hiệu, mẫu số.

Ví dụ:

Hóa đơn giấy: 01GTKT3/001 – Hóa đơn đặt in

Hóa đơn điện tử không mã: 01GTKT0/002 – Không mã

Hóa đơn điện tử có mã: không cần đưa vào báo cáo BC26

🛑 Không được gộp chung số liệu của các loại hóa đơn vào một dòng báo cáo.

Kết luận – Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có cần làm mỗi tháng?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) là một nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ đúng hạn để tránh các mức xử phạt hành chính không đáng có. Tuy nhiên, không phải tất cả doanh nghiệp đều phải nộp báo cáo hàng tháng – tần suất báo cáo phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

Loại hóa đơn đang sử dụng (điện tử có mã, không mã, hay hóa đơn giấy),

Quy mô doanh nghiệp và thời gian thành lập,

Số lượng hóa đơn phát sinh trong kỳ.

📌 Nếu bạn là doanh nghiệp mới, đang dùng hóa đơn điện tử không mã, hoặc sử dụng song song nhiều loại hóa đơn, thì việc xác định kỳ báo cáo phù hợp là rất quan trọng.

✅ Trong trường hợp không chắc chắn về nghĩa vụ báo cáo của mình, hoặc muốn tránh rủi ro do kê khai sai, doanh nghiệp nên:

Tham khảo ý kiến chuyên gia thuế

Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai

Hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp

Việc đầu tư vào giải pháp hỗ trợ báo cáo không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý không mong muốn trong hoạt động kinh doanh.