Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên tại Cần Thơ là bước quan trọng thể hiện trách nhiệm pháp lý và quyền lợi của doanh nghiệp đối với người lao động. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, mọi đơn vị sử dụng lao động đều phải tham gia BHXH bắt buộc cho nhân viên ngay khi ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên. Nhiều doanh nghiệp tại Cần Thơ hiện nay vẫn gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, xác định mức đóng và thao tác nộp hồ sơ điện tử. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Trong bài viết này, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên tại Cần Thơ, kèm các lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn tất nhanh chóng và đúng quy định mới nhất năm 2025.
Tổng quan về đăng ký bảo hiểm xã hội nhân viên
Khái niệm và ý nghĩa đăng ký BHXH cho nhân viên
Đăng ký bảo hiểm xã hội nhân viên là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hoặc tổ chức sử dụng lao động phải thực hiện để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. BHXH giúp người lao động được hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất, đồng thời thể hiện sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Tại Cần Thơ, việc tham gia BHXH không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng trong xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp, góp phần nâng cao uy tín, giữ chân nhân viên và tạo môi trường làm việc bền vững. Việc đăng ký bảo hiểm xã hội nhân viên đúng hạn còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính, truy thu hoặc chậm chi trả quyền lợi cho người lao động.
Quy định pháp luật áp dụng tại Cần Thơ
Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Nghị định 115/2015/NĐ-CP, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên đều phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc.
Cơ quan tiếp nhận và quản lý hồ sơ tại địa bàn là Bảo hiểm xã hội TP. Cần Thơ, trực thuộc hệ thống của BHXH Việt Nam.
Ngoài ra, các quy định mới theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP cũng yêu cầu người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có hợp đồng từ 1 năm trở lên phải tham gia BHXH bắt buộc. Do đó, doanh nghiệp tại Cần Thơ cần cập nhật chính xác các văn bản pháp luật để thực hiện đúng quy định, tránh vi phạm và bị xử phạt.
Lợi ích từ việc tham gia BHXH cho nhân viên và doanh nghiệp
Việc đăng ký bảo hiểm xã hội nhân viên mang lại lợi ích song song cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động:
-
Đối với nhân viên: Được bảo vệ toàn diện về tài chính và sức khỏe trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hoặc khi nghỉ hưu.
-
Đối với doanh nghiệp: Tăng uy tín, giúp nhân viên yên tâm gắn bó, thể hiện trách nhiệm xã hội và tuân thủ pháp luật.
-
Đối với Nhà nước: Góp phần xây dựng hệ thống an sinh xã hội bền vững, giảm gánh nặng phúc lợi cộng đồng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp tuân thủ tốt chính sách BHXH còn được hưởng lợi trong việc chứng minh năng lực pháp lý khi tham gia đấu thầu, xin giấy phép đầu tư hoặc ký kết các hợp đồng lớn.
Hồ sơ đăng ký BHXH bắt buộc cho nhân viên
Các loại giấy tờ cần chuẩn bị
Để đăng ký bảo hiểm xã hội nhân viên tại Cần Thơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, gồm:
-
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) cho từng người lao động.
-
Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS).
-
Bản sao hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
-
Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản sao có chứng thực).
-
Tờ khai đơn vị tham gia BHXH (Mẫu TK3-TS) đối với doanh nghiệp mới đăng ký lần đầu.
Quy trình soạn thảo và nộp hồ sơ tại Cần Thơ
Quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội nhân viên tại Cần Thơ gồm 4 bước cơ bản:
-
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập, đối chiếu thông tin cá nhân và hợp đồng lao động của nhân viên.
-
Bước 2 – Kê khai điện tử: Đăng nhập hệ thống BHXH điện tử qua phần mềm IVAN hoặc cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.
-
Bước 3 – Gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH: Nộp trực tuyến hoặc nộp trực tiếp tại BHXH TP. Cần Thơ hoặc BHXH quận/huyện tương ứng.
-
Bước 4 – Nhận kết quả và bàn giao sổ BHXH: Sau khi hồ sơ được duyệt, cơ quan BHXH cấp mã đơn vị, sổ BHXH, thẻ BHYT cho từng nhân viên.
Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
Trong thực tế, doanh nghiệp tại Cần Thơ thường gặp một số lỗi phổ biến khi đăng ký BHXH như:
-
Sai mã số BHXH hoặc trùng thông tin giữa nhân viên mới và cũ.
-
Hợp đồng lao động thiếu chữ ký hoặc ngày bắt đầu làm việc không trùng khớp với tờ khai.
-
Thiếu hồ sơ xác nhận người phụ thuộc, ảnh hưởng đến việc tính mức đóng thuế TNCN.
-
Không cập nhật thay đổi thông tin cá nhân khi nhân viên đổi CCCD gắn chip.
Thủ tục đăng ký và thời hạn thực hiện
Nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ – cụ thể tại Cần Thơ
Tại địa bàn Cần Thơ, hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội nhân viên được tiếp nhận tại:
-
BHXH Thành phố Cần Thơ – Số 126 Trần Phú, P. Cái Khế, Q. Ninh Kiều.
-
Hoặc BHXH các quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở (Bình Thủy, Cờ Đỏ, Thốt Nốt, Ô Môn, Vĩnh Thạnh…).
Cán bộ BHXH sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, sau đó cấp mã đơn vị và xác nhận danh sách tham gia.
👉 Ngoài hình thức nộp trực tiếp, doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng giao dịch điện tử để tiết kiệm thời gian và giảm thủ tục giấy tờ.
Thời gian giải quyết và tra cứu tình trạng hồ sơ
Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời hạn xử lý hồ sơ đăng ký BHXH là tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng hồ sơ online bằng các cách sau:
-
Truy cập cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn).
-
Đăng nhập tài khoản IVAN hoặc eBHXH của đơn vị để xem trạng thái “đang xử lý / đã duyệt / bị từ chối”.
-
Liên hệ trực tiếp số điện thoại hỗ trợ của BHXH TP. Cần Thơ nếu cần xác nhận nhanh.
Hình thức giao dịch điện tử, nộp online
Hiện nay, cơ quan BHXH khuyến khích doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội nhân viên qua hình thức điện tử, vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm sai sót trong khâu nhập liệu.
Một số cổng nộp hồ sơ BHXH điện tử phổ biến tại Cần Thơ gồm:
-
TS24 iBHXH – phần mềm được BHXH Việt Nam công nhận.
-
VNPT BHXH – phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
-
Bảo hiểm xã hội điện tử eBHXH – giao diện dễ dùng, hỗ trợ ký số.
Khi hoàn tất nộp online, hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ và thông báo kết quả qua email hoặc SMS. Đây là xu hướng bắt buộc trong tiến trình chuyển đổi số hành chính công tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục nhanh, an toàn và chính xác hơn.
Quyền lợi và nghĩa vụ sau khi đăng ký BHXH
Quyền lợi nhân viên được hưởng khi tham gia BHXH
Khi đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên tại Cần Thơ, người lao động sẽ được đảm bảo quyền lợi lâu dài về an sinh xã hội. Cụ thể, nhân viên được hưởng các chế độ quan trọng như:
-
Chế độ ốm đau: Hưởng trợ cấp khi nghỉ làm do bệnh tật, tai nạn có xác nhận của cơ sở y tế.
-
Chế độ thai sản: Lao động nữ được nghỉ trước và sau sinh, nhận trợ cấp theo mức lương đóng BHXH.
-
Chế độ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp: Được chi trả chi phí điều trị và trợ cấp phục hồi khả năng lao động.
-
Chế độ hưu trí: Sau khi đủ điều kiện, người lao động được hưởng lương hưu hằng tháng ổn định.
-
Chế độ tử tuất: Gia đình được nhận trợ cấp mai táng và tử tuất khi người lao động qua đời.
Nhờ tham gia BHXH, người lao động tại Cần Thơ không chỉ được đảm bảo thu nhập khi gặp rủi ro mà còn có điểm cộng lớn khi xin visa, vay vốn, hoặc chứng minh quá trình lao động hợp pháp.
Nghĩa vụ người sử dụng lao động – đóng, khai, quản lý
Doanh nghiệp khi đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên tại Cần Thơ có trách nhiệm:
-
Đăng ký mã đơn vị sử dụng lao động với cơ quan BHXH Cần Thơ.
-
Khai báo thông tin đầy đủ cho từng nhân viên: họ tên, CMND/CCCD, hợp đồng lao động, mức lương đóng.
-
Trích nộp đúng tỷ lệ BHXH: hiện nay, doanh nghiệp đóng 17,5% và người lao động đóng 8% trên quỹ tiền lương.
-
Báo tăng – giảm lao động khi có biến động nhân sự, nghỉ việc hoặc thay đổi hợp đồng.
-
Lưu trữ hồ sơ và sổ BHXH theo quy định để phục vụ kiểm tra, quyết toán.
Việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện uy tín và trách nhiệm với người lao động.
Xử lý vi phạm khi không đăng ký hoặc chậm đóng BHXH
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên tại Cần Thơ có thể bị:
-
Phạt tiền từ 50 – 150 triệu đồng đối với doanh nghiệp cố tình không tham gia BHXH cho người lao động.
-
Tính lãi chậm nộp đối với phần tiền BHXH chưa đóng.
-
Truy thu toàn bộ số tiền còn thiếu và có thể bị xử lý hình sự nếu gian lận, trốn đóng BHXH có tổ chức.
Doanh nghiệp nên chủ động tuân thủ quy định để tránh thiệt hại tài chính và ảnh hưởng danh tiếng.
Lưu ý đặc thù khi đăng ký BHXH cho nhân viên tại Cần Thơ
Địa bàn Cần Thơ – cơ quan BHXH và tổ chức tiếp nhận
Tại Cần Thơ, việc đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên được thực hiện tại:
-
Bảo hiểm xã hội TP. Cần Thơ – cơ quan trực thuộc BHXH Việt Nam, có chức năng tiếp nhận và xử lý hồ sơ doanh nghiệp.
-
Các BHXH quận, huyện như Ninh Kiều, Cái Răng, Bình Thủy, Thốt Nốt… đều có bộ phận “Một cửa” hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ trực tiếp hoặc qua cổng điện tử.
Doanh nghiệp nên xác định địa bàn đăng ký trùng với trụ sở kinh doanh để tránh sai lệch trong quản lý mã đơn vị và nhân viên.
Hướng dẫn kê khai mã đơn vị, mã số BHXH, VssID
Khi đăng ký BHXH, doanh nghiệp cần chú ý:
-
Mã đơn vị sử dụng lao động (10 ký tự): được cấp sau khi đăng ký lần đầu tại BHXH Cần Thơ.
-
Mã số BHXH cá nhân: là mã định danh duy nhất của từng người lao động, sử dụng suốt quá trình công tác.
-
Ứng dụng VssID – BHXH số: cho phép người lao động và doanh nghiệp theo dõi quá trình đóng, tra cứu quyền lợi, và nhận thông báo điện tử.
👉 Lưu ý: Khi kê khai trên phần mềm KBHXH hoặc EFY, phải nhập đúng mã đơn vị, mã số BHXH, và thông tin cá nhân để tránh bị trả hồ sơ.
Tích hợp với thủ tục lao động khác (HĐLĐ, đăng ký mã số thuế…)
Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên tại Cần Thơ thường đi kèm với các nghiệp vụ nhân sự khác như:
-
Ký kết hợp đồng lao động (HĐLĐ): căn cứ xác định người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
-
Đăng ký mã số thuế cá nhân: hỗ trợ kê khai thuế TNCN đồng bộ với dữ liệu BHXH.
-
Khai trình lao động và báo cáo sử dụng lao động với Sở Lao động – Thương binh & Xã hội.
Khi thực hiện đồng thời, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và thuận lợi khi quyết toán lao động – BHXH hằng năm.
Tham khảo: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có cần làm mỗi tháng
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký BHXH trong bao lâu?
Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Nghị định 143/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên.
Nếu quá thời hạn này mà chưa thực hiện, cơ quan BHXH có quyền xử phạt vi phạm hành chính, truy thu số tiền chưa đóng và tính lãi chậm nộp. Vì vậy, doanh nghiệp nên tiến hành đăng ký ngay khi hoàn tất hồ sơ nhân sự ban đầu để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh rủi ro pháp lý.
Có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ làm thủ tục BHXH không?
Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp như Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh thực hiện toàn bộ thủ tục đăng ký BHXH.
Gia Minh sẽ thay mặt khách hàng chuẩn bị hồ sơ, kê khai thông tin điện tử, nộp và nhận kết quả tại cơ quan BHXH. Việc ủy quyền giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót hồ sơ, đặc biệt phù hợp với các công ty mới thành lập hoặc không có bộ phận kế toán – nhân sự nội bộ.
Người lao động thử việc có phải đóng BHXH không?
Theo quy định, trong thời gian thử việc, người lao động chưa bắt buộc tham gia BHXH. Tuy nhiên, nếu ký hợp đồng thử việc riêng biệt kéo dài quá 1 tháng và có thỏa thuận tham gia BHXH trong hợp đồng, doanh nghiệp có thể tự nguyện đóng BHXH cho họ.
Khi kết thúc thử việc và ký hợp đồng lao động chính thức từ 1 tháng trở lên, người lao động bắt buộc phải được doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ.
Gia Minh có hỗ trợ làm hồ sơ BHXH điện tử tại Cần Thơ không?
Có. Gia Minh là đơn vị chuyên hỗ trợ kê khai và nộp hồ sơ BHXH điện tử tại Cần Thơ thông qua các phần mềm được cơ quan BHXH chấp thuận như TS24, IVAN, VSSID.
Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin và giấy tờ cơ bản, toàn bộ quy trình soạn hồ sơ, nộp online, theo dõi kết quả và bàn giao mã đơn vị sẽ được Gia Minh thực hiện trọn gói.
Dịch vụ giúp doanh nghiệp đảm bảo hồ sơ hợp lệ, tiết kiệm thời gian, đúng hạn và bảo mật thông tin nhân sự tuyệt đối, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý BHXH hiện nay.
Kết luận
Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên tại Cần Thơ là nghĩa vụ bắt buộc và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người lao động. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp doanh nghiệp:
-
Hợp pháp hóa quan hệ lao động.
-
Tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.
-
Tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp tại địa phương.
👉 Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn và hỗ trợ hồ sơ đăng ký BHXH trọn gói tại Cần Thơ, hãy liên hệ ngay với Giaminhcantho.com – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ bảo hiểm xã hội, kế toán, và pháp lý doanh nghiệp uy tín hàng đầu khu vực miền Tây.
Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên tại Cần Thơ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cam kết của doanh nghiệp trong việc bảo vệ quyền lợi người lao động. Việc thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn giúp công ty duy trì uy tín, tránh rủi ro bị xử phạt, đồng thời tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn và bền vững. Nếu doanh nghiệp chưa quen với các biểu mẫu, phần mềm kê khai điện tử hay quy trình nộp hồ sơ, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh là lựa chọn uy tín giúp bạn hoàn tất toàn bộ thủ tục đăng ký BHXH nhanh – chính xác – tiết kiệm. Liên hệ ngay Gia Minh để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí tại Cần Thơ.