Nội dung chính
Đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ là một phần không thể thiếu trong hồ sơ xin thành lập hoặc xin cấp phép hoạt động cho trung tâm ngoại ngữ tư nhân tại Việt Nam. Đây không chỉ là tài liệu hành chính mà còn là bản kế hoạch kinh doanh – vận hành đầy đủ giúp cơ quan cấp phép đánh giá khả năng đáp ứng điều kiện thực tế của trung tâm. Việc xây dựng một đề án hoạt động cho trung tâm ngoại ngữ không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết về quy định pháp lý, mà còn cần chiến lược rõ ràng trong định hướng đào tạo, tuyển sinh, đội ngũ giáo viên và cơ sở vật chất. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết từng phần nội dung cần có trong đề án, hướng dẫn viết đúng chuẩn, cập nhật mẫu năm 2025 để bạn có thể tự tin hoàn thiện bộ hồ sơ xin phép hoạt động.
Tổng quan về đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Đề án hoạt động là gì?
Đề án hoạt động là tài liệu mô tả chi tiết về kế hoạch thành lập và vận hành của một trung tâm ngoại ngữ. Đây là thành phần bắt buộc trong hồ sơ xin cấp phép hoạt động giáo dục thường xuyên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Đề án cần trình bày rõ ràng mục tiêu, phương pháp tổ chức, nhân sự, chương trình giảng dạy và các điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo.
Tại sao đề án là bắt buộc trong hồ sơ xin phép?
Cơ quan quản lý giáo dục (Sở Giáo dục và Đào tạo) dựa vào đề án để đánh giá năng lực thực tế của trung tâm, tính khả thi và mức độ tuân thủ quy định pháp luật.
Một đề án được chuẩn bị bài bản chứng minh rằng đơn vị sáng lập đã có sự chuẩn bị nghiêm túc, có khả năng đảm bảo chất lượng giảng dạy và hoạt động ổn định trong dài hạn.
Ai là người lập và ký đề án?
Người đứng đầu trung tâm (giám đốc hoặc hiệu trưởng dự kiến) là người chịu trách nhiệm lập và ký tên trong đề án.
Trong một số trường hợp, nếu trung tâm do tổ chức hoặc công ty sáng lập, thì người đại diện pháp luật của tổ chức đó sẽ ký xác nhận đề án trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền.
Cấu trúc chuẩn của đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Thông tin chung về trung tâm (tên, địa chỉ, mục tiêu hoạt động)
Phần đầu đề án cần giới thiệu đầy đủ:
Tên trung tâm dự kiến thành lập
Địa chỉ trụ sở chính
Lĩnh vực đào tạo (tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật…)
Mục tiêu hoạt động: cung cấp dịch vụ đào tạo ngoại ngữ cho cộng đồng, phát triển năng lực ngôn ngữ cho học sinh, sinh viên, người lao động,…
Năng lực người đứng đầu trung tâm
Trình bày lý lịch và năng lực chuyên môn của người phụ trách chuyên môn trung tâm:
Họ tên, năm sinh, trình độ học vấn
Bằng cấp đại học trở lên
Kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục, đặc biệt là ngoại ngữ (tối thiểu 3 năm)
Chức danh đảm nhiệm tại trung tâm: giám đốc chuyên môn, hiệu trưởng,…
Đội ngũ giáo viên và tiêu chuẩn tuyển dụng
Số lượng giáo viên dự kiến ban đầu
Điều kiện tuyển dụng: có bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc sư phạm ngoại ngữ, có chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm nếu tốt nghiệp ngành khác
Giáo viên nước ngoài: có bằng đại học và chứng chỉ giảng dạy tiếng (TESOL, CELTA, TEFL)
Chính sách tuyển dụng và đào tạo định kỳ
Cơ sở vật chất – phòng học, trang thiết bị
Số lượng phòng học: ít nhất 3 phòng, diện tích đảm bảo từ 1,5m²/học viên
Trang bị cơ bản: bàn ghế, bảng trắng, máy chiếu, hệ thống âm thanh, quạt/máy lạnh,…
Khu vực hành chính, phòng giáo viên, khu vực đón tiếp
Giấy chứng nhận an toàn phòng cháy chữa cháy
Nội dung chương trình đào tạo
Các khóa học dự kiến triển khai: tiếng Anh giao tiếp, tiếng Anh thiếu nhi, luyện thi IELTS, TOEIC,…
Cấu trúc mỗi khóa học: số giờ, trình độ, mục tiêu
Nguồn tài liệu giảng dạy: giáo trình nước ngoài hoặc được Bộ GD&ĐT cho phép
Kế hoạch tuyển sinh, giảng dạy, đánh giá kết quả
Hình thức tuyển sinh: tự do, đăng ký tại trung tâm, tư vấn trực tuyến
Kế hoạch khai giảng: dự kiến 1–2 đợt/tháng
Hình thức kiểm tra đầu vào và đánh giá cuối khóa
Cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa học cho học viên (nếu được phép)
Cam kết tuân thủ pháp luật và quy định giáo dục
Kết luận đề án cần thể hiện:
Cam kết tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật Việt Nam
Không tổ chức hoạt động trái phép, không cấp văn bằng không đúng quy định
Sẵn sàng chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đề án và hoạt động trung tâm
Hướng dẫn viết từng phần trong đề án
Đề án thành lập trung tâm ngoại ngữ là tài liệu trọng yếu quyết định việc cơ quan chức năng có cấp phép hay không. Viết đề án cần không chỉ đầy đủ thông tin, mà còn phải trình bày chuyên nghiệp, có dẫn chứng rõ ràng, thể hiện được năng lực thực tiễn và cam kết pháp lý.
Cách viết mục tiêu đào tạo rõ ràng
Phần mục tiêu đào tạo cần trả lời được 3 câu hỏi: Trung tâm đào tạo ai? Học viên đạt được gì sau khóa học? Giá trị gia tăng là gì?
Ví dụ:
“Đào tạo tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, giúp học viên tự tin giao tiếp trong môi trường công sở sau 3 tháng.”
“Luyện thi IELTS mục tiêu 6.5+ cho học sinh THPT, sinh viên trong thời gian 4 – 6 tháng.”
Tránh dùng từ ngữ mơ hồ như “nâng cao trình độ” hay “giúp học tốt hơn” mà không có chỉ số cụ thể.
Mẹo trình bày cơ sở vật chất để gây ấn tượng
Cần trình bày rõ trung tâm tọa lạc ở đâu, tổng diện tích bao nhiêu, số phòng học, trang bị gì, có phòng chức năng không (phòng giáo viên, thư viện, khu vực chờ…).
Ví dụ trình bày tốt:
“Trung tâm có tổng diện tích sử dụng 250m², gồm 5 phòng học (mỗi phòng từ 25-30m²), trang bị đầy đủ bảng thông minh, máy chiếu, điều hòa, hệ thống âm thanh tiêu chuẩn. Có khu vực tiếp đón và thư viện mini phục vụ học viên.”
Nếu là nhà thuê, nên ghi rõ thời hạn thuê từ 2 năm trở lên và đính kèm hợp đồng thuê nhà để tăng độ tin cậy.
Lưu ý khi mô tả đội ngũ giáo viên
Đội ngũ giáo viên là yếu tố then chốt để cơ quan quản lý xem xét cấp phép. Cần liệt kê:
Số lượng giáo viên chính thức, cộng tác viên
Trình độ chuyên môn: tối thiểu tốt nghiệp đại học chuyên ngành tiếng Anh hoặc có chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm
Nếu có người nước ngoài giảng dạy: cần nêu rõ quốc tịch, bằng cấp, kinh nghiệm và khả năng tiếng Việt (nếu có)
Ví dụ mô tả:
“Trung tâm có 6 giáo viên, trong đó 4 người tốt nghiệp chuyên ngành Ngôn ngữ Anh, có chứng chỉ TESOL, 2 giáo viên bản ngữ có bằng cử nhân và kinh nghiệm giảng dạy tại Việt Nam từ 2 năm trở lên.”
Ví dụ mẫu phần chương trình học – khóa học tiếng Anh giao tiếp, IELTS…
Bạn nên mô tả cụ thể từng khóa học như sau:
Tên khóa học: Giao tiếp tiếng Anh cơ bản
Thời lượng: 12 tuần (36 buổi)
Mục tiêu: Học viên có thể tự tin giao tiếp các tình huống thông dụng trong đời sống hằng ngày
Giáo trình sử dụng: Cambridge English Empower A2
Hình thức học: 3 buổi/tuần, mỗi buổi 90 phút, tối đa 15 học viên/lớp
Phương pháp giảng dạy: Giao tiếp phản xạ kết hợp role-play, học qua video – tình huống thực tế
Giáo viên: 70% buổi học do giáo viên người Việt, 30% do giáo viên bản ngữ đảm nhiệm
Trình bày rõ ràng như vậy giúp người thẩm định thấy được trung tâm có kế hoạch đào tạo nghiêm túc và có định hướng rõ ràng.
Những lỗi thường gặp khi viết đề án trung tâm ngoại ngữ
Nhiều đề án bị từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần do mắc các lỗi phổ biến dưới đây:
Trình bày không logic, thiếu căn cứ pháp lý
Một số đề án viết lan man, thiếu mạch lạc, không chia rõ mục như mục tiêu, chương trình học, cơ sở vật chất, tài chính, v.v. Điều này gây khó khăn cho người thẩm định và dễ bị đánh giá thấp về tính chuyên nghiệp. Ngoài ra, đề án cần căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành như Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT để làm cơ sở lập luận.
Giải pháp: Sử dụng bố cục rõ ràng, gạch đầu dòng khi cần và trích dẫn điều luật khi nêu cam kết pháp lý.
Thông tin đội ngũ giáo viên không đủ điều kiện
Nhiều trung tâm liệt kê giáo viên không có bằng cấp phù hợp (không đúng chuyên ngành), thiếu chứng chỉ nghiệp vụ hoặc mô tả quá sơ sài.
Giải pháp: Nêu cụ thể từng người, chuyên ngành, bằng cấp và thời gian giảng dạy, kèm bản sao chứng chỉ, CV hoặc sơ yếu lý lịch.
Cơ sở vật chất mô tả không đúng thực tế
Một số đề án mô tả “trên giấy” nhưng không thể hiện rõ diện tích, thiết bị, ảnh thực tế hoặc hợp đồng thuê nhà chưa đạt thời hạn tối thiểu.
Giải pháp: Đính kèm sơ đồ mặt bằng, ảnh chụp thực tế, hợp đồng thuê nhà từ 2 năm trở lên. Càng cụ thể, độ tin cậy càng cao.
Mẫu đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ mới nhất 2025
Mẫu đề án trung tâm tiếng Anh tư nhân
Đề án hoạt động trung tâm tiếng Anh tư nhân là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin cấp phép thành lập trung tâm ngoại ngữ. Mẫu đề án năm 2025 cần đảm bảo đầy đủ các nội dung theo Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT và các hướng dẫn mới nhất của Sở Giáo dục & Đào tạo. Một đề án hoàn chỉnh gồm các phần chính:
Thông tin chung: Tên trung tâm, địa chỉ, loại hình tổ chức, người đứng đầu.
Cơ sở vật chất: Diện tích trung tâm, số lượng phòng học, trang thiết bị phục vụ giảng dạy.
Chương trình giảng dạy: Nội dung khóa học, thời lượng, tài liệu sử dụng, chuẩn đầu ra.
Đội ngũ giáo viên: Bằng cấp, kinh nghiệm, hợp đồng lao động.
Kế hoạch tuyển sinh và học phí: Đối tượng học viên, phương thức tuyển sinh, biểu phí.
Cam kết thực hiện: Tuân thủ quy định pháp luật và điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo.
Việc trình bày cần khoa học, rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn mực để tạo thiện cảm với cơ quan thẩm định.
Mẫu đề án trung tâm đa ngôn ngữ (Anh – Hàn – Trung…)
Với trung tâm đào tạo nhiều ngoại ngữ như tiếng Anh, tiếng Hàn, tiếng Trung…, đề án hoạt động cần mở rộng và chi tiết hơn. Cần xây dựng chương trình giảng dạy riêng cho từng ngôn ngữ, kèm theo thông tin về giảng viên, giáo trình, thời lượng và mục tiêu cụ thể.
Ngoài ra, cơ sở vật chất cần được bố trí hợp lý để phục vụ đồng thời nhiều khóa học khác nhau. Đề án cũng cần phân tích nhu cầu thị trường, lợi thế cạnh tranh và kế hoạch phát triển bền vững. Trung tâm đa ngôn ngữ thường được yêu cầu bổ sung thêm minh chứng về khả năng quản lý, phân phối lớp học và giám sát chất lượng.
Tham khảo: Thành lập trung tâm Anh ngữ tư nhân: Hướng dẫn chi tiết thủ tục và điều kiện mới nhất
Quy trình nộp đề án cho cơ quan có thẩm quyền
Nộp ở đâu? Cơ quan thẩm quyền cấp phép
Tùy thuộc vào phạm vi hoạt động, cá nhân hoặc tổ chức nộp đề án và hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. Đối với trung tâm trực thuộc doanh nghiệp, hồ sơ còn cần gửi qua Sở Kế hoạch và Đầu tư để đăng ký kinh doanh trước khi xin cấp phép hoạt động giáo dục.
Thời gian xử lý và phản hồi
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Giáo dục sẽ có thời gian thẩm định và trả kết quả từ 15–20 ngày làm việc. Trong thời gian này, chuyên viên sẽ kiểm tra nội dung đề án, cơ sở vật chất thực tế và tính phù hợp của chương trình đào tạo. Trường hợp đạt yêu cầu, trung tâm sẽ được cấp quyết định cho phép hoạt động chính thức.
Trường hợp cần chỉnh sửa, bổ sung đề án
Nếu đề án chưa đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần chỉnh sửa hoặc bổ sung. Chủ đầu tư cần cập nhật kịp thời và nộp lại trong thời hạn quy định (thường là 10 ngày làm việc). Việc chuẩn bị kỹ lưỡng đề án ngay từ đầu sẽ giúp tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết trong quá trình xét duyệt.
Dịch vụ hỗ trợ lập đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Việc thuê đơn vị chuyên nghiệp lập đề án giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ đúng chuẩn theo quy định pháp luật. Các công ty dịch vụ có kinh nghiệm sẽ hiểu rõ yêu cầu của từng địa phương, từ đó xây dựng nội dung khoa học, hợp lý và dễ được phê duyệt. Ngoài ra, họ cũng hỗ trợ tư vấn bổ sung những yếu tố cần thiết để tăng độ tin cậy cho đề án.
Quy trình tiếp nhận – hoàn thiện hồ sơ
Thông thường, quy trình gồm các bước: tiếp nhận thông tin trung tâm → tư vấn cấu trúc đề án → soạn thảo nội dung chi tiết → chỉnh sửa theo yêu cầu khách hàng → hoàn thiện và bàn giao. Một số đơn vị còn hỗ trợ khách hàng nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp online qua hệ thống công của Sở Giáo dục.
Cam kết về tiến độ và chất lượng đề án
Đơn vị cung cấp dịch vụ thường cam kết hoàn thiện đề án trong vòng từ 3–5 ngày làm việc, đảm bảo nội dung đúng chuẩn, logic và được cơ quan chức năng chấp thuận. Đồng thời, họ cũng hỗ trợ khách hàng trong trường hợp bị yêu cầu bổ sung hoặc giải trình nội dung hồ sơ. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những ai không có thời gian hoặc chuyên môn pháp lý trong lĩnh vực giáo dục.
Câu hỏi thường gặp khi xây dựng đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Đề án có thời hạn bao lâu?
Đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ không có thời hạn cố định, mà gắn liền với giấy phép hoạt động của trung tâm. Khi giấy phép hoạt động còn hiệu lực, đề án vẫn còn giá trị. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, nếu có thay đổi lớn về mục tiêu, quy mô, nội dung đào tạo hoặc địa điểm, trung tâm cần phải điều chỉnh lại đề án và thông báo tới cơ quan cấp phép theo đúng quy định pháp luật.
Có thể chỉnh sửa sau khi nộp không?
Sau khi nộp đề án, vẫn có thể chỉnh sửa nếu cơ quan tiếp nhận phát hiện sai sót, yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung cho phù hợp với quy định. Trong trường hợp trung tâm tự phát hiện cần thay đổi thông tin, có thể làm văn bản giải trình và gửi lại đề án đã chỉnh sửa. Tuy nhiên, để tránh mất thời gian xử lý, cần chuẩn bị đề án kỹ lưỡng ngay từ đầu với nội dung đầy đủ, hợp lý, có cơ sở thực tế rõ ràng.
Cần công chứng hay không?
Thông thường, đề án hoạt động không bắt buộc phải công chứng vì đây là văn bản do trung tâm tự soạn thảo để trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Tuy nhiên, các giấy tờ kèm theo đề án như: quyết định bổ nhiệm giám đốc trung tâm, văn bằng chứng chỉ của giáo viên, giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp,… có thể yêu cầu bản sao y công chứng hoặc chứng thực hợp lệ tùy theo yêu cầu của từng Sở Giáo dục và Đào tạo.
Đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ là cầu nối giúp cơ quan quản lý đánh giá toàn diện tiềm năng của một trung tâm trước khi cấp phép hoạt động. Một bản đề án rõ ràng, đúng quy chuẩn không chỉ là yếu tố bắt buộc mà còn giúp tạo niềm tin với đối tác, phụ huynh và học viên. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ xin thành lập trung tâm ngoại ngữ, đừng coi nhẹ vai trò của đề án này. Hãy đầu tư nghiêm túc để xây dựng nội dung chi tiết, minh bạch, phù hợp với định hướng giáo dục. Bạn có thể tự soạn thảo hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và tăng khả năng được phê duyệt. Chúc bạn sớm hoàn thiện bộ hồ sơ và đưa trung tâm ngoại ngữ đi vào hoạt động thành công!
