Nội dung chính
Dịch tiếng Anh dự toán công trình là một trong những bước quan trọng không thể thiếu khi doanh nghiệp xây dựng tham gia đấu thầu quốc tế hoặc ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài. Khác với các loại văn bản thông thường, dự toán công trình là tài liệu mang tính kỹ thuật cao, chứa nhiều con số, đơn giá, định mức và thuật ngữ chuyên ngành. Chính vì vậy, quá trình dịch thuật cần đảm bảo độ chính xác tuyệt đối, đồng thời giữ được cấu trúc bảng biểu rõ ràng, chuyên nghiệp.
Không ít trường hợp nhà thầu bị đánh giá thấp chỉ vì bản dịch dự toán thiếu chuyên môn, sai lệch đơn vị tính hoặc không rõ ràng. Để tránh điều đó, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách dịch dự toán công trình sang tiếng Anh, các lỗi thường gặp, tiêu chuẩn trình bày và gợi ý đơn vị dịch thuật uy tín.
Tổng quan về dịch tiếng Anh dự toán công trình
Dự toán công trình là gì?
Dự toán công trình là tài liệu tài chính mô tả toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện một dự án xây dựng, từ khâu chuẩn bị đến khi hoàn thành. Đây là thành phần bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ thầu và hồ sơ xin cấp phép đầu tư.
Một bản dự toán công trình thường bao gồm:
Khối lượng công việc chi tiết
Đơn giá vật liệu, nhân công, thiết bị
Chi phí chung, dự phòng, thuế VAT
Tổng giá trị gói thầu hoặc hạng mục
Dự toán không chỉ là căn cứ để chủ đầu tư xét chọn nhà thầu, mà còn là cơ sở để kiểm soát tài chính trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Vai trò của bản dự toán trong hồ sơ thầu quốc tế
Đối với các dự án có yếu tố nước ngoài, đặc biệt là các gói thầu do tổ chức quốc tế tài trợ hoặc chủ đầu tư FDI, dự toán cần được trình bày rõ ràng, minh bạch bằng tiếng Anh. Vai trò của bản dịch dự toán trong trường hợp này gồm:
Giúp nhà đầu tư hiểu rõ chi phí từng hạng mục
So sánh minh bạch giữa các nhà thầu
Là căn cứ đàm phán, ký hợp đồng xây dựng
Tránh hiểu nhầm hoặc sai lệch trong giao tiếp kỹ thuật – tài chính
Một bản dịch kém chất lượng có thể làm sai lệch con số, gây thiệt hại lớn trong việc xét thầu.
Vì sao cần dịch sang tiếng Anh chuẩn thuật ngữ?
Dự toán công trình là tài liệu kỹ thuật – tài chính phức tạp. Vì vậy, khi dịch sang tiếng Anh cần đảm bảo:
Chuẩn thuật ngữ chuyên ngành: Sử dụng đúng từ vựng trong lĩnh vực xây dựng, tài chính, đấu thầu quốc tế (ví dụ: “contingency cost”, “material cost”, “work item”, “unit rate”).
Đúng định dạng – cấu trúc: Giữ nguyên bảng biểu, tiêu đề, ghi chú để người đọc dễ so sánh với bản gốc.
Tránh sai sót số liệu: Nhầm đơn vị tính, tách dòng không đúng có thể làm thay đổi giá trị dự toán.
Dịch sai trong dự toán không chỉ là sai kỹ thuật – mà còn ảnh hưởng lớn đến uy tín và khả năng trúng thầu của doanh nghiệp.
Thành phần của một bản dự toán công trình
Bảng khối lượng công việc (BOQ)
BOQ – Bill of Quantities là phần quan trọng nhất trong bản dự toán, thể hiện toàn bộ danh sách công việc cần thực hiện, kèm khối lượng cụ thể cho từng hạng mục.
Bản dịch BOQ cần:
Chuẩn xác từng đơn vị đo lường (m³, m², m, kg, v.v.)
Sắp xếp logic và đồng bộ với bản vẽ kỹ thuật
Đảm bảo các chú thích và ký hiệu không bị dịch sai hoặc bỏ sót
Bảng đơn giá vật liệu, nhân công, máy móc
Bảng đơn giá là phần tính toán chi phí theo từng yếu tố cấu thành công trình:
Đơn giá vật liệu xây dựng: Xi măng, thép, gạch, cát…
Đơn giá nhân công: Theo cấp bậc thợ, thời gian thực hiện
Đơn giá máy móc thiết bị: Chi phí thuê hoặc khấu hao máy móc thi công
Bản dịch tiếng Anh của bảng đơn giá cần đúng từ chuyên ngành (ví dụ: “unit price of rebar”, “masonry labor cost”, “excavator rental rate”) để tránh nhầm lẫn.
Chi phí dự phòng và các khoản chi phí khác
Dự toán công trình thường kèm theo các khoản mục:
Chi phí dự phòng rủi ro (Contingency costs)
Chi phí quản lý dự án, bảo hiểm, kiểm định, môi trường
Chi phí không lường trước
Những mục này thường được diễn giải chi tiết trong phần cuối của dự toán. Khi dịch, cần chú ý thuật ngữ tài chính – pháp lý, tránh cách dịch “word by word” gây khó hiểu.
Tổng hợp dự toán và xác định giá gói thầu
Phần cuối cùng là bảng tổng hợp, bao gồm:
Tổng chi phí xây dựng
Thuế VAT
Chi phí khác nếu có
Tổng giá trị gói thầu bằng chữ và số
Khi dịch phần này, cần giữ nguyên cách trình bày, biểu mẫu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Ngoài ra, giá trị bằng chữ (tiếng Anh) phải chính xác tuyệt đối để tránh rủi ro pháp lý trong hợp đồng.
Những khó khăn khi dịch dự toán công trình
Dịch dự toán công trình không đơn thuần là chuyển ngữ từ tiếng Việt sang tiếng Anh, mà là quá trình đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật, tài chính và luật đấu thầu. Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất mà các đơn vị dịch thuật thường gặp phải:
Thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu
Dự toán công trình sử dụng rất nhiều thuật ngữ kỹ thuật đặc thù trong các lĩnh vực như: xây dựng dân dụng, cơ điện, hạ tầng, nước sạch, PCCC… Các cụm từ như “bê tông cốt thép mác 300”, “ép cọc ly tâm D300”, hay “cáp đồng XLPE 3×95+1×50” đòi hỏi người dịch phải hiểu bản chất kỹ thuật, không thể dịch bằng từ điển thông thường. Nếu không nắm rõ, bản dịch sẽ trở nên sai lệch hoặc khó hiểu với bên mời thầu.
Chuyển đổi đơn vị đo lường, định mức
Tại Việt Nam, hệ đo lường sử dụng chủ yếu là hệ mét, trong khi nhiều nước phương Tây dùng hệ inch, feet, hay yard. Ngoài ra, định mức dự toán cũng khác biệt, ví dụ “m3 bê tông thương phẩm”, “100m2 trát tường”… Việc chuyển đổi đơn vị đo lường và giữ nguyên nội dung kỹ thuật là bài toán lớn khi dịch sang tiếng Anh.
Dịch số liệu không sai lệch
Số liệu trong dự toán là cơ sở để tính toán tổng mức đầu tư, quyết định lựa chọn nhà thầu. Vì vậy, nếu dịch sai khối lượng, đơn giá, hoặc thứ tự bảng biểu, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thầu. Người dịch cần cẩn trọng tuyệt đối, kiểm tra chéo nhiều lần để đảm bảo độ chính xác.
Trình bày chuẩn bảng biểu kỹ thuật
Một khó khăn phổ biến là định dạng lại các bảng Excel, Word hoặc PDF sao cho vừa dịch đúng vừa giữ nguyên bố cục bảng biểu gốc. Bảng B.O.Q có thể dài hàng trăm dòng, đòi hỏi người dịch phải thành thạo xử lý kỹ thuật văn bản để đảm bảo bản dịch rõ ràng, khoa học và dễ đối chiếu với bản gốc.
Quy trình dịch tiếng Anh dự toán công trình chuyên nghiệp
Để đảm bảo bản dịch dự toán công trình chính xác, rõ ràng và đạt yêu cầu nộp thầu, cần tuân thủ quy trình dịch chuyên nghiệp với các bước rõ ràng như sau:
Tiếp nhận và đánh giá file dự toán
Bước đầu tiên là tiếp nhận đầy đủ các file dự toán từ khách hàng (có thể ở định dạng Excel, Word, hoặc PDF scan). Bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra cấu trúc file, mức độ chuyên môn kỹ thuật, cũng như các yêu cầu cụ thể từ chủ đầu tư (ví dụ: bản song ngữ, dùng thuật ngữ FIDIC…).
Nếu dự toán đi kèm với bản vẽ hoặc mô tả thi công, thì cũng cần tổng hợp để hiểu toàn diện nội dung.
Phân công dịch giả chuyên ngành xây dựng
Tài liệu sẽ được giao cho dịch giả có chuyên môn sâu về kỹ thuật xây dựng – cơ điện – hạ tầng và từng xử lý hồ sơ dự toán công trình. Ưu tiên người có kinh nghiệm dịch BOQ, dự toán vốn nhà nước, ODA, EPC…
Bên cạnh đó, dự án thường có thêm biên tập viên kỹ thuật và người kiểm tra cuối (QA) để rà soát.
Dịch, kiểm tra số liệu và định dạng
Dịch giả sẽ dịch từng dòng bảng khối lượng, đảm bảo thuật ngữ chính xác, giữ nguyên định dạng số học, đơn giá và tổng cộng. Đồng thời phải giữ cấu trúc bảng biểu giống với bản gốc để thuận tiện đối chiếu.
Sau đó, QA sẽ kiểm tra lại toàn bộ số liệu, cách diễn đạt và bố cục. Tất cả những đơn vị như m2, m3, kg… sẽ được thống nhất cách viết theo tiêu chuẩn quốc tế.
Bàn giao file Word/Excel/PDF đúng chuẩn
Cuối cùng, bản dịch sẽ được bàn giao theo đúng định dạng yêu cầu ban đầu: Excel, Word, hoặc PDF có thể in ký. Nếu khách hàng cần bản song ngữ hoặc định dạng biểu mẫu theo mẫu chủ đầu tư, đội ngũ kỹ thuật sẽ hỗ trợ xử lý thêm.
Khách hàng sẽ nhận được bản dịch chuẩn xác, rõ ràng, sẵn sàng nộp kèm hồ sơ dự thầu, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị dịch dự toán công trình uy tín
Việc dịch dự toán công trình không thể giao cho những đơn vị dịch thuật thông thường, bởi tài liệu này đòi hỏi độ chính xác cao về kỹ thuật, khối lượng, đơn giá và cấu trúc bảng biểu. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng đơn vị dịch uy tín:
Có kinh nghiệm dịch thuật chuyên ngành xây dựng
Đơn vị dịch thuật cần có kinh nghiệm thực tế với hồ sơ dự toán, B.O.Q, bảng khối lượng trong ngành xây dựng, cơ điện, hạ tầng, công nghiệp… Việc sử dụng đúng thuật ngữ chuyên ngành như “unit rate”, “contingency”, “structural work” là cực kỳ quan trọng, tránh gây hiểu lầm hoặc sai lệch trong quá trình chấm thầu.
Có quy trình kiểm duyệt chặt chẽ
Dịch dự toán công trình không chỉ cần người dịch giỏi, mà còn cần có quy trình kiểm tra nội bộ nhiều bước: hiệu đính số liệu, đối chiếu bảng biểu, xác minh công thức tính… Những lỗi nhỏ như lệch dòng, sai định dạng đơn vị (VND – USD), hay lỗi ngữ pháp có thể làm mất điểm khi nộp hồ sơ.
Giao hàng nhanh, đúng thời hạn
Đa phần hồ sơ thầu có thời gian nộp gấp. Vì vậy, đơn vị dịch cần đảm bảo tiến độ nhanh chóng nhưng không làm giảm chất lượng. Các đơn vị uy tín thường có đội ngũ sẵn sàng làm việc ngoài giờ, hoặc chia nhóm xử lý các phần công việc chuyên biệt (pháp lý – kỹ thuật – tài chính).
Cam kết bảo mật tuyệt đối
Dự toán công trình chứa thông tin nhạy cảm về giá cả, khối lượng thi công, thiết kế… Nếu bị rò rỉ có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho nhà thầu. Do đó, đơn vị dịch thuật phải có cam kết bảo mật bằng văn bản (NDA), cùng hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn.
Báo giá dịch dự toán công trình sang tiếng Anh
Chi phí dịch thuật dự toán công trình có thể thay đổi tùy vào độ dài tài liệu, yêu cầu định dạng và thời gian hoàn thành. Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá:
Báo giá theo số từ hoặc số dòng
Thông thường, bảng giá sẽ được tính dựa trên số từ gốc (tiếng Việt) hoặc số dòng tiêu chuẩn (tương đương 250 từ/dòng). Các file Word, Excel hay PDF đều có thể được phân tích để xác định khối lượng dịch chính xác. Một số đơn vị có báo giá trọn gói nếu khách hàng cung cấp trước toàn bộ hồ sơ.
Chi phí dịch gấp – dịch công chứng
Nếu khách hàng cần dịch gấp trong 24–48h hoặc yêu cầu dịch công chứng tư pháp, mức giá sẽ cao hơn so với thông thường. Tuy nhiên, đây là phương án cần thiết nếu hồ sơ nộp cho các gói thầu quốc tế hoặc phải qua kiểm duyệt pháp lý.
Ưu đãi cho khách hàng doanh nghiệp
Nhiều đơn vị cung cấp ưu đãi đặc biệt cho khách hàng doanh nghiệp, nhà thầu lâu năm, như: chiết khấu theo số lượng hồ sơ, hỗ trợ hiệu đính miễn phí, lưu trữ hồ sơ dài hạn… Đây là lợi thế giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian cho những công ty thường xuyên tham gia thầu.
Tham khảo: Dịch tiếng Anh hồ sơ thầu công trình chuyên nghiệp, đúng chuẩn kỹ thuật
Những lỗi thường gặp khi dịch tiếng Anh dự toán công trình
Dự toán công trình là tài liệu có tính kỹ thuật và tài chính cao, bao gồm nhiều bảng biểu, đơn giá, định mức, khối lượng và mô tả công việc chi tiết. Việc dịch tiếng Anh dự toán đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối về thuật ngữ, định dạng và cách trình bày. Tuy nhiên, nếu không được thực hiện bởi người có chuyên môn, bản dịch rất dễ mắc phải những lỗi nghiêm trọng dưới đây:
Dịch sai thuật ngữ hoặc đơn giá
Một lỗi thường gặp là sử dụng từ ngữ thông thường thay cho thuật ngữ kỹ thuật chuyên ngành. Ví dụ, “vữa xi măng cát” bị dịch thành cement and sand paste thay vì cement mortar, hoặc “đơn giá nhân công” được dịch sai thành price of workers thay vì labor unit price. Ngoài ra, nhầm lẫn giữa đơn giá và tổng giá trị dễ gây hiểu sai nghiêm trọng về chi phí đầu tư, ảnh hưởng đến tính khả thi của hồ sơ thầu.
Sai đơn vị tính hoặc thứ tự bảng biểu
Đơn vị tính là yếu tố rất dễ bị dịch sai hoặc bỏ sót, chẳng hạn như m3, kg, tấn, bộ, cái… Nếu không chuyển đổi hợp lý sang đơn vị quốc tế (ví dụ: cái → unit, bộ → set), đối tác có thể không hiểu đúng nội dung. Bên cạnh đó, việc sắp xếp thứ tự các bảng không đúng logic ban đầu, không giữ được cấu trúc bảng biểu gốc sẽ làm cho tài liệu trở nên rối rắm, thiếu chuyên nghiệp.
Không đồng nhất giữa các bảng dữ liệu
Một bộ dự toán công trình thường có nhiều bảng biểu liên quan mật thiết với nhau như bảng khối lượng, bảng đơn giá, bảng tổng hợp chi phí… Nếu bản dịch không đồng nhất tên hạng mục, mã hiệu hoặc đơn vị tính giữa các bảng, sẽ dẫn đến sai lệch nội dung, khó kiểm tra chéo, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính chính xác và uy tín của hồ sơ dự thầu.
Thiếu bản hiệu đính chuyên môn
Nhiều bản dịch bỏ qua bước hiệu đính kỹ thuật bởi người am hiểu xây dựng, dẫn đến lỗi khó phát hiện như dùng sai tên vật liệu, nhầm tên biện pháp thi công hoặc sai sót về cách tính toán khối lượng. Việc không có sự tham gia của chuyên gia kỹ thuật trong quá trình rà soát dễ làm giảm giá trị sử dụng của bản dịch, hoặc khiến chủ đầu tư nghi ngờ năng lực của nhà thầu.
Câu hỏi thường gặp về dịch dự toán công trình
Trong quá trình dịch dự toán công trình sang tiếng Anh, khách hàng thường có nhiều thắc mắc liên quan đến thời gian, định dạng, kiểm tra kỹ thuật và pháp lý. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất được tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế.
Dịch dự toán mất bao lâu?
Thời gian dịch phụ thuộc vào độ dài và độ phức tạp của bảng dự toán. Trung bình:
Tài liệu 5–10 trang A4 (Excel): 1–2 ngày làm việc
Tài liệu 20–50 trang: 3–5 ngày làm việc
Tài liệu gấp: Có thể hoàn thành trong vòng 24 giờ với phụ phí
Các đơn vị dịch chuyên nghiệp thường cam kết đúng deadline và hỗ trợ hiệu đính miễn phí sau khi giao file.
Có hỗ trợ định dạng file Excel không?
Có. Hầu hết hồ sơ dự toán được lập bằng Excel (xls/xlsx), nên các đơn vị dịch sẽ:
Dịch trực tiếp trên file gốc, giữ nguyên công thức và định dạng
Phân biệt rõ phần nội dung cần dịch và phần số liệu
Hỗ trợ chuẩn hóa bố cục, dễ đọc – dễ in – dễ trình bày
Dịch có đi kèm kiểm tra kỹ thuật không?
Một số đơn vị có đội ngũ chuyên viên kỹ thuật song ngữ sẽ hỗ trợ:
Kiểm tra tính logic, thuật ngữ chuyên ngành
Soát lỗi liên quan đến đơn vị, định mức, mô tả công việc
Hiệu đính theo phản hồi từ chủ đầu tư hoặc đối tác
Tuy nhiên, dịch vụ này có thể tính phí riêng hoặc chỉ áp dụng cho khách hàng trọn gói.
Có dịch công chứng hay nộp cho đối tác không?
Có. Nếu hồ sơ dự toán cần sử dụng trong đấu thầu quốc tế hoặc trình nộp cho cơ quan nước ngoài, bạn có thể yêu cầu:
Dịch công chứng tại Phòng Tư pháp hoặc văn phòng công chứng được ủy quyền
Đóng dấu pháp lý song ngữ
In ấn – đóng file – giao hồ sơ hoàn chỉnh theo yêu cầu đối tác
Dịch tiếng Anh dự toán công trình là bước chuyển ngữ đòi hỏi không chỉ kỹ năng ngôn ngữ mà còn cả kiến thức chuyên ngành và sự tỉ mỉ trong từng chi tiết kỹ thuật. Việc lựa chọn một đơn vị dịch thuật uy tín, chuyên sâu về xây dựng sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo độ tin cậy của hồ sơ trong mắt đối tác nước ngoài. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ thầu quốc tế, hãy bắt đầu bằng việc đầu tư cho bản dịch dự toán – vì đó là nền tảng của mọi con số thành công.
