Nội dung chính
Dịch tiếng Anh hồ sơ thầu công trình là bước cực kỳ quan trọng trong quá trình tham gia đấu thầu quốc tế. Đây không chỉ đơn thuần là dịch văn bản, mà còn là dịch chuyên ngành mang tính kỹ thuật cao – đòi hỏi kiến thức sâu rộng về xây dựng, pháp lý và quy trình đấu thầu. Hiện nay, nhiều nhà thầu Việt Nam đang mở rộng cơ hội hợp tác với các đối tác nước ngoài, vì vậy việc chuẩn bị một bộ hồ sơ thầu được dịch sang tiếng Anh chuyên nghiệp, chính xác, đúng chuẩn kỹ thuật là điều kiện tiên quyết để tạo ấn tượng và nâng cao cơ hội trúng thầu.
Tổng quan về dịch tiếng Anh hồ sơ thầu công trình
Hồ sơ thầu công trình bao gồm những gì?
Hồ sơ thầu công trình là tập hợp các tài liệu kỹ thuật, pháp lý, tài chính… được nhà thầu lập ra để tham gia đấu thầu một dự án xây dựng hoặc kỹ thuật. Tùy theo từng gói thầu mà hồ sơ có thể bao gồm:
Thư mời thầu hoặc hồ sơ mời thầu
Thuyết minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu
Báo giá, dự toán công trình
Bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ thi công
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Bản cam kết tiến độ, nhân sự, máy móc
Hợp đồng mẫu, điều kiện hợp đồng
Đối với các dự án có yếu tố nước ngoài, đặc biệt là các gói thầu quốc tế hoặc do nhà đầu tư FDI tổ chức, việc dịch toàn bộ hồ sơ này sang tiếng Anh là yêu cầu bắt buộc.
Vì sao cần dịch sang tiếng Anh?
Tham gia gói thầu quốc tế: Nhà thầu phải thể hiện rõ năng lực, kỹ thuật và tài chính bằng ngôn ngữ mà bên mời thầu yêu cầu – thường là tiếng Anh.
Thuyết phục đối tác nước ngoài: Một bản dịch tốt giúp truyền đạt chính xác năng lực, tăng cơ hội trúng thầu.
Tuân thủ yêu cầu pháp lý: Một số hồ sơ cần được dịch công chứng để nộp cho cơ quan quản lý dự án có yếu tố nước ngoài.
Yêu cầu đặc thù trong dịch thuật hồ sơ kỹ thuật
Dịch thuật hồ sơ thầu không đơn giản là chuyển ngữ, mà đòi hỏi:
Kiến thức chuyên sâu về xây dựng, kỹ thuật, pháp lý, tài chính
Từ vựng chuyên ngành chính xác: Ví dụ như thuật ngữ về kết cấu, vật liệu, biện pháp thi công, điều kiện hợp đồng FIDIC, v.v.
Bố cục – định dạng chuẩn: Đảm bảo bản dịch tương đồng về cấu trúc, hình thức với bản gốc.
Tính bảo mật: Hồ sơ thầu chứa thông tin chiến lược nên yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt.
Quy trình dịch hồ sơ thầu sang tiếng Anh
Tiếp nhận và phân tích hồ sơ thầu
Bước đầu tiên là tiếp nhận file hồ sơ thầu từ khách hàng qua email hoặc bản in. Đội ngũ chuyên viên sẽ:
Rà soát các thành phần trong hồ sơ
Đánh giá độ khó, số lượng trang, lĩnh vực chuyên ngành
Xác định định dạng trình bày, yêu cầu bảo mật
Việc phân tích kỹ giúp đảm bảo tiến độ, chất lượng dịch thuật và tránh sai sót sau này.
Phân công biên dịch viên theo chuyên ngành
Dịch hồ sơ thầu cần đội ngũ chuyên môn cao. Tùy theo nội dung hồ sơ, dự án sẽ được giao cho biên dịch viên chuyên ngành như:
Xây dựng – Kiến trúc
Kỹ thuật cơ khí – điện – nước
Tài chính – dự toán – pháp lý
Điều này giúp đảm bảo thuật ngữ chuyên ngành được dùng chính xác và dễ hiểu với người bản ngữ.
Dịch, hiệu đính và trình bày chuẩn format
Dịch lần 1: Biên dịch viên thực hiện bản dịch sát nghĩa, đúng ngữ pháp.
Biên tập – hiệu đính: Người kiểm duyệt khác sẽ rà lỗi, điều chỉnh thuật ngữ, phong cách viết.
Trình bày: File dịch được trình bày chuẩn định dạng theo yêu cầu, đảm bảo trùng cấu trúc với bản gốc (có thể sử dụng phần mềm AutoCAD, PDF editor, MS Word/Excel…).
Trong nhiều trường hợp, khách hàng cần bản dịch công chứng hoặc bản in màu, có chữ ký – mộc đỏ để nộp cho chủ đầu tư.
Giao file bản mềm, bản in theo yêu cầu
Sau khi hoàn thiện, đơn vị dịch thuật sẽ bàn giao:
Bản mềm file Word, Excel, PDF
Bản in màu kèm chữ ký và dấu tròn (nếu yêu cầu công chứng)
Biên bản bàn giao, hóa đơn tài chính
Khách hàng có thể nhận file qua email hoặc nhận bản in tận nơi tùy theo nhu cầu. Dịch vụ chuyên nghiệp luôn đi kèm với chính sách bảo mật tuyệt đối và cam kết chỉnh sửa nếu có sai sót.
Những tài liệu thường được dịch trong hồ sơ thầu công trình
Khi tham gia đấu thầu các dự án có yếu tố nước ngoài hoặc do các tổ chức quốc tế, nhà đầu tư FDI mời thầu, việc dịch hồ sơ thầu công trình sang tiếng Anh là bắt buộc để đảm bảo nhà thầu được đánh giá đúng năng lực. Bộ hồ sơ thầu thường bao gồm nhiều loại tài liệu mang tính pháp lý, kỹ thuật và tài chính, trong đó có 4 nhóm chính cần dịch chuẩn xác và chuyên nghiệp như sau:
Hồ sơ năng lực công ty
Hồ sơ năng lực (Company Profile hoặc Capability Statement) là phần không thể thiếu để chứng minh tư cách, năng lực và kinh nghiệm của đơn vị dự thầu. Tài liệu này thường bao gồm:
Thông tin giới thiệu doanh nghiệp (năm thành lập, lĩnh vực hoạt động, quy mô nhân sự)
Dự án đã thực hiện tương tự
Chứng chỉ hành nghề, chứng nhận ISO, hệ thống quản lý chất lượng
Báo cáo tài chính trong các năm gần nhất
Việc dịch hồ sơ năng lực đòi hỏi ngôn ngữ trang trọng, chuẩn thuật ngữ ngành, đồng thời phải trình bày mạch lạc, logic để tạo ấn tượng tốt với chủ đầu tư.
Hồ sơ pháp lý, giấy phép
Các tài liệu pháp lý xác nhận tư cách pháp nhân và khả năng hoạt động hợp pháp của nhà thầu, bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)
Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (MST)
Giấy phép xây dựng, chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng
Giấy ủy quyền, hợp đồng nguyên tắc với các đối tác
Đây là phần quan trọng để chứng minh năng lực pháp lý, nên bản dịch cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về thuật ngữ pháp luật. Dịch sai có thể khiến hồ sơ bị loại.
Bản vẽ, biện pháp thi công, tiến độ
Tài liệu kỹ thuật chiếm tỷ trọng lớn và có độ phức tạp cao, thường bao gồm:
Bản vẽ thiết kế chi tiết
Thuyết minh biện pháp thi công
Sơ đồ tổ chức thi công
Tiến độ thi công (biểu đồ Gantt hoặc bảng chi tiết)
Việc dịch các nội dung này cần người thành thạo thuật ngữ chuyên ngành xây dựng, hiểu rõ quy trình và tiêu chuẩn kỹ thuật quốc tế. Sự sai lệch nhỏ trong mô tả có thể gây hiểu lầm nghiêm trọng.
Dự toán, bảng khối lượng, B.O.Q
Đây là phần tài chính kỹ thuật gồm:
Bảng khối lượng công việc (Bill of Quantities – B.O.Q)
Dự toán chi tiết (dự kiến chi phí nhân công, vật liệu, máy móc)
Các đơn giá xây dựng, chi phí chung và lợi nhuận dự kiến
Tài liệu này yêu cầu dịch chính xác về con số, đơn vị tính, và cách diễn giải, vì đây là căn cứ để đánh giá giá trị đề xuất và so sánh giữa các nhà thầu. Bản dịch cần rõ ràng, logic, không sai sót để tránh bị loại vì lý do tài chính.
Lưu ý khi dịch thuật hồ sơ thầu công trình
Việc dịch thuật hồ sơ thầu công trình không chỉ đơn thuần là chuyển đổi ngôn ngữ mà còn là quá trình đòi hỏi sự chính xác cao về chuyên ngành, pháp lý và định dạng kỹ thuật. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ để đảm bảo hồ sơ được dịch chuẩn xác và đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu.
Sử dụng đúng thuật ngữ chuyên ngành
Một trong những yếu tố then chốt khi dịch hồ sơ thầu công trình là sử dụng chính xác các thuật ngữ chuyên ngành như: xây dựng, cơ điện (MEP), kết cấu, biện pháp thi công, an toàn lao động… Việc dùng sai hoặc dịch không đúng ngữ cảnh sẽ dẫn đến hiểu nhầm nghiêm trọng, làm giảm tính chuyên nghiệp của hồ sơ. Do đó, bản dịch cần được thực hiện bởi các phiên dịch viên có kiến thức chuyên môn kỹ thuật và kinh nghiệm thực tế trong ngành xây dựng.
Giữ nguyên cấu trúc và định dạng tài liệu
Hồ sơ thầu thường có bố cục chuẩn mực, chia thành nhiều phần: phần pháp lý, năng lực, kỹ thuật, tài chính… Khi dịch sang tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ khác), cần đảm bảo giữ đúng trình tự, tiêu đề, bảng biểu, sơ đồ như bản gốc. Điều này giúp người đọc dễ đối chiếu, so sánh và đánh giá tính đồng nhất giữa bản dịch và tài liệu gốc, tránh mất điểm không đáng có trong quá trình chấm thầu.
Đảm bảo độ bảo mật tuyệt đối
Hồ sơ thầu công trình thường chứa nhiều thông tin nội bộ, tài chính, chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp. Do đó, đơn vị dịch thuật phải cam kết bảo mật tuyệt đối, không tiết lộ nội dung tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu cần, doanh nghiệp nên yêu cầu ký biên bản cam kết bảo mật (NDA) để bảo vệ quyền lợi của mình.
Dịch công chứng hoặc có dấu pháp lý nếu cần
Một số gói thầu, đặc biệt là thầu quốc tế hoặc dự án sử dụng vốn ODA, có thể yêu cầu hồ sơ thầu phải được dịch công chứng hoặc có chứng thực pháp lý. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm việc với các văn phòng công chứng hợp pháp, hoặc đơn vị dịch thuật có hợp tác công chứng để đảm bảo hồ sơ đủ điều kiện hợp lệ về mặt pháp lý khi nộp cho bên mời thầu.
Tiêu chí chọn đơn vị dịch tiếng Anh hồ sơ thầu uy tín
Việc lựa chọn một đơn vị dịch tiếng Anh hồ sơ thầu uy tín đóng vai trò then chốt trong quá trình chuẩn bị tham gia đấu thầu quốc tế hoặc hợp tác với đối tác nước ngoài. Một bản dịch thiếu chính xác, dùng sai thuật ngữ kỹ thuật hay không tuân thủ thời hạn có thể làm mất điểm với chủ đầu tư, thậm chí khiến nhà thầu bị loại ngay từ vòng sơ tuyển. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp bạn nhận diện một đơn vị dịch thuật đáng tin cậy.
Có đội ngũ dịch chuyên ngành xây dựng
Dịch hồ sơ thầu công trình không chỉ đòi hỏi khả năng ngoại ngữ tốt mà còn yêu cầu hiểu sâu về thuật ngữ kỹ thuật, quy trình đấu thầu, kết cấu, vật liệu, biện pháp thi công… Đơn vị dịch uy tín cần sở hữu đội ngũ biên dịch viên hoặc cộng tác viên có chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, kỹ thuật. Kinh nghiệm xử lý các bộ hồ sơ tương tự trong quá khứ là một điểm cộng lớn, đảm bảo tính chuẩn xác về mặt nội dung lẫn ngôn ngữ chuyên ngành.
Cam kết đúng tiến độ và bảo mật
Hồ sơ thầu luôn có thời hạn nộp gắt gao. Vì vậy, đơn vị dịch thuật cần cam kết rõ ràng về thời gian hoàn thành, có quy trình kiểm soát chất lượng và hỗ trợ chỉnh sửa nhanh chóng. Ngoài ra, bảo mật thông tin cũng là yếu tố không thể bỏ qua. Một đơn vị dịch uy tín sẽ ký kết hợp đồng bảo mật (NDA) và có chính sách lưu trữ – xử lý dữ liệu an toàn, nhằm bảo vệ quyền lợi cho khách hàng.
Có bản mẫu, báo giá rõ ràng
Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ cung cấp bảng báo giá minh bạch, liệt kê rõ chi phí theo số trang, số từ hoặc độ phức tạp của tài liệu. Đồng thời, họ cũng thường có sẵn bản mẫu hồ sơ đã dịch để khách hàng tham khảo về chất lượng, định dạng, cách trình bày… Việc này giúp khách hàng đánh giá năng lực thực tế trước khi quyết định hợp tác.
Hỗ trợ hiệu đính, chỉnh sửa theo phản hồi
Sau khi nộp hồ sơ, chủ đầu tư hoặc đối tác nước ngoài có thể yêu cầu hiệu chỉnh một số nội dung. Đơn vị dịch uy tín sẽ hỗ trợ hiệu đính miễn phí hoặc với chi phí hợp lý, sẵn sàng điều chỉnh theo góp ý nhằm đảm bảo hồ sơ đạt yêu cầu tối đa. Họ cũng nên cung cấp bản dịch song ngữ để tiện so sánh, đối chiếu trong quá trình kiểm tra nội dung.
Tham khảo: Dịch vụ xin giấy phép trung tâm ngoại ngữ tại Cần Thơ
Báo giá dịch hồ sơ thầu công trình sang tiếng Anh
Dịch hồ sơ thầu công trình sang tiếng Anh là một công việc chuyên môn cao, đòi hỏi kiến thức sâu rộng về kỹ thuật, xây dựng và ngôn ngữ. Báo giá dịch vụ thường được tính theo số từ hoặc số trang, tùy thuộc vào độ phức tạp của tài liệu và yêu cầu của khách hàng.
Bảng giá theo số từ/trang
Thông thường, các đơn vị dịch thuật uy tín sẽ báo giá dựa trên đơn vị từ hoặc trang A4 với mức phí trung bình như sau:
Hạng mục Đơn giá (VNĐ)
Dịch hồ sơ kỹ thuật (theo từ) 150 – 250 VNĐ/từ
Dịch hồ sơ pháp lý (theo từ) 120 – 180 VNĐ/từ
Dịch trọn gói (theo trang) 120.000 – 180.000 VNĐ/trang
Lưu ý: Một trang A4 tiêu chuẩn được tính tương đương 300 – 350 từ.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí
Chi phí dịch hồ sơ thầu công trình có thể dao động tùy vào các yếu tố sau:
Chuyên ngành tài liệu: Hồ sơ có bản vẽ kỹ thuật, biện pháp thi công hay khối lượng thi công sẽ có giá cao hơn so với hồ sơ hành chính đơn giản.
Thời gian yêu cầu: Nếu cần gấp trong vòng 1 – 2 ngày, sẽ có phụ phí từ 20 – 40%.
Khối lượng hồ sơ: Càng nhiều tài liệu, đơn giá càng được chiết khấu theo số lượng.
Yêu cầu chứng thực, công chứng bản dịch: Sẽ cộng thêm 30.000 – 50.000 VNĐ/bản.
Ưu đãi cho khách hàng dịch trọn gói
Với những khách hàng cần dịch toàn bộ bộ hồ sơ thầu bao gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực, bản vẽ, B.O.Q và biện pháp thi công…, nhiều đơn vị cung cấp ưu đãi:
Chiết khấu 10 – 20% cho hồ sơ từ 30 trang trở lên
Tặng công chứng miễn phí cho 1 – 3 bộ
Hỗ trợ định dạng, trình bày đúng chuẩn hồ sơ thầu quốc tế
Quý khách nên liên hệ trực tiếp để được báo giá chính xác và phù hợp với yêu cầu từng hồ sơ cụ thể.
Câu hỏi thường gặp về dịch tiếng Anh hồ sơ thầu công trình
Dịch 1 bộ hồ sơ mất bao lâu?
Thời gian dịch một bộ hồ sơ thầu công trình phụ thuộc vào độ dài, mức độ chuyên ngành và yêu cầu về định dạng. Thông thường, với một hồ sơ tiêu chuẩn (từ 10 – 30 trang), thời gian hoàn thành dao động từ 2 – 5 ngày làm việc. Trong trường hợp có bản vẽ kỹ thuật, dự toán, hoặc thuật ngữ chuyên sâu, thời gian có thể kéo dài hơn để đảm bảo độ chính xác và tính chuyên môn.
Có cần dịch công chứng không?
Việc dịch công chứng hồ sơ thầu là không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng rất cần thiết nếu chủ đầu tư hoặc bên mời thầu yêu cầu chứng minh tính pháp lý của tài liệu dịch. Đặc biệt là các tài liệu như: giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính, hồ sơ pháp lý công ty, bản dịch công chứng giúp tăng độ tin cậy và đảm bảo tính pháp lý khi nộp hồ sơ ra nước ngoài hoặc đấu thầu với đối tác quốc tế.
Có thể yêu cầu dịch gấp được không?
Hoàn toàn có thể. Nhiều đơn vị dịch thuật cung cấp dịch vụ dịch gấp trong 24 – 48 giờ, thậm chí trong ngày đối với các tài liệu dưới 10 trang. Tuy nhiên, chi phí dịch gấp thường cao hơn từ 20% – 50% so với giá thông thường để đảm bảo nhân sự chuyên môn làm việc đúng tiến độ.
Đơn vị nào chuyên dịch hồ sơ thầu tại Việt Nam?
Một số đơn vị uy tín chuyên dịch hồ sơ thầu công trình tại Việt Nam bao gồm: Công ty Dịch thuật A2Z, Dịch thuật Chuyên Ngành 24h, Dịch thuật Expertrans Global, Dịch thuật Gia Minh… Các đơn vị này có đội ngũ biên dịch chuyên ngành xây dựng – kỹ thuật, am hiểu ngôn ngữ chuyên sâu và cung cấp dịch vụ trọn gói, từ dịch thuật đến công chứng và hiệu đính.
Dịch tiếng Anh hồ sơ thầu công trình không chỉ là chuyển ngữ, mà còn là quá trình chuyển tải kiến thức kỹ thuật từ tiếng Việt sang một ngôn ngữ toàn cầu một cách chính xác, chuyên nghiệp. Việc chọn đúng đơn vị dịch thuật sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro trong quá trình xét thầu. Hãy đầu tư đúng vào phần dịch thuật – vì đó là cánh cổng mở ra cơ hội hợp tác quốc tế.
