Kiểm toán nội bộ ngày nay không chỉ là yêu cầu đối với các doanh nghiệp lớn mà còn trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm soát rủi ro. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và quy định pháp lý thay đổi liên tục, kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ. Nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập, dẫn đến thiếu hụt hệ thống kiểm soát quan trọng. Việc triển khai kiểm toán nội bộ mang đến cái nhìn khách quan về quy trình vận hành và tài chính của doanh nghiệp. Đây là phương thức giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các sai sót để điều chỉnh. Gia Minh cung cấp giải pháp kiểm toán nội bộ chuyên nghiệp và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Kiểm toán nội bộ là gì? Vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp
Khái niệm kiểm toán nội bộ theo chuẩn mực
Theo chuẩn mực quốc tế về hành nghề kiểm toán nội bộ (IIA), kiểm toán nội bộ là một hoạt động đảm bảo và tư vấn độc lập, khách quan, được thiết kế để gia tăng giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức. Kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu thông qua việc áp dụng phương pháp tiếp cận có hệ thống, đánh giá và cải thiện hiệu quả của quản trị rủi ro, hệ thống kiểm soát nội bộ và quy trình quản trị.
Khác với kiểm toán độc lập (bên ngoài) chủ yếu tập trung vào báo cáo tài chính, kiểm toán nội bộ hoạt động bên trong doanh nghiệp, thường trực và gắn với nhiều mảng như: tài chính – kế toán, hoạt động, tuân thủ, công nghệ thông tin, quản trị rủi ro… Bộ phận kiểm toán nội bộ thường trực thuộc Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát để bảo đảm tính độc lập, không bị chi phối bởi Ban điều hành trong quá trình đánh giá.
Mục tiêu của kiểm toán nội bộ
Mục tiêu cốt lõi của kiểm toán nội bộ là đảm bảo và tư vấn. Về đảm bảo, kiểm toán nội bộ đánh giá xem hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro của doanh nghiệp có được thiết kế hợp lý, vận hành hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật, quy chế nội bộ hay không. Về tư vấn, kiểm toán nội bộ đề xuất khuyến nghị cải tiến quy trình, tối ưu nguồn lực, giảm thiểu rủi ro gian lận, thất thoát và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp cho Ban lãnh đạo và Hội đồng quản trị cái nhìn độc lập về “sức khỏe” hệ thống: điểm mạnh, điểm yếu, lỗ hổng và nguy cơ tiềm ẩn. Từ đó, doanh nghiệp có căn cứ để ra quyết định quản trị, điều chỉnh chiến lược, sắp xếp nguồn lực một cách kịp thời và chính xác hơn.
Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp hiện đại
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động, quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, rủi ro gian lận, thất thoát, sai sót trong vận hành rất dễ xảy ra nếu doanh nghiệp không có cơ chế giám sát nội bộ hiệu quả. Kiểm toán nội bộ chính là “tuyến phòng thủ” quan trọng thứ ba (sau tuyến vận hành và tuyến quản lý rủi ro – kiểm soát) trong mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại.
Sự hiện diện của kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp: nâng cao tính minh bạch, tăng niềm tin của cổ đông, nhà đầu tư, ngân hàng; hỗ trợ xây dựng văn hóa tuân thủ; phát hiện sớm sai phạm, gian lận, lỗ hổng quy trình trước khi chúng trở thành tổn thất lớn. Đối với các doanh nghiệp niêm yết, doanh nghiệp FDI, tập đoàn đa chi nhánh, kiểm toán nội bộ gần như là yêu cầu bắt buộc nếu muốn quản trị chuyên nghiệp, hướng tới phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.
Tham khảo: Dịch vụ kế toán thuế tại Cần Thơ
Hệ thống kiểm soát nội bộ và mối liên hệ với kiểm toán nội bộ
Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách, quy trình, quy định, cơ chế kiểm tra – giám sát được thiết kế nhằm đảm bảo: báo cáo tài chính đáng tin cậy, hoạt động hiệu quả, tài sản được bảo vệ và doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Theo khung COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ thường bao gồm 5 cấu phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin – truyền thông và giám sát.
Trong đó, môi trường kiểm soát thể hiện “tông từ trên xuống” – văn hóa liêm chính, kỷ luật, trách nhiệm của lãnh đạo; hoạt động kiểm soát là các quy trình cụ thể như phân nhiệm, phê duyệt, hạn mức, đối chiếu; thông tin – truyền thông bảo đảm dữ liệu được ghi nhận, báo cáo kịp thời; còn giám sát là việc đánh giá liên tục và định kỳ mức độ hiệu quả của toàn hệ thống. Tất cả các thành phần này phải vận hành đồng bộ thì kiểm soát nội bộ mới phát huy tác dụng.
Đánh giá rủi ro và kiểm soát quy trình
Đánh giá rủi ro là bước trung tâm trong xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp cần xác định các rủi ro trọng yếu trong từng mảng: tài chính (thất thoát tiền, sai lệch doanh thu – chi phí), hoạt động (gián đoạn sản xuất, lỗi chất lượng), tuân thủ (phạt thuế, vi phạm pháp luật), công nghệ (mất dữ liệu, tấn công mạng)… Sau đó, phân tích khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng để ưu tiên nguồn lực kiểm soát.
Trên cơ sở đó, các quy trình nghiệp vụ được thiết kế với những điểm kiểm soát trọng yếu: phân quyền, phê duyệt, hạn mức, đối chiếu, báo cáo… Ví dụ: quy trình mua hàng phải tách biệt giữa người đề nghị, người phê duyệt, người nhận hàng và kế toán thanh toán; quy trình bán hàng phải kiểm soát chặt chiết khấu, công nợ, hóa đơn. Việc đánh giá rủi ro và thiết lập kiểm soát phù hợp giúp giảm đáng kể gian lận, sai sót và tối ưu hiệu quả vận hành.
Vai trò của kiểm toán nội bộ trong việc giám sát hệ thống
Kiểm toán nội bộ là bộ phận đánh giá độc lập xem hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thiết kế đúng và vận hành hiệu quả hay chưa. Thay vì trực tiếp “làm kiểm soát”, kiểm toán nội bộ kiểm tra lại việc thực hiện của các phòng ban: quy trình có được tuân thủ không, có điểm nào bị bỏ qua, lạm quyền, thông đồng, vượt quy trình; có rủi ro mới phát sinh mà hệ thống chưa kịp cập nhật hay không.
Thông qua các cuộc kiểm toán theo kế hoạch dựa trên rủi ro (risk-based audit), kiểm toán nội bộ đưa ra các khuyến nghị cải tiến: bổ sung điểm kiểm soát, tăng phân quyền/kiểm soát chéo, siết chặt hoặc đơn giản hóa quy trình, ứng dụng công nghệ để giảm sai sót thủ công… Đồng thời, kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát, giúp cấp quản trị cao nhất có cái nhìn khách quan về sức khỏe hệ thống kiểm soát nội bộ. Chính mối liên hệ này tạo thành vòng tròn khép kín: thiết kế – vận hành – giám sát – cải tiến, giúp doanh nghiệp ngày càng vận hành an toàn và hiệu quả hơn.
Quy trình kiểm toán nội bộ theo chuẩn quốc tế & quy định Việt Nam
Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ
Theo thông lệ quốc tế (IIA, COSO) và quy định tại Việt Nam, kiểm toán nội bộ phải dựa trên rủi ro và gắn với chiến lược, mục tiêu của doanh nghiệp. Bước đầu tiên là xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ năm: bộ phận kiểm toán nội bộ phối hợp với Ban giám đốc, các phòng ban để nhận diện rủi ro tài chính, tuân thủ, vận hành, CNTT…; đánh giá mức độ ảnh hưởng, khả năng xảy ra và mức độ kiểm soát hiện có. Từ đó, lập ma trận rủi ro – kế hoạch kiểm toán, ưu tiên trước những mảng rủi ro cao, quy trình trọng yếu, đơn vị có doanh thu lớn hoặc có nhiều giao dịch bất thường.
Đối với từng cuộc kiểm toán cụ thể, kiểm toán nội bộ lập kế hoạch chi tiết: mục tiêu, phạm vi, chuẩn mực áp dụng, thời gian thực hiện, nhân sự tham gia, phương pháp kiểm tra, danh mục tài liệu cần cung cấp. Kế hoạch này thường được trình Ban Tổng giám đốc/Ủy ban Kiểm toán/Hội đồng quản trị phê duyệt trước khi triển khai, đảm bảo tính độc lập, khách quan và tránh xung đột lợi ích với các đơn vị được kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán – thu thập bằng chứng
Ở giai đoạn thực hiện, kiểm toán nội bộ tiến hành thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ, thích hợp thông qua nhiều kỹ thuật: phỏng vấn, quan sát thực tế, rà soát tài liệu, kiểm tra chọn mẫu chứng từ, thực hiện “walkthrough” quy trình, kiểm tra lại việc tính toán, đối chiếu chéo dữ liệu, phân tích xu hướng, so sánh với chuẩn ngành… Tùy tính chất cuộc kiểm toán, kiểm toán viên có thể tập trung vào kiểm soát then chốt (key controls) trong từng quy trình: mua hàng – thanh toán, bán hàng – thu tiền, quản lý kho, tài sản cố định, lương – nhân sự, hệ thống CNTT…
Trong suốt quá trình, kiểm toán viên phải ghi chép hồ sơ làm việc (working papers) rõ ràng, liên kết từng phát hiện với bằng chứng cụ thể: tài liệu, email, báo cáo, biên bản làm việc, file dữ liệu. Các phát hiện sơ bộ sẽ được trao đổi ngay với bộ phận được kiểm toán để làm rõ nguyên nhân, bối cảnh, tránh hiểu nhầm. Nguyên tắc là mọi kết luận, kiến nghị đưa vào báo cáo cuối cùng đều phải có bằng chứng đáng tin cậy và được xem xét, soát xét nội bộ bộ phận kiểm toán trước khi ban hành.
Lập báo cáo kiểm toán và theo dõi kiến nghị
Sau khi hoàn tất thu thập bằng chứng, kiểm toán nội bộ tiến hành tổng hợp phát hiện, đánh giá mức độ rủi ro còn tồn tại và xây dựng báo cáo kiểm toán. Báo cáo thường bao gồm: mục tiêu và phạm vi kiểm toán; tóm tắt kết luận chung; các điểm mạnh của hệ thống kiểm soát; các phát hiện chi tiết (mô tả sai sót/thiếu sót, nguyên nhân, rủi ro tiềm ẩn); kiến nghị khắc phục và đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện. Các phát hiện quan trọng thường được phân loại theo mức độ (cao – trung bình – thấp) để Ban lãnh đạo ưu tiên xử lý.
Trước khi phát hành chính thức, dự thảo báo cáo sẽ được thảo luận với đơn vị được kiểm toán để thống nhất về thực tế và tính khả thi của kiến nghị. Sau đó, kiểm toán nội bộ lập kế hoạch theo dõi thực hiện kiến nghị (follow-up): thống nhất thời hạn, người phụ trách, tiêu chí hoàn thành. Định kỳ, bộ phận kiểm toán sẽ rà soát, cập nhật tình trạng thực hiện, báo cáo lại cho Ban Tổng giám đốc/Ủy ban Kiểm toán/HĐQT. Nhờ đó, kiểm toán nội bộ không chỉ dừng ở việc “phát hiện sai sót” mà còn thúc đẩy cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro trong toàn doanh nghiệp.
Các loại kiểm toán nội bộ doanh nghiệp thường áp dụng
Kiểm toán tài chính
Kiểm toán tài chính nội bộ tập trung vào việc đánh giá tính trung thực, hợp lý và nhất quán của số liệu kế toán – tài chính; sự phù hợp của chính sách kế toán áp dụng với chuẩn mực và quy định hiện hành. Nội dung thường bao gồm: kiểm tra doanh thu, chi phí, lãi lỗ; đối chiếu công nợ phải thu – phải trả; kiểm tra quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; kiểm tra hàng tồn kho, tài sản cố định, trích khấu hao; rà soát các khoản dự phòng, phân bổ chi phí, ghi nhận doanh thu theo đúng nguyên tắc.
Mục tiêu là phát hiện sớm các sai sót trọng yếu, gian lận tiềm ẩn, chênh lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế, từ đó đưa ra kiến nghị để nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính nội bộ, tránh rủi ro khi làm việc với kiểm toán độc lập, ngân hàng, nhà đầu tư và cơ quan thuế. Kiểm toán tài chính nội bộ cũng giúp ban lãnh đạo có cái nhìn kịp thời và chính xác về sức khỏe tài chính doanh nghiệp.
Kiểm toán tuân thủ
Kiểm toán tuân thủ tập trung đánh giá việc doanh nghiệp có tuân thủ đúng pháp luật, quy chế nội bộ và các cam kết bên ngoài hay không. Đối tượng kiểm tra có thể là: tuân thủ luật thuế, lao động, bảo hiểm xã hội, an toàn vệ sinh lao động, môi trường; tuân thủ quy chế tài chính, quy trình phê duyệt chi tiêu, quy định về phân quyền ký duyệt; tuân thủ các chính sách đạo đức kinh doanh, chống xung đột lợi ích, chống rửa tiền, chống tham nhũng nội bộ…
Kiểm toán tuân thủ giúp phát hiện kịp thời những vi phạm hoặc nguy cơ vi phạm, tránh để đến khi cơ quan nhà nước kiểm tra mới phát hiện, gây thiệt hại về tài chính, uy tín, thậm chí trách nhiệm hình sự cho cá nhân liên quan. Đồng thời, kết quả kiểm toán tuân thủ là cơ sở để doanh nghiệp cập nhật, hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, đảm bảo vừa đúng luật, vừa phù hợp thực tiễn hoạt động.
Kiểm toán hoạt động & kiểm toán CNTT
Kiểm toán hoạt động tập trung vào việc đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực và kinh tế của các quy trình kinh doanh: mua hàng, sản xuất, logistics, bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý dự án… Thay vì chỉ kiểm tra “đúng – sai”, kiểm toán hoạt động xem xét liệu quy trình hiện tại có đang lãng phí nguồn lực, chồng chéo công đoạn, gây trì trệ hay tạo rủi ro không cần thiết. Kết quả kiểm toán sẽ đưa ra kiến nghị cải tiến quy trình, tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Kiểm toán CNTT (IT Audit) lại tập trung vào hệ thống công nghệ: hạ tầng mạng, máy chủ, phần mềm kế toán, ERP, CRM, hệ thống bảo mật, sao lưu dữ liệu… Mục tiêu là đánh giá tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và sẵn sàng của dữ liệu, khả năng phân quyền truy cập, phòng chống tấn công mạng, kế hoạch khôi phục sau sự cố. Trong bối cảnh chuyển đổi số, kiểm toán CNTT giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, lộ thông tin khách hàng, gián đoạn hệ thống – những rủi ro có thể gây thiệt hại rất lớn về tài chính và uy tín.
Dịch vụ kiểm toán nội bộ trọn gói tại Gia Minh
Phạm vi dịch vụ kiểm toán nội bộ của Gia Minh
Dịch vụ kiểm toán nội bộ trọn gói tại Gia Minh được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hoặc vận hành chức năng kiểm toán nội bộ chuyên nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa đủ nguồn lực lập hẳn một bộ phận riêng. Phạm vi dịch vụ bao gồm: tư vấn xây dựng chức năng, điều lệ, quy chế hoạt động kiểm toán nội bộ; lập kế hoạch kiểm toán năm dựa trên rủi ro; thực hiện các cuộc kiểm toán tài chính, tuân thủ, hoạt động, kiểm toán CNTT theo yêu cầu; rà soát hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro.
Ngoài ra, Gia Minh còn hỗ trợ doanh nghiệp đào tạo nhân sự, chuyển giao quy trình, mẫu biểu, checklists, giúp nội bộ doanh nghiệp dần chủ động hơn. Tùy nhu cầu, khách hàng có thể lựa chọn: thuê Gia Minh thực hiện toàn bộ chức năng kiểm toán nội bộ (outsourcing), hoặc mô hình kết hợp (co-sourcing), trong đó nhân sự nội bộ cùng tham gia để học hỏi và tiếp nhận dần.
Quy trình thực hiện tại doanh nghiệp
Quy trình kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp do Gia Minh thực hiện thường gồm các bước:
Khảo sát ban đầu & đánh giá rủi ro: tìm hiểu mô hình tổ chức, quy trình trọng yếu, hệ thống CNTT, yêu cầu của Ban lãnh đạo, từ đó xây dựng bản đồ rủi ro và kế hoạch kiểm toán.
Lập kế hoạch cuộc kiểm toán cụ thể: xác định phạm vi, mục tiêu, thời gian, quy trình kiểm toán chi tiết, danh mục tài liệu cần cung cấp; thông báo kế hoạch đến đơn vị được kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán tại chỗ hoặc kết hợp online: phỏng vấn, thu thập chứng từ, kiểm tra chọn mẫu, phân tích dữ liệu, walkthrough quy trình, đánh giá kiểm soát.
Thảo luận phát hiện sơ bộ và lập báo cáo: trao đổi với đơn vị được kiểm toán để làm rõ nguyên nhân, xây dựng kiến nghị khả thi; soạn báo cáo dự thảo và báo cáo chính thức gửi Ban lãnh đạo.
Theo dõi thực hiện kiến nghị: lập bảng theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành, báo cáo lại định kỳ.
Toàn bộ quy trình được thực hiện minh bạch, có hồ sơ làm việc đầy đủ, tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp.
Cam kết minh bạch – chính xác – bảo mật
Gia Minh cam kết triển khai dịch vụ kiểm toán nội bộ theo nguyên tắc độc lập, khách quan, bảo mật và hướng đến giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Mọi thông tin, dữ liệu, tài liệu doanh nghiệp cung cấp chỉ được sử dụng phục vụ mục đích kiểm toán, không tiết lộ cho bên thứ ba nếu không có sự chấp thuận bằng văn bản của khách hàng. Quy trình làm việc luôn có hợp đồng, phụ lục dịch vụ, báo giá rõ ràng, nêu cụ thể phạm vi công việc, số ngày công dự kiến, phương pháp thực hiện, nội dung báo cáo, chế độ báo cáo tiến độ.
Về chuyên môn, đội ngũ chuyên gia của Gia Minh có nền tảng kế toán – kiểm toán, tài chính, thuế, quản trị rủi ro, hệ thống nội bộ, có kinh nghiệm thực tế với nhiều loại hình doanh nghiệp: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, F&B, y tế, giáo dục… Nhờ đó, các kiến nghị trong báo cáo không chỉ dừng ở mức “phát hiện lỗi”, mà còn gợi ý giải pháp cải tiến quy trình, tối ưu nguồn lực, giảm rủi ro và chi phí. Gia Minh hướng tới việc trở thành “đối tác kiểm soát rủi ro” lâu dài, đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình phát triển và tái cấu trúc.
Kiểm toán nội bộ là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động. Khi thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống kiểm soát chặt chẽ, minh bạch và hiệu quả. Dịch vụ kiểm toán nội bộ của Gia Minh mang đến giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp mong muốn hoàn thiện quy trình nội bộ. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi cam kết mang đến các báo cáo khách quan và những khuyến nghị mang tính ứng dụng cao. Nhờ đó doanh nghiệp dễ dàng cải thiện hiệu suất và đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại. Hãy liên hệ Gia Minh để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.