Hồ sơ xin giấy phép phòng khám y học cổ truyền không nên được chuẩn bị theo cách gom giấy tờ rời rạc mà cần phân thành từng nhóm có liên quan trực tiếp với nhau. Nhân sự, địa điểm, trang thiết bị và phạm vi chuyên môn đều phải có sự thống nhất giữa hồ sơ và thực tế. Việc lập checklist trước khi hoàn thiện giúp chủ cơ sở dễ phát hiện phần còn thiếu và hạn chế sai sót khi chuẩn bị bộ tài liệu.
Hồ sơ xin giấy phép phòng khám y học cổ truyền sẽ dễ kiểm soát hơn khi được sắp xếp theo từng nhóm và rà soát lại trước khi hoàn thiện. Chủ cơ sở nên đặc biệt chú ý sự phù hợp giữa người hành nghề, phạm vi chuyên môn, phòng chức năng và thiết bị thực tế. Một bộ hồ sơ có cấu trúc rõ ràng giúp giảm nguy cơ thiếu tài liệu và thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện thủ tục.
