Học kế toán công ty marketing tại Cần Thơ

Học kế toán công ty marketing tại Cần Thơ giúp người học quản lý campaign, ngân sách media và công nợ theo từng khách hàng. Đây là mô hình cần phân biệt rõ tiền quảng cáo với doanh thu dịch vụ.

Một hợp đồng marketing tạo ra bao nhiêu nghiệp vụ kế toán?

Một hợp đồng marketing nhìn bên ngoài có thể chỉ gồm giá trị dịch vụ và thời hạn thực hiện, nhưng phía sau lại phát sinh rất nhiều nghiệp vụ. Từ khi agency nhận brief, báo giá, ký hợp đồng, nhận tiền ứng trước đến lúc triển khai quảng cáo, thuê freelancer, booking KOL, nghiệm thu và thu nốt công nợ, kế toán phải theo dõi liên tục.

Vì vậy, khi học kế toán công ty marketing tại Cần Thơ, người mới nên bắt đầu bằng một hợp đồng cụ thể. Đi hết vòng đời của hợp đồng sẽ giúp hiểu được mối quan hệ giữa doanh thu, tiền khách chuyển, chi phí chiến dịch, công nợ và lợi nhuận.

Từ lúc nhận brief đến khi ký hợp đồng phát sinh những chứng từ gì?

Brief của khách hàng giúp xác định phạm vi công việc, mục tiêu, thời gian và ngân sách dự kiến. Sau đó có thể xuất hiện báo giá, proposal, kế hoạch truyền thông, hợp đồng dịch vụ và các phụ lục mô tả hạng mục thực hiện.

Dưới góc độ kế toán, đây là nguồn dữ liệu giúp xác định giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán, thời gian cung cấp dịch vụ và trách nhiệm của từng bên. Kế toán nên tiếp cận hợp đồng ngay từ đầu thay vì chờ đến khi khách chuyển tiền mới bắt đầu theo dõi.

Tiền đặt cọc, thanh toán theo tiến độ và thanh toán sau nghiệm thu khác nhau thế nào?

Có hợp đồng yêu cầu khách ứng trước một tỷ lệ ngay sau khi ký, sau đó thanh toán theo các giai đoạn như hoàn thành nội dung, chạy quảng cáo hoặc nghiệm thu chiến dịch. Một số hợp đồng lại quy định khách chỉ thanh toán phần lớn giá trị sau khi hoàn thành công việc.

Kế toán cần lập lịch thanh toán theo hợp đồng để biết số phải thu, số đã nhận và số còn lại. Không nên chỉ theo dõi tổng số tiền khách đã chuyển vì sẽ khó phát hiện khoản nào đã quá hạn.

Vì sao kế toán marketing phải hiểu cách agency triển khai dự án?

Một campaign thường đi qua nhiều bộ phận như account, content, design, media, production và kế toán. Mỗi bộ phận có thể tạo ra một nhóm chi phí khác nhau.

Nếu không hiểu quy trình triển khai, kế toán khó xác định chi phí nào thuộc campaign nào, khoản nào là ngân sách của khách và khoản nào thực sự là chi phí vận hành của agency.

Một chiến dịch có thể liên quan đến bao nhiêu nhóm doanh thu và chi phí?

Một chiến dịch có thể đồng thời gồm phí quản trị quảng cáo, sáng tạo nội dung, thiết kế, quay video, booking KOL và nhiều dịch vụ khác. Chi phí phía sau cũng có thể gồm quảng cáo, freelancer, studio, nhân sự nội bộ và phần mềm.

Do đó, kế toán nên lập mã campaign ngay khi hợp đồng bắt đầu. Mọi khoản doanh thu và chi phí sau đó được gắn với mã này để cuối dự án có thể tính được kết quả thực tế.

Vẽ bản đồ doanh thu của công ty marketing trước khi học cách hạch toán

Công ty marketing thường không chỉ bán một loại dịch vụ. Một khách hàng có thể sử dụng đồng thời quảng cáo, content, thiết kế, SEO, website, KOL và tổ chức sự kiện.

Nếu kế toán gom toàn bộ vào một dòng doanh thu dịch vụ, doanh nghiệp sẽ biết tổng doanh thu nhưng không biết dịch vụ nào thực sự đang đóng góp tốt.

Doanh thu chạy quảng cáo, sáng tạo nội dung và quản trị fanpage

Dịch vụ quảng cáo có thể được tính theo phí cố định, tỷ lệ ngân sách hoặc gói dịch vụ. Content và quản trị fanpage lại thường được báo giá theo tháng hoặc số lượng sản phẩm nội dung.

Kế toán nên xây dựng mã doanh thu riêng cho từng nhóm. Khi lập báo cáo, doanh nghiệp có thể so sánh doanh thu quảng cáo với content hoặc social media.

Doanh thu thiết kế, quay phim, chụp ảnh và sản xuất video

Các dự án sản xuất thường có giá trị hợp đồng riêng và chi phí trực tiếp khá rõ như nhân sự sản xuất, studio, thiết bị, diễn viên hoặc hậu kỳ.

Tách riêng doanh thu production giúp kế toán tập hợp chi phí tương ứng và xác định một dự án quay video thực sự tạo ra bao nhiêu lợi nhuận.

Dịch vụ SEO, website, booking KOL và tổ chức sự kiện được theo dõi thế nào?

SEO thường kéo dài nhiều tháng, website có thể triển khai theo từng milestone, còn booking KOL và sự kiện lại có cấu trúc chi phí riêng. Vì vậy, mỗi nhóm nên được quản lý theo mã dịch vụ hoặc mã dự án.

Khi một hợp đồng bao gồm nhiều hạng mục, kế toán cần có dữ liệu chi tiết để phục vụ việc phân tích doanh thu và chi phí theo từng phần.

Vì sao cần tách doanh thu theo từng nhóm dịch vụ thay vì gom chung?

Giả sử agency có doanh thu 1 tỷ đồng trong tháng nhưng không tách dịch vụ thì người quản lý không biết phần nào đến từ Ads, SEO, content hay production.

Khi tách doanh thu và đặt cạnh chi phí tương ứng, doanh nghiệp có thể nhìn thấy dịch vụ nào có biên lợi nhuận tốt và dịch vụ nào tạo doanh thu cao nhưng tiêu tốn quá nhiều nguồn lực.

Tiền khách chuyển chưa chắc đã là toàn bộ doanh thu của chiến dịch

Một trong những điểm người mới dễ nhầm là lấy tiền khách chuyển trong tháng làm doanh thu của tháng. Trong marketing, khách có thể ứng trước trước khi campaign bắt đầu hoặc thanh toán cho chương trình kéo dài nhiều tháng.

Vì vậy, kế toán phải phân biệt dòng tiền với việc hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ.

Xử lý khoản khách hàng ứng trước trước khi triển khai dự án

Khi khách chuyển tiền trước, kế toán cần xác định khoản tiền thuộc hợp đồng và campaign nào, đồng thời theo dõi nghĩa vụ dịch vụ mà agency còn phải thực hiện.

Việc nhận được tiền không đồng nghĩa mọi trường hợp đều được đưa toàn bộ vào doanh thu ngay. Cách ghi nhận cần căn cứ bản chất giao dịch, tiến độ thực hiện và chính sách kế toán áp dụng.

Thanh toán theo từng milestone được ghi nhận ra sao?

Milestone có thể là hoàn thành kế hoạch, bàn giao bộ nhận diện, triển khai quảng cáo hoặc hoàn thành video. Mỗi giai đoạn có thể gắn với một tỷ lệ thanh toán.

Kế toán cần kết nối lịch thanh toán với tiến độ thực tế. Nhờ vậy có thể phân biệt số khách phải trả, số đã thu và tình trạng thực hiện của từng giai đoạn.

Khi nào chiến dịch đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu?

Kế toán cần căn cứ hợp đồng, mức độ hoàn thành dịch vụ, hồ sơ nghiệm thu hoặc các căn cứ phù hợp với bản chất giao dịch và chế độ kế toán áp dụng.

Không nên sử dụng một công thức duy nhất cho mọi hợp đồng marketing vì dự án chạy quảng cáo hàng tháng có đặc điểm khác dự án sản xuất video hoặc thiết kế website.

Theo dõi doanh thu chưa thực hiện để tránh ghi nhận sai kỳ

Với hợp đồng kéo dài, kế toán nên có bảng theo dõi tổng giá trị, số tiền đã thu, thời gian triển khai và phần dịch vụ còn phải thực hiện.

Bảng này đặc biệt hữu ích vào cuối tháng khi một campaign chưa kết thúc nhưng khách đã thanh toán phần lớn hoặc toàn bộ hợp đồng.

Một chiến dịch Facebook Ads có thể làm kế toán “đau đầu” ở những điểm nào?

Quảng cáo là nghiệp vụ đặc trưng của công ty marketing vì dòng tiền quảng cáo có thể rất lớn so với phí dịch vụ agency thực sự được hưởng.

Nếu kế toán không phân biệt ngân sách media và phí dịch vụ, doanh thu và chi phí quản trị có thể bị hiểu sai.

Phân biệt ngân sách quảng cáo của khách với phí dịch vụ agency

Ví dụ khách chuyển 110 triệu đồng gồm ngân sách quảng cáo và phí quản lý. Kế toán không nên mặc định toàn bộ 110 triệu đồng đều là doanh thu dịch vụ của agency.

Cần đọc hợp đồng để xác định bản chất từng khoản, quyền và nghĩa vụ của agency đối với ngân sách quảng cáo cũng như phần phí thực tế doanh nghiệp được hưởng.

Tiền nạp quảng cáo và chi phí thực chạy được đối chiếu thế nào?

Kế toán cần có dữ liệu ngân sách được duyệt, số đã nạp và chi phí quảng cáo thực tế phát sinh theo tài khoản hoặc campaign.

Cuối kỳ, ba nguồn dữ liệu được đối chiếu để xác định phần đã sử dụng và phần ngân sách còn lại. Đây cũng là cách phát hiện chiến dịch chi vượt kế hoạch.

Xử lý trường hợp agency ứng tiền quảng cáo trước cho khách

Có trường hợp campaign cần chạy ngay nhưng khách chưa chuyển ngân sách nên agency tạm ứng tiền để duy trì quảng cáo. Khi đó, kế toán phải theo dõi riêng khoản agency đã chi thay và quyền thu lại từ khách theo thỏa thuận.

Nếu không mở chi tiết, khoản ứng tiền rất dễ bị lẫn vào chi phí của agency và làm sai kết quả của campaign.

Lập bảng đối soát ngân sách – chi tiêu – số dư cuối chiến dịch

Một bảng đối soát nên thể hiện ngân sách khách duyệt, số tiền đã nhận, số đã nạp, chi phí quảng cáo thực tế và số còn lại cần xử lý.

Bảng này giúp account, media buyer và kế toán cùng sử dụng một nguồn dữ liệu khi kết thúc chiến dịch.

Google Ads, TikTok Ads và Meta Ads tạo ba dòng dữ liệu cần kiểm soát

Agency có thể chạy quảng cáo đồng thời trên nhiều nền tảng. Mỗi nền tảng lại có cơ chế billing, tài khoản quảng cáo và dữ liệu chi tiêu riêng.

Người học kế toán marketing cần biết cách đưa các nguồn dữ liệu khác nhau về cùng một hệ thống quản trị theo khách hàng và campaign.

Tập hợp chi phí theo từng nền tảng quảng cáo

Kế toán có thể mở mã chi phí Meta Ads, Google Ads, TikTok Ads và tiếp tục chi tiết theo campaign nếu cần.

Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp biết một khách đang tiêu ngân sách ở nền tảng nào và tổng chi phí media của từng chiến dịch.

Đối chiếu billing với số tiền thanh toán thực tế

Số tiền nền tảng ghi nhận, chứng từ billing và giao dịch thanh toán cần được đối chiếu định kỳ. Ngoài ra có thể xuất hiện khác biệt về thời điểm ghi nhận, tỷ giá hoặc phương thức thanh toán.

Người học cần tập thói quen tìm nguyên nhân chênh lệch thay vì chỉ điều chỉnh số liệu để làm cho tổng cuối tháng khớp.

Một tài khoản quảng cáo chạy cho nhiều khách hàng thì phân bổ thế nào?

Nếu cùng một tài khoản chạy nhiều campaign, kế toán không thể lấy tổng chi phí tài khoản đưa vào một khách hàng. Cần sử dụng dữ liệu campaign hoặc mã quảng cáo để tách chi phí.

Việc thiết lập mã ngay từ đầu giúp giảm đáng kể công việc phân bổ thủ công vào cuối tháng.

Kiểm soát chênh lệch giữa ngân sách cam kết và ngân sách thực chi

Ngân sách trong proposal hoặc hợp đồng là kế hoạch, còn số tiền nền tảng thực tế tiêu là dữ liệu phát sinh. Hai con số cần được so sánh thường xuyên.

Nếu chi tiêu vượt mức được duyệt, bộ phận phụ trách phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời thay vì đợi đến lúc nghiệm thu.

Booking KOL, KOC và influencer – khoản chi lớn nhưng chứng từ dễ thiếu

Booking người ảnh hưởng có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong một campaign. Tuy nhiên, đối tượng nhận tiền rất đa dạng, từ doanh nghiệp quản lý talent đến cá nhân trực tiếp thực hiện nội dung.

Vì vậy, kế toán nên tham gia kiểm tra hồ sơ trước khi thanh toán thay vì chỉ nhận đề nghị chuyển tiền từ bộ phận campaign.

Chi phí booking người ảnh hưởng được tập hợp theo chiến dịch thế nào?

Mỗi KOL hoặc KOC nên được gắn với campaign, nội dung phải thực hiện, giá booking và tình trạng hoàn thành.

Khi chiến dịch kết thúc, kế toán tổng hợp toàn bộ chi phí booking để tính chi phí thực tế thay vì để khoản này nằm chung trong nhóm quảng cáo.

Thanh toán cho cá nhân và doanh nghiệp cần theo dõi khác nhau ra sao?

Kế toán cần xác định rõ bên cung cấp dịch vụ là cá nhân hay tổ chức, hồ sơ hợp đồng, chứng từ thanh toán và nghĩa vụ liên quan theo quy định áp dụng.

Không nên chỉ dựa vào số tài khoản nhận tiền. Bản chất quan hệ và hồ sơ của bên cung cấp mới là căn cứ để xử lý.

Phân biệt tiền booking, phí agency và chi phí sản xuất nội dung

Một báo giá influencer có thể gồm tiền xuất hiện, chi phí sản xuất video và phí của đơn vị trung gian. Nếu gom chung, kế toán khó phân tích cấu trúc chi phí.

Tách từng thành phần giúp agency biết phần ngân sách thực tế dành cho người ảnh hưởng và phần dành cho sản xuất hoặc quản lý.

Xây dựng checklist chứng từ trước khi thanh toán KOL, KOC

Trước khi thanh toán, kế toán nên kiểm tra hợp đồng hoặc thỏa thuận, thông tin người nhận, nội dung công việc, căn cứ nghiệm thu và hồ sơ thanh toán phù hợp.

Checklist thống nhất giúp giảm tình trạng campaign đã kết thúc nhưng phòng kế toán vẫn phải đi tìm chứng từ từ nhiều bên.

Chi phí sản xuất content không chỉ có lương nhân viên

Một bài viết, bộ ảnh hoặc video hoàn chỉnh có thể sử dụng nguồn lực từ nhiều người và nhiều nhà cung cấp. Nếu chỉ tính lương nhân viên chính thức, agency sẽ đánh giá thấp giá thành dịch vụ.

Kế toán quản trị cần tập hợp đầy đủ những nguồn lực thực sự đã được sử dụng cho campaign.

Designer, content writer, editor và cameraman tạo ra những khoản chi nào?

Mỗi vị trí có thể tham gia một hoặc nhiều dự án trong tháng. Ngoài lương còn có thể phát sinh phụ cấp, thưởng dự án hoặc chi phí làm thêm theo chính sách doanh nghiệp.

Kế toán cần có dữ liệu về thời gian hoặc mức độ tham gia để phân bổ chi phí nhân sự hợp lý cho từng campaign.

Thuê freelancer được tập hợp chi phí theo dự án ra sao?

Freelancer có thể viết bài, thiết kế, quay phim, dựng video hoặc thực hiện một phần công việc chuyên môn. Ngay khi thuê, chi phí nên được gắn với mã dự án.

Khi nghiệm thu, kế toán kiểm tra khối lượng hoàn thành và hồ sơ trước khi xác định khoản phải thanh toán.

Studio, thiết bị, đạo cụ và địa điểm quay được tính vào đâu?

Nếu studio, thiết bị hoặc đạo cụ được thuê riêng cho một dự án, kế toán có thể tập hợp trực tiếp vào campaign đó phục vụ mục tiêu tính giá thành.

Trường hợp thiết bị của công ty được dùng cho nhiều dự án, chi phí liên quan có thể cần được phân bổ theo nguyên tắc quản trị phù hợp.

Phân bổ chi phí sản xuất cho từng chiến dịch để tính lợi nhuận thực

Sau khi tập hợp nhân sự, freelancer, studio, đạo cụ và hậu kỳ, kế toán có thể xác định tổng chi phí production của campaign.

Đặt số này cạnh doanh thu giúp doanh nghiệp biết một dự án video có thực sự sinh lời hay chỉ có giá trị hợp đồng lớn.

Một dự án marketing thực sự lời bao nhiêu sau khi trừ hết chi phí?

Doanh thu cao không phải chỉ tiêu duy nhất để đánh giá một hợp đồng marketing. Một dự án có thể sử dụng rất nhiều ngân sách media, nhân sự và nguồn lực thuê ngoài.

Muốn biết lợi nhuận, kế toán phải đưa toàn bộ doanh thu và chi phí liên quan về cùng một mã campaign.

Xác định doanh thu thực tế của từng hợp đồng

Kế toán cần căn cứ hợp đồng, phụ lục, tiến độ thực hiện và các tài liệu liên quan để xác định doanh thu của dự án theo chính sách kế toán áp dụng.

Đồng thời, doanh thu nên được chi tiết theo khách hàng, hợp đồng và loại dịch vụ để phục vụ báo cáo quản trị.

Tập hợp chi phí trực tiếp theo campaign

Các khoản quảng cáo, KOL, freelancer, production và chi phí phát sinh riêng cho campaign được gắn trực tiếp với dự án.

Càng nhiều khoản được xác định trực tiếp, báo cáo lợi nhuận campaign càng phản ánh sát thực tế và ít phụ thuộc vào phương pháp phân bổ.

Phân bổ lương, văn phòng và phần mềm vào từng dự án

Lương nhân sự dùng chung, tiền thuê văn phòng và subscription phục vụ nhiều khách hàng không thể luôn xác định trực tiếp.

Agency có thể xây dựng tiêu thức như giờ làm việc, doanh thu, số nhân sự tham gia hoặc phương pháp quản trị phù hợp và áp dụng nhất quán.

Tính biên lợi nhuận để biết dịch vụ nào đang mang lại hiệu quả cao

Sau khi xác định doanh thu và chi phí, doanh nghiệp có thể tính lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận theo campaign hoặc nhóm dịch vụ.

Chỉ tiêu này giúp phân biệt dịch vụ có doanh thu lớn với dịch vụ thực sự tạo mức đóng góp tốt cho agency.

Lương nhân viên marketing là bài toán khó khi một người chạy nhiều dự án

Một designer có thể làm cho năm khách hàng trong tháng, một content writer phụ trách nhiều fanpage và media buyer quản lý hàng chục campaign. Vì vậy, đưa toàn bộ lương của một người vào một dự án là không hợp lý.

Đây là lý do kế toán marketing cần có bảng phân bổ nguồn lực nhân sự.

Nhân viên content, design và ads tham gia nhiều chiến dịch cùng lúc

Agency nên có dữ liệu xác định nhân viên tham gia những dự án nào. Có thể sử dụng timesheet, task management hoặc dữ liệu quản trị nội bộ.

Kế toán dựa trên thông tin này để xác định tỷ lệ phân bổ chi phí nhân sự thay vì chia đều một cách máy móc.

Phân bổ tiền lương theo giờ làm việc hay theo doanh thu dự án?

Phân bổ theo giờ phản ánh nguồn lực thực tế tốt nếu doanh nghiệp có timesheet đáng tin cậy. Phân bổ theo doanh thu dễ thực hiện hơn nhưng chưa chắc phản ánh đúng mức độ sử dụng nhân sự.

Agency nên lựa chọn tiêu thức phù hợp với khả năng thu thập dữ liệu và mục tiêu báo cáo, sau đó áp dụng nhất quán.

Thưởng KPI và hoa hồng dự án được theo dõi thế nào?

Khoản thưởng cần gắn với chính sách KPI, kết quả dự án hoặc doanh thu theo quy định nội bộ. Kế toán nên lưu căn cứ tính thay vì chỉ nhận số tổng cuối tháng.

Nhờ đó, chi phí thưởng có thể được đưa về đúng campaign hoặc bộ phận tạo ra kết quả.

Xây dựng bảng phân bổ nhân sự để tính đúng giá thành dịch vụ

Bảng phân bổ có thể thể hiện nhân viên, tổng chi phí nhân sự, dự án tham gia, số giờ hoặc tỷ lệ phân bổ và chi phí của từng campaign.

Khi hoàn thành bảng này, agency có thể nhìn thấy những dự án đang sử dụng quá nhiều giờ nhân sự so với doanh thu.

Phần mềm và tài khoản online là nhóm chi phí đặc trưng của công ty marketing

Agency thường sử dụng nhiều công cụ trả phí như thiết kế, dựng video, SEO, quản lý công việc, lưu trữ dữ liệu và báo cáo. Mỗi khoản riêng lẻ có thể nhỏ nhưng tổng subscription hàng tháng có thể đáng kể.

Kế toán cần lập danh mục để vừa ghi nhận chi phí vừa hỗ trợ kiểm soát việc sử dụng.

Canva, Adobe, công cụ SEO và phần mềm quản lý được hạch toán ra sao?

Trước tiên cần xác định công cụ phục vụ hoạt động nào, thời hạn sử dụng và giá trị thanh toán. Sau đó kế toán xử lý theo bản chất khoản chi và chế độ kế toán áp dụng.

Đối với quản trị, nên phân nhóm phần mềm thiết kế, SEO, quản lý dự án và công cụ nội bộ để biết doanh nghiệp đang chi bao nhiêu cho công nghệ.

Tài khoản trả theo tháng và trả theo năm xử lý khác nhau thế nào?

Gói theo tháng thường gắn với từng kỳ sử dụng ngắn, trong khi gói trả trước cả năm liên quan đến nhiều tháng hoạt động.

Kế toán cần căn cứ thời gian hưởng lợi và chính sách kế toán để xác định cách ghi nhận hoặc phân bổ phù hợp, tránh đưa toàn bộ chi phí dài hạn vào một tháng không hợp lý.

Một phần mềm dùng chung cho nhiều khách hàng thì phân bổ chi phí ra sao?

Nếu phần mềm phục vụ nhiều campaign, agency có thể phân bổ theo số người dùng, dự án, doanh thu hoặc tiêu thức phù hợp.

Mục tiêu là đưa một phần hợp lý của chi phí công nghệ vào giá thành dịch vụ để báo cáo lợi nhuận không bị đánh giá quá cao.

Theo dõi subscription để tránh tiếp tục trả phí cho công cụ không còn sử dụng

Kế toán có thể lập bảng gồm tên công cụ, tài khoản sử dụng, chu kỳ thanh toán, ngày gia hạn và người phụ trách.

Định kỳ rà soát giúp phát hiện phần mềm không còn dùng nhưng thẻ ngân hàng vẫn bị trừ tiền tự động, từ đó giảm những khoản chi phí nhỏ nhưng kéo dài.

Freelancer và nhà cung cấp ngoài tạo ra một “mạng lưới công nợ” riêng

Agency thường không tự thực hiện toàn bộ campaign mà thuê studio, freelancer, production house, KOL hoặc các đơn vị truyền thông khác.

Điều này tạo ra nhiều khoản phải trả theo dự án và tiến độ khác nhau, đòi hỏi kế toán phải quản lý chi tiết.

Theo dõi chi phí thuê ngoài theo từng chiến dịch

Ngay khi ký hợp đồng hoặc đặt dịch vụ, nhà cung cấp cần được gắn với mã campaign tương ứng.

Khi phát sinh chi phí, kế toán có thể biết dự án nào đang sử dụng nhiều nguồn lực thuê ngoài và so sánh với ngân sách ban đầu.

Đặt cọc cho nhà cung cấp trước khi thực hiện dịch vụ

Studio hoặc freelancer có thể yêu cầu ứng trước trước khi triển khai. Khoản tiền này cần được theo dõi riêng cho đến khi dịch vụ được thực hiện và hồ sơ được hoàn thiện.

Nếu không theo dõi chi tiết, cuối tháng doanh nghiệp dễ bỏ sót các khoản đã chuyển tiền nhưng chưa nhận đủ sản phẩm hoặc chứng từ.

Nghiệm thu sản phẩm trước khi ghi nhận chi phí

Kế toán cần phối hợp với người phụ trách campaign để xác nhận công việc đã hoàn thành theo thỏa thuận trước khi xử lý hồ sơ thanh toán và chi phí phù hợp.

Đối với sản phẩm sáng tạo, bằng chứng hoàn thành có thể là file thiết kế, video, bài đăng, báo cáo hoặc biên bản nghiệm thu tùy hợp đồng.

Đối chiếu công nợ freelancer, studio và đơn vị truyền thông cuối tháng

Cuối tháng, kế toán lập danh sách số phải trả, số đã ứng, số đã thanh toán và phần còn lại của từng nhà cung cấp.

Việc đối chiếu theo campaign giúp tránh thanh toán trùng và bảo đảm các chi phí liên quan đến dự án đã được tập hợp đầy đủ.

Khách hàng marketing thường trả tiền theo tiến độ – kế toán kiểm soát công nợ thế nào?

Một dự án có thể hoàn thành phần lớn công việc nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán đúng hạn. Nếu agency tiếp tục bỏ tiền chạy quảng cáo và trả nhà cung cấp, áp lực dòng tiền sẽ tăng nhanh.

Vì vậy, quản lý công nợ khách hàng phải đi cùng quản lý tiến độ campaign.

Theo dõi công nợ theo hợp đồng và từng giai đoạn triển khai

Mỗi hợp đồng nên có lịch thanh toán thể hiện milestone, số phải thu, ngày đến hạn, số đã nhận và số còn thiếu.

Kế toán có thể lập báo cáo theo khách hàng hoặc campaign để biết ngay khoản nào sắp đến hạn và khoản nào đã quá hạn.

Khách chậm thanh toán nhưng chiến dịch vẫn phải chạy xử lý ra sao?

Kế toán cần cập nhật tình trạng công nợ và thông báo cho bộ phận phụ trách theo quy trình nội bộ. Việc có tiếp tục triển khai hay không phụ thuộc hợp đồng và quyết định của doanh nghiệp.

Điều quan trọng là chi phí tiếp tục phát sinh phải được theo dõi để người quản lý biết mức vốn agency đang phải bỏ ra cho khách hàng đó.

Đối chiếu biên bản nghiệm thu với hóa đơn và số tiền đã thu

Khi hoàn thành milestone, kế toán cần kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, tình trạng hóa đơn và khoản thanh toán tương ứng.

Ba nguồn dữ liệu này nên được liên kết với mã hợp đồng để cuối dự án có thể xác định nhanh phần đã hoàn thành, đã lập hóa đơn và đã thu tiền.

Xây dựng bảng cảnh báo công nợ để hạn chế dự án hoàn thành nhưng chưa thu được tiền

Báo cáo công nợ có thể phân loại khoản chưa đến hạn, quá hạn và tồn đọng lâu ngày. Đồng thời nên thể hiện nhân viên hoặc account phụ trách khách hàng.

Nhờ vậy, agency chủ động thu tiền thay vì đợi đến khi dự án kết thúc mới phát hiện phần lớn giá trị hợp đồng vẫn chưa thu được.

Học kế toán công ty marketing tại Cần Thơ bằng một campaign thực tế

Thay vì học từng chứng từ riêng lẻ, người học có thể nhận một campaign giả lập giống dữ liệu doanh nghiệp thật. Campaign bắt đầu từ hợp đồng, có ngân sách quảng cáo, nhân sự, freelancer và nhiều lần thanh toán.

Người học theo dõi toàn bộ quá trình cho đến khi nghiệm thu để hiểu cách dữ liệu vận hành đi vào kế toán.

Nhận hợp đồng và lập mã dự án để theo dõi riêng

Bước đầu tiên là đọc hợp đồng, xác định phạm vi dịch vụ, tổng giá trị, thời gian thực hiện và lịch thanh toán. Sau đó thiết lập mã campaign.

Tất cả doanh thu, chi phí, công nợ và chứng từ liên quan được gắn với mã này để tạo một bộ hồ sơ xuyên suốt.

Nhập ngân sách quảng cáo, chi phí content và booking

Người học nhận bảng media plan, hóa đơn hoặc dữ liệu quảng cáo, chi phí content, freelancer và booking KOL để phân loại.

Mục tiêu không chỉ là nhập đúng tài khoản mà còn phải xác định khoản chi thuộc campaign nào và có nằm trong ngân sách được duyệt hay không.

Theo dõi tiền khách ứng trước và các lần thanh toán

Từ hợp đồng, người học lập lịch phải thu và cập nhật từng giao dịch tiền về. Sau mỗi lần nhận tiền, công nợ được đối chiếu lại.

Qua bài tập này, người học hiểu rõ sự khác biệt giữa tiền thực nhận, số phải thu và doanh thu của dự án.

Hoàn thiện dữ liệu từ khi bắt đầu chiến dịch đến khi nghiệm thu

Cuối campaign, người học kiểm tra toàn bộ hợp đồng, doanh thu, ngân sách media, freelancer, KOL, nhân sự và tiền khách thanh toán.

Một campaign chỉ được coi là hoàn thiện về dữ liệu khi các khoản phát sinh đều có thể truy ngược đến hồ sơ và được giải thích rõ ràng.

Học cách phát hiện “campaign có doanh thu nhưng không có lợi nhuận”

Một campaign có giá trị hợp đồng lớn có thể khiến đội ngũ kinh doanh cảm thấy rất thành công. Nhưng nếu quảng cáo vượt ngân sách, freelancer phát sinh nhiều và nhân sự phải làm thêm liên tục, lợi nhuận thực tế có thể rất thấp.

Đây là lúc kế toán quản trị giúp agency nhìn thấy những vấn đề mà báo cáo doanh thu đơn thuần không thể hiện.

Đối chiếu ngân sách dự toán với chi phí thực tế

Ngay khi dự án bắt đầu, agency nên có ngân sách dự kiến cho ads, production, KOL, nhân sự và các khoản khác.

Cuối kỳ, kế toán đặt dự toán cạnh số thực tế để tính chênh lệch. Những nhóm vượt ngân sách cần được phân tích nguyên nhân.

Phát hiện chi phí ads vượt ngân sách được duyệt

Chi phí nền tảng nên được theo dõi thường xuyên thay vì chỉ tổng hợp sau khi campaign kết thúc.

Nếu ngân sách thực chạy vượt mức khách duyệt nhưng agency không thể thu thêm, phần vượt có nguy cơ trở thành chi phí làm giảm lợi nhuận của chính doanh nghiệp.

Nhận diện dự án dùng quá nhiều giờ nhân sự

Một hợp đồng có thể không phát sinh nhiều tiền thuê ngoài nhưng lại tiêu tốn hàng trăm giờ content, design và account.

Khi có bảng phân bổ nhân sự, kế toán sẽ nhìn thấy chi phí ẩn này và đánh giá được liệu mức giá agency đang báo cho khách có đủ bù nguồn lực hay không.

Xây dựng báo cáo lãi lỗ theo khách hàng và từng chiến dịch

Báo cáo nên thể hiện doanh thu, media hoặc khoản ngân sách liên quan theo bản chất giao dịch, chi phí thuê ngoài, nhân sự phân bổ, phần mềm và kết quả của từng campaign.

Tổng hợp nhiều campaign theo cùng khách hàng còn giúp agency nhận diện khách có doanh thu cao nhưng thường xuyên phát sinh quá nhiều chi phí hoặc công nợ kéo dài.

Đóng sổ một công ty marketing – bài thực hành cuối cùng của người học

Khóa sổ công ty marketing không đơn giản là kiểm tra tiền mặt và ngân hàng. Kế toán phải hoàn thiện doanh thu, campaign đang triển khai, công nợ khách hàng, nhà cung cấp, chi phí quảng cáo và các khoản nhân sự.

Đây là bước cuối để biến hàng nghìn dữ liệu vận hành thành báo cáo có giá trị cho người quản lý.

Tổng hợp doanh thu theo dịch vụ và theo khách hàng

Kế toán lập báo cáo doanh thu theo Ads, content, SEO, production, website, KOL hoặc các nhóm dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp.

Song song đó, doanh thu được tổng hợp theo khách hàng để xác định cơ cấu nguồn thu và mức độ phụ thuộc vào từng nhóm khách.

Hoàn thiện chi phí quảng cáo, nhân sự, freelancer và phần mềm

Trước khi chốt tháng, kế toán kiểm tra dữ liệu media, chi phí nhân sự phân bổ, công việc freelancer đã hoàn thành và các subscription liên quan.

Mục tiêu là những nguồn lực đã sử dụng cho campaign được phản ánh đầy đủ, hạn chế tình trạng doanh thu đã ghi nhận nhưng chi phí vẫn nằm ở tháng sau do chưa tập hợp.

Kiểm tra công nợ, tiền nhận trước và chi phí chưa thanh toán

Kế toán đối chiếu từng khách hàng để xác định số còn phải thu và các khoản đã nhận liên quan đến dịch vụ còn tiếp tục thực hiện. Đồng thời kiểm tra nhà cung cấp, freelancer và những khoản công ty còn phải thanh toán.

Mọi số dư cuối tháng nên có bảng chi tiết phía sau để có thể truy ngược đến hợp đồng, campaign hoặc nhà cung cấp cụ thể.

Đọc báo cáo để biết campaign, dịch vụ và khách hàng nào đang tạo lợi nhuận

Sau khi hoàn tất số liệu, người học không dừng lại ở việc in sổ mà phải biết đọc báo cáo. Cần so sánh doanh thu, chi phí trực tiếp, nguồn lực nhân sự và kết quả theo từng campaign, dịch vụ và khách hàng.

Đây cũng là mục tiêu quan trọng khi học kế toán công ty marketing tại Cần Thơ theo hướng thực hành: từ người biết nhập hóa đơn và hạch toán trở thành người hiểu một hợp đồng marketing kiếm tiền như thế nào, tiền đang nằm ở đâu, campaign tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực và phần lợi nhuận thực sự còn lại sau khi hoàn thành dự án.

Học kế toán công ty marketing tại Cần Thơ giúp kế toán kiểm soát lợi nhuận từng chiến dịch rõ hơn. Khi ngân sách và chi phí thuê ngoài được đối soát đầy đủ, số liệu sẽ phản ánh sát thực tế.