Thành lập công ty vận tải vật liệu xây dựng là bước khởi đầu quan trọng đối với cá nhân, tổ chức có nhu cầu cung cấp dịch vụ vận chuyển vật tư, nguyên liệu phục vụ các công trình dân dụng và công nghiệp. Đặc thù hàng hóa như cát, đá, gạch, xi măng, sắt thép thường có khối lượng lớn, yêu cầu phương tiện và phương án vận chuyển phù hợp. Vì vậy, bên cạnh thủ tục đăng ký doanh nghiệp, chủ đầu tư cần quan tâm đến ngành nghề kinh doanh, phương tiện, người điều khiển phương tiện và các điều kiện chuyên ngành liên quan. Chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đầy đủ thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành thuận lợi, hạn chế rủi ro và có cơ sở mở rộng hoạt động kinh doanh.
Vận tải vật liệu xây dựng là ngành logistics đặc thù vì hàng nặng, cồng kềnh và dễ phát sinh quá tải
Vận tải vật liệu xây dựng khác đáng kể so với vận chuyển hàng tiêu dùng thông thường. Hàng hóa thường có khối lượng lớn, kích thước dài, tải trọng cao hoặc tồn tại dưới dạng vật liệu rời. Chỉ cần lựa chọn sai loại phương tiện, xếp hàng không phù hợp hoặc không kiểm soát tải trọng, doanh nghiệp có thể vừa tăng chi phí vận chuyển vừa phát sinh rủi ro an toàn và vi phạm trong quá trình lưu thông.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng, vận tải không chỉ là một khâu hỗ trợ bán hàng. Chi phí giao hàng có thể quyết định trực tiếp biên lợi nhuận của từng đơn hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng phương án vận chuyển theo từng nhóm vật liệu, từng khoảng cách giao hàng và từng loại khách hàng thay vì áp dụng một cách tính chung cho toàn bộ hàng hóa.
Cát đá cần phương tiện khác xi măng
Cát, đá, sỏi và các loại vật liệu rời thường được vận chuyển bằng xe ben hoặc phương tiện có thùng hàng phù hợp với đặc tính đổ hàng trực tiếp tại công trình. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tải trọng thực tế vì đây là nhóm hàng dễ phát sinh tình trạng chở vượt tải nếu chỉ ước tính bằng thể tích thùng xe.
Khối lượng của cát còn có thể thay đổi tùy độ ẩm. Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý theo số mét khối mà không kiểm soát trọng lượng thực tế, tải trọng của phương tiện có thể vượt dự kiến.
Trong khi đó, xi măng đóng bao cần phương tiện có khả năng bảo vệ hàng khỏi mưa, nước và độ ẩm. Việc xếp bao cũng phải hạn chế rách vỡ, biến dạng hoặc đổ hàng trong quá trình di chuyển. Với xi măng rời phục vụ trạm trộn, doanh nghiệp lại cần loại phương tiện chuyên dụng hoàn toàn khác.
Do đó, doanh nghiệp kinh doanh nhiều nhóm vật liệu không nên mặc định một loại xe có thể tối ưu cho tất cả đơn hàng.
Sắt thép cần kiểm soát kích thước và chằng buộc
Sắt thép xây dựng có đặc điểm vừa nặng vừa dài. Các loại thép cây, thép hình, thép ống hoặc cấu kiện kim loại có thể vượt kích thước thùng xe thông thường nếu doanh nghiệp không tính toán ngay từ khâu nhận đơn.
Khi vận chuyển, hàng hóa cần được bố trí cân bằng trên phương tiện và chằng buộc chắc chắn. Nếu thép dịch chuyển khi xe phanh hoặc vào cua, nguy cơ mất an toàn rất lớn.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra chiều dài thực tế của từng loại thép trước khi điều xe. Một đơn hàng có trọng lượng không quá lớn nhưng chiều dài hàng hóa vượt khả năng phương tiện vẫn có thể gây khó khăn trong vận chuyển.
Với các đơn hàng thép có giá trị cao, doanh nghiệp nên tổ chức quy trình giao nhận rõ ràng về số bó, trọng lượng, quy cách và tình trạng hàng hóa để hạn chế tranh chấp khi giao đến công trình.
Gạch và thiết bị dễ vỡ cần cách xếp hàng riêng
Gạch, ngói, kính, thiết bị vệ sinh và nhiều loại vật liệu hoàn thiện dễ bị nứt, vỡ hoặc trầy xước trong quá trình vận chuyển. Với nhóm hàng này, tối ưu tải trọng không thể là mục tiêu duy nhất.
Doanh nghiệp cần quan tâm đến cách xếp lớp, kê đệm, khoảng cách giữa các kiện hàng và khả năng rung lắc trên đường. Những sản phẩm có bao bì hoặc pallet cần được cố định phù hợp để hạn chế xô lệch.
Đối với gạch ốp lát, đá trang trí hoặc thiết bị vệ sinh, chi phí hư hỏng có thể cao hơn phần lợi nhuận của cả chuyến hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên theo dõi tỷ lệ vỡ, hỏng theo từng tuyến và từng phương tiện để điều chỉnh phương án vận chuyển.
Vật liệu rời tạo rủi ro rơi vãi trên đường
Cát, đá, đất, phế liệu xây dựng và các loại vật liệu rời có nguy cơ rơi vãi hoặc phát tán bụi trong quá trình lưu thông. Đây không chỉ là vấn đề hao hụt hàng hóa mà còn liên quan trực tiếp đến an toàn giao thông và vệ sinh môi trường.
Doanh nghiệp cần kiểm soát lượng hàng trong thùng xe, biện pháp che phủ và tình trạng phương tiện trước khi xuất phát. Không nên xếp hàng cao vượt khả năng chứa thực tế chỉ để tăng sản lượng của một chuyến.
Ngoài ra, bùn đất hoặc vật liệu bám vào bánh xe sau khi ra khỏi khu vực khai thác, kho bãi hoặc công trường cũng cần được chú ý. Nếu không tổ chức tốt, hoạt động vận chuyển có thể gây ảnh hưởng đến khu vực xung quanh và làm tăng rủi ro xử lý vi phạm.
Chọn mô hình vận tải trước khi mua xe
Mua xe tải thường là khoản đầu tư lớn đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng. Chi phí không chỉ nằm ở giá mua xe mà còn bao gồm tài xế, nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm, bãi đỗ và chi phí quản lý đội xe.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định trước mình cần phương tiện để phục vụ hoạt động nội bộ hay muốn phát triển vận tải thành một nguồn doanh thu độc lập. Việc xác định sai mô hình có thể dẫn đến tình trạng mua xe nhưng khai thác không đủ công suất hoặc phát sinh thêm yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp chưa chuẩn bị.
Chỉ vận chuyển nội bộ cho công ty vật liệu
Đây là mô hình phù hợp với doanh nghiệp có lượng hàng bán tương đối ổn định và nhu cầu giao hàng thường xuyên. Xe chủ yếu phục vụ vận chuyển hàng từ kho đến khách hàng hoặc điều chuyển giữa các kho của chính doanh nghiệp.
Lợi thế lớn nhất là doanh nghiệp chủ động thời gian giao hàng và không phải phụ thuộc hoàn toàn vào nhà xe bên ngoài. Những đơn hàng gấp hoặc giao nhiều chuyến trong ngày cũng dễ tổ chức hơn.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tính toán kỹ tỷ lệ khai thác xe. Nếu số chuyến thực tế quá ít, chi phí khấu hao, tài xế và bảo dưỡng có thể khiến tự vận chuyển đắt hơn thuê ngoài.
Mô hình này phù hợp nhất khi doanh nghiệp đã có sản lượng bán hàng đủ ổn định để duy trì công suất phương tiện.
Kinh doanh vận tải cho khách hàng bên ngoài
Khi doanh nghiệp sử dụng phương tiện để nhận vận chuyển hàng hóa cho tổ chức hoặc cá nhân khác và thu tiền vận chuyển, hoạt động vận tải trở thành một mảng kinh doanh độc lập.
Lúc này, doanh nghiệp không chỉ quản lý đội xe để phục vụ hàng hóa của mình mà còn phải xây dựng quy trình nhận đơn vận chuyển, tính cước, điều xe, giao nhận và kiểm soát trách nhiệm đối với hàng hóa của khách.
Mô hình này có thể giúp tăng tỷ lệ khai thác phương tiện. Chẳng hạn, xe giao vật liệu đến một khu vực có thể nhận thêm chuyến hàng chiều về thay vì chạy rỗng.
Tuy nhiên, vận tải cho khách ngoài cũng làm tăng yêu cầu quản trị. Doanh nghiệp cần tính đúng giá thành từng chuyến để tránh tình trạng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận thấp do nhiên liệu, phí đường bộ và thời gian xe chờ quá lớn.
Kết hợp bán vật liệu và vận tải
Đây là mô hình phổ biến đối với doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng. Khách mua hàng có thể lựa chọn tự nhận tại kho hoặc yêu cầu doanh nghiệp giao đến công trình.
Doanh nghiệp cần xác định rõ chính sách giá. Có thể áp dụng giá vật liệu tại kho và tính riêng phí vận chuyển hoặc xây dựng giá giao tận nơi theo từng khu vực.
Việc tách được giá hàng hóa và chi phí giao hàng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả từng đơn hàng. Nếu doanh nghiệp áp dụng một mức giá giao trọn gói nhưng không tính khoảng cách và tải trọng, những đơn hàng ở xa có thể làm giảm mạnh biên lợi nhuận.
Doanh nghiệp cũng có thể xây dựng bảng giá giao hàng theo bán kính, tải trọng hoặc tuyến đường để bộ phận bán hàng có thể báo giá nhanh mà vẫn đảm bảo mức lợi nhuận tối thiểu.
Làm nhà vận chuyển chuyên tuyến cho nhà máy
Một mô hình khác là doanh nghiệp đầu tư đội xe để vận chuyển thường xuyên cho một hoặc một số nhà máy vật liệu xây dựng. Hàng hóa có thể là xi măng, thép, gạch, cấu kiện bê tông hoặc vật liệu đầu vào của nhà máy.
Ưu điểm của mô hình chuyên tuyến là sản lượng vận chuyển có thể ổn định hơn so với nhận từng đơn hàng nhỏ lẻ. Khi biết trước tuyến đường, loại hàng và tần suất giao, doanh nghiệp dễ tính toán số lượng phương tiện cần đầu tư.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến nguy cơ phụ thuộc vào một khách hàng lớn. Nếu phần lớn doanh thu vận tải đến từ một nhà máy, việc nhà máy giảm sản lượng hoặc thay đổi nhà vận chuyển có thể khiến đội xe bị dư công suất.
Trước khi mua xe theo mô hình này, doanh nghiệp nên tính toán sản lượng tối thiểu cần thiết để hòa vốn, số chuyến dự kiến mỗi tháng, thời gian xe chờ tại nhà máy, quãng đường chạy rỗng và khả năng tìm hàng chiều về. Khi các yếu tố này được xác định rõ, quyết định đầu tư phương tiện sẽ an toàn hơn và tránh tình trạng đội xe lớn nhưng doanh thu không đủ bù chi phí vận hành.
Ngành nghề công ty vận tải vật liệu xây dựng cần đăng ký đúng bản chất
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Nếu doanh nghiệp trực tiếp nhận vận chuyển sắt thép, xi măng, cát, đá, gạch, thiết bị xây dựng hoặc các loại vật liệu khác cho khách hàng thì ngành nghề cốt lõi cần phản ánh hoạt động vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
Điểm cần phân biệt là công ty có thực sự cung cấp dịch vụ vận tải cho khách hàng hay chỉ sử dụng xe để giao hàng của chính mình. Nếu doanh nghiệp nhận cước vận chuyển, ký hợp đồng vận tải, điều xe và chịu trách nhiệm giao hàng cho bên thuê thì hoạt động mang bản chất kinh doanh vận tải rõ hơn.
Trong ngành vật liệu xây dựng, phương tiện thường là xe tải, xe ben, xe đầu kéo hoặc phương tiện chuyên dùng tùy loại hàng. Do đó, ngay từ khi xây dựng mô hình kinh doanh, doanh nghiệp nên xác định nhóm khách hàng, tuyến vận chuyển, tải trọng hàng và loại phương tiện dự kiến sử dụng.
Việc đăng ký ngành nghề mới chỉ tạo cơ sở pháp lý ban đầu. Trước khi xe thực tế tham gia kinh doanh vận tải, doanh nghiệp còn phải tiếp tục rà soát các điều kiện chuyên ngành tương ứng.
Bốc xếp hàng hóa
Vận tải vật liệu xây dựng thường không kết thúc ở việc đưa hàng từ điểm A đến điểm B. Nhiều hợp đồng còn bao gồm nâng, hạ, bốc, dỡ hoặc đưa vật liệu vào vị trí tập kết tại công trình.
Nếu công ty thường xuyên cung cấp dịch vụ bốc xếp như một phần độc lập hoặc một phần của gói logistics, nên đăng ký thêm ngành nghề phù hợp với hoạt động này.
Đối với sắt thép, gạch, đá hoặc cấu kiện nặng, công ty có thể cần xe cẩu, xe nâng, thiết bị nâng hạ và nhân sự được tổ chức chuyên biệt. Khi đó, cần xây dựng quy trình an toàn rõ ràng vì rủi ro không chỉ nằm trên đường vận chuyển mà còn tập trung ở thời điểm nâng và hạ hàng.
Hợp đồng cũng nên xác định bên nào chịu trách nhiệm bốc hàng tại kho, bên nào chịu trách nhiệm dỡ hàng tại công trình và chi phí phát sinh nếu địa điểm giao hàng không đáp ứng điều kiện tiếp cận.
Kho bãi nếu có trung chuyển
Một số doanh nghiệp vận tải vật liệu không giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách mà đưa hàng về kho hoặc bãi trung chuyển trước khi phân tuyến giao tiếp.
Khi đó, cần phân biệt giữa việc doanh nghiệp chỉ có địa điểm đỗ xe với việc thực sự cung cấp hoặc khai thác dịch vụ kho bãi. Nếu hàng hóa được tiếp nhận, lưu giữ, phân loại và giao lại sau một khoảng thời gian thì hoạt động kho bãi trở thành một mắt xích đáng kể trong chuỗi vận hành.
Đối với vật liệu xây dựng, kho hoặc bãi trung chuyển phải phù hợp với từng loại hàng. Bãi cát đá có yêu cầu khác kho xi măng; kho thép khác kho sơn hoặc hóa chất xây dựng.
Ngoài đăng ký ngành nghề, doanh nghiệp cần rà soát địa điểm, PCCC, môi trường, giao thông ra vào và điều kiện lưu giữ thực tế. Không nên thuê một khu đất chỉ vì thuận tiện đỗ xe rồi mặc nhiên sử dụng làm bãi tập kết vật liệu quy mô lớn.
Bán buôn vật liệu nếu công ty đồng thời kinh doanh hàng
Có sự khác biệt quan trọng giữa doanh nghiệp chỉ vận chuyển vật liệu của khách và doanh nghiệp vừa mua vật liệu vừa bán lại cho khách rồi tổ chức giao hàng.
Nếu công ty đứng tên mua thép, xi măng, gạch hoặc vật liệu từ nhà cung cấp và bán lại cho nhà thầu, cửa hàng hoặc công trình thì cần đăng ký thêm ngành nghề bán buôn phù hợp.
Khi đó, doanh thu cũng cần được phân biệt giữa tiền bán hàng và tiền vận chuyển. Một hợp đồng có thể bao gồm cả giá vật liệu và phí giao hàng, nhưng kế toán phải phản ánh đúng bản chất giao dịch.
Mô hình “bán vật liệu + vận tải” có lợi thế vì công ty kiểm soát từ nguồn hàng đến giao nhận. Tuy nhiên, nó cũng làm tăng nhu cầu vốn, hàng tồn kho, công nợ và trách nhiệm đối với chất lượng sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ mình là đơn vị logistics hay là nhà thương mại có đội xe riêng.
Điều kiện kinh doanh vận tải phải tách khỏi thủ tục thành lập công ty
Doanh nghiệp được thành lập chưa có nghĩa mọi xe đã đủ điều kiện chạy dịch vụ
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp xác nhận sự tồn tại pháp lý của công ty và ngành nghề đã đăng ký, nhưng không đồng nghĩa tất cả phương tiện của doanh nghiệp mặc nhiên được đưa vào kinh doanh vận tải.
Trước khi khai thác xe, công ty cần tiếp tục rà soát các yêu cầu chuyên ngành áp dụng cho hoạt động vận tải, loại phương tiện và cách tổ chức kinh doanh thực tế.
Đây là điểm nhiều doanh nghiệp mới dễ nhầm. Công ty có thể đã đăng ký ngành vận tải nhưng nếu phương tiện, hồ sơ hoặc hệ thống quản lý chưa đáp ứng yêu cầu thì vẫn chưa nên tổ chức hoạt động như một đơn vị vận tải hoàn chỉnh.
Do đó, nên tách kế hoạch thành hai giai đoạn: giai đoạn một là thành lập pháp nhân và đăng ký ngành nghề; giai đoạn hai là hoàn thiện điều kiện để phương tiện thực tế tham gia kinh doanh.
Người điều hành vận tải
Khi tổ chức hoạt động vận tải chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần xác định rõ người chịu trách nhiệm điều hành. Người này không chỉ làm công việc hành chính mà còn đóng vai trò tổ chức phương tiện, tài xế, tuyến đường và xử lý các tình huống trong quá trình vận chuyển.
Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, người điều hành còn phải phối hợp chặt với kho và bộ phận kinh doanh. Nếu đơn hàng yêu cầu giao 20 tấn thép đến công trình vào một khung giờ cụ thể, việc chọn xe, bố trí tài xế và lịch bốc xếp phải được thực hiện đồng bộ.
Doanh nghiệp nên quy định rõ trách nhiệm của người điều hành đối với kế hoạch vận chuyển, hồ sơ phương tiện, lịch bảo dưỡng và việc theo dõi tuân thủ của lái xe.
Nếu quy mô đội xe tăng, vị trí này càng quan trọng vì một sai sót trong điều phối có thể khiến hàng giao trễ, phát sinh chi phí chờ hoặc ảnh hưởng tiến độ công trình của khách.
Phương tiện và hồ sơ xe
Mỗi phương tiện đưa vào khai thác cần có hồ sơ hợp lệ và phù hợp với mục đích sử dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra quyền sở hữu hoặc căn cứ sử dụng xe, đăng ký, kiểm định và các tài liệu khác theo quy định áp dụng.
Trong ngành vật liệu xây dựng, tải trọng là vấn đề đặc biệt quan trọng. Công ty không nên nhận đơn chỉ dựa trên khối lượng khách yêu cầu mà phải đối chiếu với khả năng chuyên chở hợp pháp của phương tiện.
Xe ben chở cát đá, xe tải chở xi măng hoặc xe đầu kéo chở thép có cách vận hành và rủi ro khác nhau. Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều loại xe, nên xây dựng hồ sơ quản lý theo từng phương tiện thay vì chỉ lưu giấy tờ rời rạc.
Cũng cần có kế hoạch bảo dưỡng và kiểm tra kỹ thuật định kỳ. Xe vật liệu thường hoạt động trong điều kiện tải trọng lớn, công trường bụi hoặc đường khó đi nên mức hao mòn có thể cao hơn phương tiện giao hàng nhẹ.
Thiết bị, nhận diện và quản lý theo quy định chuyên ngành
Tùy loại hình vận tải và quy định áp dụng tại từng thời điểm, phương tiện kinh doanh có thể phải đáp ứng các yêu cầu về thiết bị giám sát, nhận diện, quản lý dữ liệu hoặc các tiêu chuẩn vận hành chuyên ngành.
Doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra giấy tờ xe một lần khi mua phương tiện rồi bỏ qua việc quản lý trong quá trình sử dụng. Cần xây dựng hệ thống theo dõi phương tiện, tài xế, hành trình, bảo dưỡng và tình trạng hồ sơ.
Nếu quy định yêu cầu thiết bị hoặc dữ liệu phải được duy trì liên tục, doanh nghiệp cần phân công người kiểm tra thay vì chỉ lắp đặt để hoàn thành hồ sơ ban đầu.
Đối với công ty có nhiều xe, nên lập danh sách quản lý tập trung cho từng phương tiện gồm thời hạn đăng kiểm, bảo hiểm, hồ sơ chuyên ngành, người lái được phân công và lịch bảo dưỡng.
Cách tổ chức phù hợp là xem công ty vận tải vật liệu như một hệ thống gồm pháp nhân – phương tiện – người điều hành – lái xe – thiết bị quản lý – hợp đồng vận chuyển. Chỉ khi toàn bộ các mắt xích này được hoàn thiện đồng bộ thì doanh nghiệp mới có thể mở rộng đội xe mà không làm rủi ro pháp lý và vận hành tăng theo.
Vốn đầu tư đội xe nên tính theo tải trọng và tuyến đường
Xe ben
Xe ben thường phù hợp với doanh nghiệp vận chuyển vật liệu rời như cát, đá, đất, phế liệu xây dựng hoặc một số loại nguyên liệu phục vụ công trình. Khi tính vốn đầu tư, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá mua xe mà cần xác định tải trọng, loại hàng thường xuyên vận chuyển, địa hình và tuyến đường dự kiến khai thác.
Nếu chủ yếu chạy các tuyến ngắn từ mỏ, bãi tập kết hoặc trạm vật liệu đến công trình, xe ben có thể mang lại khả năng quay vòng chuyến nhanh. Ngược lại, nếu tuyến đường dài hoặc thường xuyên đi vào khu vực đô thị có hạn chế tải trọng, doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ loại phương tiện trước khi đầu tư.
Chi phí thực tế của một xe ben còn bao gồm đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm, nhiên liệu, lốp, bảo dưỡng, sửa chữa và tiền lương tài xế. Đối với đội xe hoạt động liên tục, các khoản này tạo thành chi phí vận hành rất lớn và cần được đưa vào phương án vốn ngay từ đầu.
Doanh nghiệp cũng nên tính hệ số sử dụng xe. Một chiếc xe mua mới nhưng chỉ hoạt động một số ngày trong tháng có thể tạo chi phí tài chính cao hơn phương án thuê phương tiện theo từng chuyến.
Xe tải thùng
Xe tải thùng phù hợp hơn với những loại vật liệu cần được bảo vệ, đóng kiện hoặc vận chuyển theo từng đơn hàng như xi măng bao, gạch, thiết bị vệ sinh, sơn, phụ kiện xây dựng và vật liệu hoàn thiện.
Khi lựa chọn xe, doanh nghiệp cần căn cứ đồng thời vào trọng lượng và thể tích hàng. Có loại hàng chưa đạt giới hạn tải trọng nhưng thùng xe đã hết diện tích, trong khi một số vật liệu khác rất nặng nhưng chiếm ít không gian.
Tuyến giao hàng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến lựa chọn tải trọng. Nếu doanh nghiệp thường xuyên giao vào khu dân cư, đường nhỏ hoặc khu vực có giới hạn phương tiện thì đội xe tải vừa và nhỏ có thể linh hoạt hơn xe tải lớn.
Đối với công ty phân phối vật liệu có nhiều khách hàng lẻ, việc sử dụng kết hợp nhiều tải trọng có thể hiệu quả hơn chỉ đầu tư một loại xe. Xe lớn phục vụ vận chuyển từ nhà cung cấp về kho, còn xe nhỏ dùng để giao hàng chặng cuối.
Ngoài vốn mua xe, cần tính thêm thiết bị hỗ trợ như bạt che, dụng cụ chằng buộc, xe đẩy, thiết bị nâng hạ hoặc các giải pháp bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Xe đầu kéo
Xe đầu kéo thường phù hợp khi doanh nghiệp vận chuyển khối lượng lớn trên tuyến dài, khai thác container hoặc chuyên chở vật liệu giữa cảng, nhà máy, kho trung tâm và các khu vực phân phối.
Mức đầu tư đối với xe đầu kéo thường lớn hơn đáng kể vì ngoài đầu kéo còn phải tính đến sơ mi rơ moóc, thiết bị đi kèm và chi phí vận hành.
Trước khi đầu tư, doanh nghiệp cần đánh giá sản lượng hàng đủ lớn và ổn định hay không. Nếu lượng hàng không thường xuyên, việc sở hữu đầu kéo có thể làm vốn bị khóa trong tài sản nhưng công suất sử dụng thấp.
Cần tính cả chiều đi và chiều về. Một tuyến có hàng đầy ở chiều đi nhưng xe thường xuyên chạy rỗng về sẽ làm chi phí vận chuyển bình quân tăng cao. Doanh nghiệp nên tìm khả năng kết hợp hàng hai chiều hoặc liên kết với các đơn vị khác để nâng hiệu suất khai thác.
Đối với công ty nhập khẩu vật liệu, đầu kéo có thể phù hợp nếu thường xuyên vận chuyển container từ cảng về kho. Tuy nhiên, cần so sánh tổng chi phí sở hữu với mức giá thuê vận tải trên thị trường trước khi quyết định.
Phương án thuê xe thay vì sở hữu
Không phải công ty vận tải hoặc công ty vật liệu xây dựng nào cũng cần sở hữu toàn bộ đội xe ngay từ đầu. Trong giai đoạn thị trường chưa ổn định, thuê xe hoặc hợp tác với nhà vận tải bên ngoài có thể giúp giảm nhu cầu vốn cố định.
Ưu điểm lớn nhất của thuê xe là doanh nghiệp chỉ phát sinh chi phí khi có nhu cầu vận chuyển. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có lượng hàng theo mùa hoặc khối lượng đơn hàng biến động mạnh.
Ngược lại, sở hữu xe giúp doanh nghiệp chủ động lịch giao hàng, kiểm soát chất lượng dịch vụ và giảm phụ thuộc vào nhà vận tải khi thị trường thiếu phương tiện.
Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình kết hợp: sở hữu một đội xe cơ bản để xử lý các tuyến thường xuyên và thuê thêm phương tiện khi đơn hàng tăng cao.
Khi so sánh hai phương án, cần tính tổng chi phí sở hữu gồm khấu hao, lãi vay, tài xế, nhiên liệu, sửa chữa, bảo hiểm và thời gian xe không hoạt động. Chỉ khi tổng lượng vận chuyển đủ lớn và ổn định thì việc sở hữu đội xe mới thực sự tạo lợi thế về chi phí.
Hồ sơ thành lập công ty vận tải vật liệu xây dựng
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Công ty vận tải vật liệu xây dựng trước hết cần hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo loại hình được lựa chọn như công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần.
Hồ sơ cần thể hiện các thông tin cơ bản về tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, thành viên hoặc cổ đông và người đại diện theo pháp luật.
Nếu công ty vừa vận tải vừa kinh doanh vật liệu thì hồ sơ nên được xây dựng theo cả hai nhóm hoạt động ngay từ đầu. Không nên chỉ đăng ký vận tải nếu doanh nghiệp thực tế còn mua xi măng, thép, cát đá hoặc các loại vật liệu khác về bán lại.
Tương tự, nếu doanh nghiệp chỉ vận chuyển vật liệu cho khách mà không trực tiếp mua bán hàng hóa thì cần phân biệt rõ doanh thu vận tải với doanh thu thương mại.
Sau khi có đăng ký doanh nghiệp, công ty còn phải rà soát các thủ tục và điều kiện chuyên ngành tương ứng với hoạt động kinh doanh vận tải thực tế. Việc có mã ngành vận tải trên hồ sơ doanh nghiệp không đồng nghĩa đã hoàn tất toàn bộ điều kiện để tổ chức kinh doanh vận tải.
Ngành nghề kinh doanh
Ngành nghề cần được lựa chọn theo mô hình thực tế của công ty. Nếu doanh nghiệp nhận vận chuyển cát, đá, thép, xi măng hoặc vật liệu khác cho khách hàng và thu cước thì nhóm ngành vận tải hàng hóa là nội dung trọng tâm.
Nếu công ty đồng thời có kho trung chuyển, bốc xếp hoặc cung cấp dịch vụ logistics, cần rà soát thêm các ngành liên quan thay vì chỉ đăng ký một ngành vận tải chung.
Trường hợp doanh nghiệp mua vật liệu từ nhà cung cấp rồi bán lại cho nhà thầu hoặc đại lý, cần đăng ký thêm các ngành bán buôn tương ứng. Nếu mở cửa hàng hoặc showroom bán trực tiếp cho người tiêu dùng thì tiếp tục xem xét nhóm bán lẻ.
Một mô hình có thể được thiết kế theo chuỗi: mua vật liệu – lưu kho – vận chuyển – bán buôn – bán lẻ – giao đến công trình. Ngành nghề nên bao phủ các mắt xích mà doanh nghiệp thực sự dự kiến khai thác.
Khi lựa chọn mã ngành, cần sử dụng hệ thống ngành kinh tế hiện hành tại thời điểm đăng ký và đọc kỹ phạm vi bao gồm, loại trừ của từng mã.
Địa chỉ và vốn
Trụ sở của công ty vận tải không nhất thiết phải là nơi đỗ toàn bộ phương tiện. Doanh nghiệp có thể đặt văn phòng điều hành tại một địa chỉ và tổ chức bãi xe, kho hoặc bãi tập kết tại địa điểm khác.
Tuy nhiên, từng địa điểm cần có căn cứ sử dụng hợp pháp và phù hợp với chức năng thực tế. Nếu bãi xe hoặc kho hoạt động thường xuyên tại một địa chỉ riêng thì doanh nghiệp cần rà soát hình thức đăng ký địa điểm phù hợp.
Đối với bãi xe, cần đánh giá diện tích, lối ra vào, khả năng quay đầu, ảnh hưởng đến khu dân cư và an toàn PCCC. Nếu đồng thời tập kết cát đá hoặc vật liệu rời thì còn phải chú ý đến bụi, nước mưa cuốn trôi vật liệu và tiếng ồn.
Vốn điều lệ không nên chỉ tính theo số lượng xe dự định mua. Doanh nghiệp còn cần vốn cho nhiên liệu, lương tài xế, bảo trì, bảo hiểm, phí đường bộ, kho bãi và khoảng thời gian chờ khách hàng thanh toán.
Đặc biệt với doanh nghiệp vận tải cho nhà thầu lớn, công nợ có thể kéo dài trong khi tiền dầu, tiền lương và sửa chữa phương tiện phải chi ngay. Vì vậy, một phần đáng kể nhu cầu vốn phải dành cho vốn lưu động.
Hồ sơ người đại diện
Người đại diện theo pháp luật cần được xác định rõ trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp. Thông tin họ tên, giấy tờ pháp lý, chức danh và các dữ liệu liên quan phải thống nhất trên toàn bộ bộ hồ sơ.
Đối với công ty vận tải vật liệu xây dựng, người đại diện thường phải xử lý nhiều loại giao dịch như hợp đồng vận tải, hợp đồng mua xe, thuê phương tiện, vay vốn, mua nhiên liệu và hợp đồng cung cấp vật liệu nếu công ty có thêm hoạt động thương mại.
Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn người có khả năng kiểm soát cả hoạt động vận hành lẫn nghĩa vụ tài chính. Người góp vốn lớn nhất không nhất thiết phải trực tiếp làm người đại diện nếu đã có một người khác phù hợp hơn để điều hành.
Sau khi thành lập, nên xây dựng quy chế phân quyền giữa người đại diện, giám đốc vận tải, điều hành xe và bộ phận kế toán. Không nên để một người đồng thời tự quyết giá cước, điều xe, xác nhận chuyến và phê duyệt thanh toán mà không có cơ chế kiểm soát.
Đối với những giao dịch lớn như mua thêm nhiều xe, vay ngân hàng, thế chấp phương tiện hoặc ký hợp đồng vận tải dài hạn có giá trị lớn, doanh nghiệp nên quy định cấp phê duyệt riêng để hạn chế rủi ro tài chính cho toàn công ty.
Bãi xe và điểm tập kết cần thiết kế cùng mạng lưới vận tải
Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng có đội xe riêng, bãi xe và điểm tập kết không nên được xem là hai hạng mục tách rời khỏi hoạt động kho. Nếu bố trí thiếu hợp lý, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm quãng đường rỗng, thời gian chờ, chi phí nhiên liệu và khó kiểm soát xe ra vào.
Cách tổ chức hiệu quả hơn là nhìn toàn bộ mạng lưới theo một chuỗi: kho hàng – bãi xe – điểm bốc xếp – tuyến giao hàng – điểm trả xe. Khi các vị trí này được bố trí hợp lý, doanh nghiệp vừa giảm chi phí vận tải vừa hạn chế rủi ro về an toàn, môi trường và giao thông.
Vị trí gần kho vật liệu
Bãi xe nên được bố trí gần kho trung tâm hoặc điểm tập kết chính nếu doanh nghiệp thường xuyên tự giao hàng.
Khoảng cách càng xa thì xe càng phải chạy không tải nhiều, làm tăng nhiên liệu, chi phí lái xe và thời gian giao hàng.
Đối với doanh nghiệp có nhiều kho, có thể cân nhắc bố trí đội xe theo từng khu vực thay vì tập trung toàn bộ tại một bãi duy nhất.
Ví dụ, kho phía Bắc thành phố phục vụ một nhóm tuyến giao hàng và kho phía Nam phục vụ nhóm tuyến khác. Cách chia này giúp giảm quãng đường quay đầu và tăng số chuyến có thể thực hiện trong ngày.
Tuy nhiên, địa điểm bãi xe vẫn phải được rà soát về quyền sử dụng mặt bằng, khả năng tiếp nhận phương tiện và ảnh hưởng đến khu vực xung quanh.
Lối ra vào phù hợp xe tải
Một bãi xe có diện tích lớn nhưng lối ra vào hẹp vẫn có thể gây khó khăn cho vận hành.
Doanh nghiệp cần kiểm tra chiều rộng đường, bán kính quay đầu, tải trọng tuyến đường và khả năng xe tải lớn ra vào vào các khung giờ thực tế.
Nếu sử dụng xe ben, xe tải nặng hoặc xe đầu kéo, khu vực quay đầu và chờ bốc hàng cần được tính toán riêng.
Không nên để xe phải lùi một quãng dài hoặc cắt ngang khu vực nhân viên thường xuyên di chuyển vì sẽ làm tăng nguy cơ tai nạn.
Nếu bãi xe nằm chung với kho, nên tách luồng xe vào nhận hàng và xe đã bốc xong rời khỏi kho để hạn chế ùn tắc.
Khu vực rửa và bảo dưỡng xe
Xe vận chuyển cát, đá, xi măng hoặc vật liệu rời thường bám nhiều bụi và đất sau mỗi chuyến.
Doanh nghiệp nên bố trí khu vực vệ sinh xe phù hợp thay vì rửa xe trực tiếp trên đường nội bộ hoặc khu vực bốc xếp.
Nếu có hoạt động bảo dưỡng, thay dầu hoặc sửa chữa tại bãi, cần tách khu vực này khỏi nơi lưu hàng và khu vực nhân viên làm việc thường xuyên.
Dầu nhớt, giẻ lau và chất thải phát sinh từ hoạt động bảo dưỡng cũng cần được quản lý phù hợp với tính chất của chất thải.
Doanh nghiệp nên xác định rõ bãi chỉ dùng để đỗ xe hay có thêm chức năng sửa chữa, bảo dưỡng vì phạm vi hoạt động khác nhau có thể làm phát sinh nghĩa vụ pháp lý khác nhau.
Quản lý tiếng ồn và nước thải
Bãi xe thường hoạt động từ sáng sớm hoặc tối muộn nên tiếng động cơ, còi xe và hoạt động bốc xếp có thể ảnh hưởng đến khu dân cư.
Do đó, vị trí bãi xe nên được đánh giá cả về khoảng cách với khu dân cư và thời gian hoạt động.
Nếu có khu rửa xe, nước thải không nên được xả trực tiếp ra khu vực xung quanh mà cần có giải pháp thu gom, lắng cặn hoặc xử lý phù hợp.
Đặc biệt với xe chở cát, đá hoặc xi măng, nước rửa có thể chứa lượng lớn bùn và chất rắn lơ lửng.
Khu vực bãi cũng nên có phương án thoát nước mưa để tránh cuốn đất, cát và dầu mỡ ra hệ thống thoát nước bên ngoài.
Tải trọng là rủi ro pháp lý và kinh tế lớn nhất
Trong vận tải vật liệu xây dựng, việc cố tăng khối lượng mỗi chuyến có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí trên một đơn vị hàng trong ngắn hạn nhưng lại tạo ra rủi ro lớn về xử phạt, an toàn và hao mòn phương tiện.
Do đó, tải trọng cần được quản lý như một chỉ tiêu kinh doanh chứ không chỉ là trách nhiệm của lái xe. Doanh nghiệp nên xây giá bán và giá cước dựa trên tải trọng hợp pháp ngay từ đầu thay vì dựa vào việc chở vượt mức để có lợi nhuận.
Không chạy theo doanh thu bằng chở quá tải
Một sai lầm phổ biến là cố chở thêm một vài tấn để giảm số chuyến và tăng doanh thu trên mỗi xe.
Cách làm này có thể làm chi phí trực tiếp giảm trong ngắn hạn nhưng đồng thời tăng nguy cơ bị xử lý vi phạm, hư hỏng xe và mất an toàn.
Xe thường xuyên chở nặng hơn mức cho phép cũng làm lốp, phanh, hệ thống treo và động cơ xuống cấp nhanh hơn.
Chi phí bảo dưỡng và thời gian xe phải nằm sửa chữa có thể lớn hơn khoản tiền tiết kiệm được từ việc giảm số chuyến.
Doanh nghiệp nên xây chỉ tiêu vận tải theo số chuyến hợp pháp và tỷ lệ sử dụng tải trọng thay vì thưởng nhân viên chỉ dựa trên khối lượng hàng đã giao.
Kiểm soát khối lượng vật liệu rời
Cát, đá và một số vật liệu rời khó kiểm đếm bằng số lượng đơn vị nên doanh nghiệp cần có phương pháp xác định khối lượng rõ ràng.
Nếu có cân xe, nên lưu phiếu cân trước và sau khi nhận hàng để xác định khối lượng thực tế.
Nếu tính theo thể tích, cần có cơ chế quy đổi và kiểm tra phù hợp với từng loại vật liệu.
Không nên chỉ dựa vào ước lượng của lái xe hoặc nhân viên bốc hàng.
Dữ liệu khối lượng cần được đối chiếu giữa phiếu xuất kho, phiếu cân, chứng từ giao hàng và đơn bán.
Việc kiểm soát này vừa giúp tránh quá tải vừa giúp doanh nghiệp phát hiện thiếu hụt hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Trách nhiệm của lái xe và doanh nghiệp
Kiểm soát tải trọng không nên được giao hoàn toàn cho lái xe.
Doanh nghiệp cần có quy trình từ khâu lập đơn hàng, tính khối lượng, phân xe đến kiểm tra trước khi phương tiện rời kho.
Lái xe có trách nhiệm vận hành phương tiện theo quy định, nhưng bộ phận kho và điều vận cũng phải bảo đảm không xếp lượng hàng vượt khả năng hợp pháp của xe.
Nếu đơn hàng vượt tải trọng của một chuyến, hệ thống nên tự động chia thành nhiều chuyến hoặc bố trí loại xe phù hợp hơn.
Doanh nghiệp cũng nên lưu dữ liệu về xe, tải trọng, tài xế và từng chuyến để có thể truy lại khi phát sinh sự cố.
Khi trách nhiệm được phân chia rõ, việc kiểm soát không phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân của từng lái xe.
Thiết kế giá cước dựa trên tải trọng hợp pháp
Giá cước cần được tính từ chi phí thực tế của một chuyến vận tải hợp pháp.
Doanh nghiệp nên tính nhiên liệu, lương lái xe, cầu đường, khấu hao, bảo dưỡng, thời gian chờ và tỷ lệ xe chạy rỗng.
Sau đó mới phân bổ chi phí cho số tấn hoặc số mét khối có thể vận chuyển hợp pháp.
Ví dụ, nếu một xe chỉ được phép chở một mức tải nhất định thì báo giá phải được xây trên mức đó, không nên giả định xe sẽ thường xuyên chở vượt để giảm đơn giá.
Với tuyến xa, doanh nghiệp có thể áp dụng giá theo tải trọng kết hợp khoảng cách. Với tuyến gần nhưng thường xuyên chờ bốc dỡ, nên tính thêm thời gian chờ để tránh lỗ.
Khi giá cước được xây trên tải trọng hợp pháp, doanh nghiệp sẽ dễ duy trì lợi nhuận ổn định hơn, đồng thời giảm áp lực buộc lái xe phải chở quá tải để đạt chỉ tiêu doanh thu.
Hợp đồng vận tải vật liệu cần quy định trách nhiệm tại điểm bốc và điểm dỡ
Vận tải vật liệu xây dựng có đặc thù khác hàng hóa thông thường vì nhiều loại hàng có khối lượng lớn, dễ rơi vãi, dễ vỡ hoặc cần thiết bị chuyên dụng để bốc dỡ. Nếu hợp đồng chỉ ghi tuyến đường, số lượng xe và đơn giá vận chuyển mà không làm rõ trách nhiệm tại điểm bốc và điểm dỡ thì rất dễ phát sinh tranh chấp.
Doanh nghiệp nên xác định rõ thời điểm đơn vị vận tải bắt đầu chịu trách nhiệm đối với hàng hóa, cách xác nhận khối lượng, điều kiện bốc dỡ, thời gian chờ và cách xử lý nếu hàng hóa thiếu hụt hoặc hư hỏng.
Ai chịu trách nhiệm cân hàng?
Đối với cát, đá, xi măng rời, thép, vật liệu san lấp hoặc hàng hóa tính theo trọng lượng, cân hàng là căn cứ quan trọng để xác định khối lượng vận chuyển và thanh toán.
Hợp đồng cần quy định cân tại điểm nào, sử dụng cân của bên nào và chứng từ nào được dùng làm căn cứ cuối cùng.
Ví dụ, nếu hàng được cân tại nhà máy trước khi xe xuất phát thì phiếu cân đầu nguồn có thể là căn cứ xác định khối lượng giao vận. Trường hợp công trình có cân riêng, hai bên cũng cần thống nhất cách xử lý khi số liệu giữa hai cân chênh lệch.
Không nên chỉ ghi chung rằng thanh toán “theo trọng lượng thực tế” nhưng không xác định cách đo trọng lượng đó.
Đối với vật liệu có khả năng thay đổi khối lượng do độ ẩm hoặc rơi vãi, hợp đồng càng cần quy định rõ mức dung sai và cách xử lý phần chênh lệch.
Ai bố trí thiết bị bốc dỡ?
Nhiều tranh chấp vận tải phát sinh vì xe đã đến nơi nhưng không có xe nâng, cẩu hoặc nhân công để bốc dỡ.
Hợp đồng cần xác định bên gửi hàng, bên nhận hàng hay đơn vị vận tải chịu trách nhiệm bố trí thiết bị tại từng đầu.
Ví dụ, thép cuộn hoặc cấu kiện bê tông có thể cần cẩu chuyên dụng, trong khi gạch pallet thường cần xe nâng. Nếu điểm giao không có thiết bị phù hợp thì thời gian dỡ hàng có thể kéo dài nhiều giờ.
Nếu đơn vị vận tải phải tự bố trí cẩu hoặc thiết bị nâng, chi phí này cần được tách rõ trong báo giá.
Trường hợp bên nhận chịu trách nhiệm bốc dỡ, hợp đồng nên yêu cầu họ chuẩn bị mặt bằng và thiết bị trước khi xe đến.
Điều này giúp hạn chế việc phương tiện phải chờ nhưng không xác định được ai chịu chi phí.
Xử lý thời gian chờ
Thời gian chờ là một khoản chi phí thường bị bỏ qua khi báo giá vận tải vật liệu.
Xe tải có thể phải chờ vào công trường, chờ cân, chờ hoàn tất thủ tục, chờ dỡ hàng hoặc chờ do mặt bằng chưa sẵn sàng.
Hợp đồng nên quy định một khoảng thời gian chờ miễn phí hợp lý và mức phí áp dụng khi vượt quá thời gian đó.
Ví dụ, đơn giá chuyến có thể bao gồm một khoảng thời gian nhất định tại điểm giao. Nếu xe phải chờ lâu hơn do lỗi của bên nhận thì phát sinh phí chờ theo giờ.
Cần xác định rõ thời điểm bắt đầu tính chờ và chứng từ chứng minh, chẳng hạn nhật ký xe, xác nhận của công trường hoặc dữ liệu định vị.
Nếu không có quy định, doanh nghiệp vận tải thường phải tự chịu chi phí tài xế, nhiên liệu và mất cơ hội thực hiện chuyến tiếp theo.
Bồi thường khi hàng hư hỏng hoặc rơi vãi
Hợp đồng cần xác định trách nhiệm đối với hàng hóa từ thời điểm nhận đến thời điểm bàn giao.
Đối với gạch, đá, kính, thiết bị vệ sinh hoặc vật liệu dễ vỡ, cần quy định tiêu chuẩn xếp hàng và biện pháp chằng buộc.
Với cát, đá hoặc vật liệu rời, phương tiện cần có biện pháp che phủ phù hợp để hạn chế rơi vãi trong quá trình vận chuyển.
Nếu hàng hóa bị hư hỏng do phương tiện không phù hợp, chằng buộc sai hoặc lỗi của tài xế thì cần có cơ chế xác định mức bồi thường.
Ngược lại, nếu hàng đã được đóng gói không bảo đảm từ đầu hoặc thiết bị bốc dỡ của bên nhận làm hỏng hàng thì trách nhiệm không nên mặc nhiên thuộc về đơn vị vận tải.
Hợp đồng nên quy định quy trình lập biên bản ngay khi phát hiện hư hỏng, xác định số lượng, giá trị thiệt hại và phương thức xử lý.
Không nên đợi nhiều ngày sau khi giao hàng mới thông báo vì rất khó xác định nguyên nhân thực tế.
Giá cước vận tải vật liệu xây dựng nên tính theo tổng chi phí chuyến
Giá cước không nên chỉ được tính bằng số kilomet nhân với một đơn giá cố định. Với vận tải vật liệu xây dựng, tổng chi phí của một chuyến còn phụ thuộc vào tải trọng, nhiên liệu, phí đường bộ, thời gian chờ, khấu hao xe và khả năng có hàng chiều về.
Nếu doanh nghiệp chỉ nhìn chi phí nhiên liệu thì rất dễ báo giá thấp hơn giá thành thực tế.
Cách phù hợp hơn là tính toàn bộ chi phí của chuyến xe rồi cộng biên lợi nhuận mục tiêu.
Nhiên liệu
Nhiên liệu thường là một trong những khoản chi phí lớn nhất.
Mức tiêu hao phụ thuộc vào loại xe, tải trọng, địa hình, tốc độ, tình trạng giao thông và việc xe chạy có tải hay không tải.
Doanh nghiệp nên xây định mức tiêu hao cho từng nhóm phương tiện thay vì sử dụng một mức chung.
Ví dụ, xe tải nặng chở vật liệu trên tuyến đồi dốc sẽ tiêu hao khác đáng kể so với chạy đường bằng.
Khi giá nhiên liệu biến động mạnh, hợp đồng vận tải dài hạn nên có cơ chế rà soát hoặc điều chỉnh giá phù hợp.
Phí đường bộ
Ngoài nhiên liệu, doanh nghiệp cần tính đầy đủ phí sử dụng đường, phí qua trạm và các khoản liên quan đến tuyến vận chuyển.
Một tuyến ngắn nhưng đi qua nhiều trạm thu phí có thể có giá thành cao hơn tuyến dài hơn nhưng ít phí.
Khi lập báo giá, nên xác định tuyến đường dự kiến thay vì chỉ căn cứ khoảng cách địa lý.
Nếu khách hàng yêu cầu thay đổi tuyến hoặc giao hàng tại địa điểm khác, cần xem xét lại chi phí.
Doanh nghiệp cũng nên theo dõi các khoản phí thực tế theo từng xe và từng chuyến để cập nhật đơn giá cho những tuyến thường xuyên.
Khấu hao xe
Chi phí phương tiện không kết thúc sau khi mua xe.
Doanh nghiệp cần tính đến khấu hao, bảo dưỡng, sửa chữa, lốp xe, đăng kiểm, bảo hiểm và các chi phí duy trì khác.
Xe chở vật liệu nặng thường có mức hao mòn cao hơn phương tiện vận chuyển hàng nhẹ.
Nếu chỉ tính nhiên liệu và tiền tài xế, doanh nghiệp có thể tưởng mỗi chuyến đang có lãi nhưng thực tế không đủ nguồn để sửa chữa hoặc thay xe khi hết vòng đời.
Khấu hao có thể được phân bổ theo thời gian, số kilomet hoặc số chuyến tùy mô hình quản trị.
Điều quan trọng là chi phí này phải được đưa vào giá thành.
Chi phí chiều về rỗng
Đây là yếu tố có thể làm thay đổi mạnh giá cước.
Một chuyến giao vật liệu 100 km không có nghĩa xe chỉ chạy 100 km. Nếu không tìm được hàng chiều về, phương tiện thực tế phải chạy 200 km cho cả lượt đi và lượt về.
Nhiên liệu, tiền tài xế, khấu hao và thời gian đều phát sinh trên cả quãng đường này.
Vì vậy, các tuyến thường xuyên có chiều về rỗng cần có mức giá khác với tuyến dễ ghép hàng hai chiều.
Doanh nghiệp có thể giảm giá nếu xây dựng được mạng lưới khách hàng để tận dụng chiều về, nhưng không nên mặc định rằng lúc nào cũng tìm được hàng ghép.
Khi tính đúng tổng chi phí chuyến, doanh nghiệp sẽ biết tuyến nào thực sự có lợi nhuận và tuyến nào chỉ tạo doanh thu nhưng không tạo dòng tiền hiệu quả. Với vận tải vật liệu xây dựng, khả năng kiểm soát tải trọng, thời gian chờ và chiều về rỗng thường quyết định trực tiếp biên lợi nhuận của mỗi chuyến xe.
Quản lý tài xế cần gắn với an toàn và tiêu hao nhiên liệu
Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng có đội xe riêng, tài xế không chỉ là người vận chuyển hàng mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến chi phí nhiên liệu, tiến độ giao hàng, an toàn phương tiện và trách nhiệm của doanh nghiệp khi xảy ra tai nạn. Nếu chỉ quản lý tài xế theo số chuyến giao mà không theo dõi thời gian làm việc, hành trình và mức tiêu hao, doanh nghiệp rất khó kiểm soát chi phí thực tế của logistics.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế quản lý tài xế gắn với từng xe, từng tuyến và từng lệnh giao hàng. Dữ liệu vận hành càng rõ thì càng dễ xác định nguyên nhân khi phát sinh tăng nhiên liệu, giao chậm, hư hỏng hàng hoặc vi phạm giao thông.
Lịch làm việc
Lịch làm việc của tài xế cần được tổ chức theo kế hoạch giao hàng thực tế, tránh tình trạng tài xế phải chạy liên tục nhiều chuyến trong thời gian dài mà không có khoảng nghỉ phù hợp.
Bộ phận điều phối nên biết trước tuyến đi, thời gian bốc hàng, địa điểm giao và thời gian dự kiến quay về để sắp xếp phương tiện hợp lý.
Những chuyến đi xa cần tính thêm thời gian nghỉ, thời gian chờ tại công trình và khả năng phát sinh ùn tắc. Không nên chỉ tính lịch theo quãng đường lý thuyết.
Doanh nghiệp cũng cần theo dõi số giờ làm việc, thời gian làm thêm và chế độ đối với tài xế theo quy định lao động áp dụng.
Khi một tài xế thường xuyên phải làm việc quá tải, nguy cơ mất tập trung và tai nạn sẽ tăng. Vì vậy, tối ưu số chuyến không nên đánh đổi bằng việc kéo dài thời gian lái xe thiếu kiểm soát.
Tốc độ và hành trình
Theo dõi hành trình giúp doanh nghiệp kiểm soát không chỉ việc xe có đi đúng tuyến hay không mà còn đánh giá được thời gian giao hàng và cách sử dụng phương tiện.
Nếu xe có thiết bị giám sát hành trình hoặc hệ thống quản lý đội xe, doanh nghiệp có thể đối chiếu tuyến thực tế với lệnh giao hàng.
Những trường hợp xe đi vòng, dừng quá lâu hoặc sử dụng ngoài mục đích giao hàng cần được kiểm tra.
Tốc độ cũng cần được theo dõi như một chỉ số an toàn. Không nên xây dựng cơ chế thưởng giao nhanh khiến tài xế có động cơ chạy quá tốc độ.
Đối với vật liệu nặng như thép, xi măng, đá hoặc cấu kiện, quãng đường phanh và khả năng xử lý của phương tiện khác đáng kể khi xe có tải. Vì vậy, tốc độ phải phù hợp với tải trọng, điều kiện đường và thời tiết.
Dữ liệu hành trình còn giúp doanh nghiệp tính chính xác số kilomet từng chuyến để phân tích nhiên liệu và chi phí vận tải.
Định mức nhiên liệu
Nhiên liệu thường là một trong những khoản chi lớn nhất của đội xe vật liệu xây dựng. Nếu không có định mức, doanh nghiệp khó xác định mức tiêu hao nào là bình thường và mức nào cần kiểm tra.
Định mức không nên áp dụng giống nhau cho mọi xe. Cần xem xét loại phương tiện, tải trọng, quãng đường, điều kiện tuyến, tình trạng xe và đặc điểm giao hàng.
Một xe chạy đường trường với tải ổn định sẽ có mức tiêu hao khác xe thường xuyên chạy trong đô thị, dừng nhiều điểm hoặc chờ bốc dỡ.
Doanh nghiệp có thể theo dõi lượng nhiên liệu cấp, kilomet thực tế và số chuyến để xây dựng dữ liệu bình quân cho từng xe.
Nếu một xe đột nhiên tăng mức tiêu hao, nguyên nhân có thể đến từ động cơ, lốp, tải trọng, cách lái hoặc sử dụng xe ngoài lịch trình.
Việc quản lý định mức cần hướng tới phát hiện bất thường chứ không nên chỉ đặt một con số cứng rồi tự động quy toàn bộ phần vượt mức thành trách nhiệm của tài xế.
Vi phạm giao thông và trách nhiệm nội bộ
Doanh nghiệp nên quy định rõ trách nhiệm khi tài xế vi phạm giao thông trong quá trình thực hiện công việc.
Cần phân biệt lỗi phát sinh từ hành vi cá nhân của tài xế với trường hợp nguyên nhân liên quan đến việc doanh nghiệp bố trí phương tiện hoặc hàng hóa không phù hợp.
Ví dụ, chạy quá tốc độ do tài xế tự quyết định khác với trường hợp xe bị bố trí vượt tải hoặc phương tiện không đáp ứng điều kiện kỹ thuật cần thiết.
Quy chế nội bộ nên xác định nghĩa vụ báo cáo khi có biên bản vi phạm, tai nạn hoặc sự cố trên đường.
Doanh nghiệp không nên tự động khấu trừ mọi khoản phạt hoặc thiệt hại vào tiền lương mà cần xem xét căn cứ pháp luật lao động, lỗi thực tế và hồ sơ liên quan.
Nếu một tài xế vi phạm lặp lại, ngoài xử lý nội bộ còn cần đánh giá lại đào tạo, phân tuyến hoặc khả năng tiếp tục giao phương tiện.
Bảo hiểm và rủi ro hàng hóa trong vận tải vật liệu
Vận chuyển vật liệu xây dựng có thể phát sinh đồng thời ba nhóm thiệt hại: phương tiện bị hư hỏng, hàng hóa bị mất hoặc hư hại và bên thứ ba bị thiệt hại. Chỉ cần một vụ tai nạn lớn cũng có thể làm chi phí vượt xa lợi nhuận của nhiều chuyến hàng cộng lại.
Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi bảo hiểm đang có, điều kiện được bồi thường và trách nhiệm giữa doanh nghiệp, tài xế, đơn vị vận tải và khách hàng trước khi xảy ra sự cố.
Thiệt hại phương tiện
Xe tải, xe đầu kéo hoặc phương tiện chuyên chở vật liệu có giá trị lớn và thường hoạt động với cường độ cao.
Ngoài bảo hiểm bắt buộc theo quy định áp dụng, doanh nghiệp có thể xem xét các loại bảo hiểm phù hợp với mức độ rủi ro và giá trị phương tiện.
Khi lựa chọn bảo hiểm, không nên chỉ so sánh phí mà cần đọc kỹ phạm vi bảo hiểm, mức khấu trừ, trường hợp loại trừ và quy trình thông báo sự cố.
Doanh nghiệp cũng cần duy trì hồ sơ bảo dưỡng, đăng kiểm và tình trạng kỹ thuật của phương tiện. Nếu xe không đáp ứng điều kiện vận hành nhưng vẫn được đưa ra đường, việc giải quyết trách nhiệm sau tai nạn có thể trở nên phức tạp hơn.
Khi phát sinh va chạm, tài xế cần biết quy trình báo về doanh nghiệp và bảo hiểm thay vì tự thỏa thuận toàn bộ với bên còn lại tại hiện trường.
Thiệt hại hàng hóa
Vật liệu có thể bị hư hỏng theo nhiều cách trong quá trình vận chuyển.
Gạch, đá và thiết bị vệ sinh có thể vỡ. Thép hoặc kim loại có thể bị biến dạng. Xi măng và vật liệu đóng bao có thể bị ướt. Sơn hoặc hóa chất có thể rò rỉ khi bao bì bị va đập.
Trước khi xe rời kho, doanh nghiệp nên kiểm tra cách xếp, chằng buộc và tình trạng hàng. Với hàng có giá trị cao, có thể lưu hình ảnh trước khi giao.
Chứng từ vận chuyển cần xác định rõ số lượng bàn giao cho tài xế hoặc đơn vị vận tải.
Khi khách nhận, nên có xác nhận về số lượng và tình trạng hàng. Nếu khách phát hiện hư hỏng, cần lập biên bản ngay tại thời điểm giao nếu có thể.
Trường hợp thuê vận tải ngoài, hợp đồng nên xác định rõ trách nhiệm đối với mất mát, hư hỏng và mức bồi thường để tránh tranh luận sau khi sự cố đã xảy ra.
Thiệt hại cho bên thứ ba
Tai nạn vận tải có thể gây thiệt hại cho người, phương tiện, công trình hoặc tài sản của bên thứ ba.
Ví dụ, thép rơi khỏi xe có thể gây tai nạn; xe tải có thể va chạm với nhà dân; vật liệu rơi vãi ra đường có thể làm phương tiện khác gặp sự cố.
Doanh nghiệp cần kiểm soát tải trọng, chằng buộc hàng và tình trạng kỹ thuật của xe để giảm loại rủi ro này.
Không nên chỉ xem đây là trách nhiệm cá nhân của tài xế. Nếu nguyên nhân đến từ việc doanh nghiệp xếp hàng không an toàn, sử dụng phương tiện không phù hợp hoặc yêu cầu vận chuyển vượt khả năng của xe thì trách nhiệm có thể liên quan đến nhiều bên.
Bảo hiểm trách nhiệm liên quan đến phương tiện giúp giảm một phần rủi ro tài chính nhưng không thay thế nghĩa vụ tuân thủ quy định an toàn.
Hồ sơ xử lý sự cố
Khi xảy ra tai nạn hoặc hư hỏng hàng, việc thu thập hồ sơ ngay từ đầu rất quan trọng.
Tài xế cần được hướng dẫn cách bảo vệ hiện trường trong phạm vi an toàn, thông báo cho cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết và báo ngay cho người phụ trách của doanh nghiệp.
Hồ sơ nên ghi nhận thời gian, địa điểm, phương tiện, hàng hóa, người liên quan và diễn biến ban đầu của sự cố.
Hình ảnh hiện trường, tình trạng xe, vị trí hàng hóa và thiệt hại thực tế là những dữ liệu hữu ích để làm việc với bảo hiểm hoặc xác định trách nhiệm.
Đối với hàng bị hư hỏng, cần lập biên bản xác định số lượng, mức độ thiệt hại và phương án xử lý. Không nên tự tiêu hủy hoặc sửa chữa trước khi hoàn tất những bước xác nhận cần thiết nếu việc đó có thể ảnh hưởng đến yêu cầu bồi thường.
Doanh nghiệp cũng nên lưu lệnh vận chuyển, phiếu xuất kho, chứng từ giao nhận, thông tin tài xế và hồ sơ bảo hiểm trong cùng một bộ sự cố.
Sau mỗi vụ việc, cần phân tích nguyên nhân để điều chỉnh quy trình. Nếu chỉ tập trung vào việc yêu cầu bảo hiểm bồi thường mà không xử lý nguyên nhân gốc thì cùng một loại tai nạn có thể tiếp tục lặp lại.
Kế toán công ty vận tải vật liệu xây dựng cần theo dõi theo xe và tuyến
Đối với công ty vận tải vật liệu xây dựng, việc chỉ theo dõi tổng doanh thu và tổng chi phí toàn doanh nghiệp là chưa đủ. Đặc thù của ngành nằm ở việc mỗi phương tiện có mức tiêu hao, chi phí sửa chữa, tần suất hoạt động và khả năng tạo doanh thu khác nhau.
Do đó, kế toán quản trị nên tổ chức dữ liệu theo từng xe, từng chuyến và từng tuyến. Cách theo dõi này giúp doanh nghiệp biết xe nào đang tạo lợi nhuận, tuyến nào có tỷ lệ chạy rỗng cao và nhóm khách hàng nào mang lại biên lợi nhuận tốt hơn.
Doanh thu từng chuyến
Doanh thu vận tải nên được gắn với từng chuyến hàng cụ thể.
Mỗi chuyến cần có thông tin về xe thực hiện, tài xế, điểm đi, điểm đến, loại vật liệu, khối lượng hàng, đơn giá cước và khách hàng.
Ví dụ, cùng một xe tải nhưng tuyến từ kho đến công trình trong bán kính ngắn có thể tạo doanh thu thấp hơn một chuyến đường dài. Tuy nhiên, nếu xe quay đầu nhanh và thực hiện được nhiều chuyến trong ngày thì hiệu quả tổng thể có thể tốt hơn.
Doanh nghiệp nên theo dõi cả doanh thu trên mỗi chuyến và doanh thu trên mỗi ngày hoạt động của xe.
Việc này đặc biệt hữu ích khi so sánh giữa xe tự có và xe thuê ngoài. Có những tuyến tưởng doanh thu cao nhưng sau khi tính đủ nhiên liệu, cầu đường, thời gian chờ và khấu hao thì lợi nhuận lại thấp.
Chi phí nhiên liệu
Nhiên liệu thường là một trong những khoản chi lớn nhất của đội xe.
Nếu không theo dõi theo từng phương tiện, doanh nghiệp rất khó phát hiện xe nào có mức tiêu hao bất thường.
Kế toán nên kết hợp dữ liệu định mức nhiên liệu, số kilomet thực tế và lượng nhiên liệu cấp cho từng chuyến.
Tuy nhiên, không nên áp dụng một định mức cứng cho mọi tình huống. Xe chở nặng, đường đèo dốc, tuyến thường xuyên ùn tắc hoặc phải chờ lâu tại công trình có thể có mức tiêu hao khác nhau.
Doanh nghiệp nên xây định mức theo từng nhóm xe và điều kiện vận hành thực tế.
Nếu mức tiêu hao vượt định mức nhiều lần, cần kiểm tra nguyên nhân thay vì chỉ quy trách nhiệm cho tài xế. Nguyên nhân có thể đến từ kỹ thuật xe, lốp, tải trọng hoặc cách tổ chức tuyến.
Sửa chữa và bảo dưỡng
Chi phí sửa chữa cần được theo dõi theo từng phương tiện.
Một chiếc xe có doanh thu tốt nhưng liên tục phải sửa chữa có thể không thực sự hiệu quả.
Doanh nghiệp nên phân biệt giữa bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa bất thường.
Bảo dưỡng định kỳ có thể dự báo trước theo kilomet hoặc thời gian vận hành, trong khi sửa chữa lớn thường phản ánh tình trạng phương tiện hoặc cách sử dụng.
Việc theo dõi lịch sử sửa chữa còn giúp doanh nghiệp quyết định thời điểm nên tiếp tục sử dụng hay thanh lý xe.
Nếu chi phí sửa chữa trong một giai đoạn ngày càng cao nhưng doanh thu của xe không tăng, doanh nghiệp cần đánh giá lại hiệu quả sở hữu phương tiện đó.
Lợi nhuận theo từng phương tiện
Một xe tạo doanh thu lớn chưa chắc tạo lợi nhuận lớn.
Doanh nghiệp cần tính đủ nhiên liệu, lương tài xế, phí cầu đường, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm, khấu hao và các chi phí trực tiếp khác.
Sau khi phân bổ hợp lý, doanh nghiệp có thể tính được lợi nhuận theo từng phương tiện.
Dữ liệu này giúp trả lời nhiều câu hỏi quan trọng như nên mua thêm loại xe nào, xe nào cần bán, tuyến nào nên tiếp tục tự vận chuyển và tuyến nào nên thuê ngoài.
Nếu không tính lợi nhuận theo xe, doanh nghiệp có thể tiếp tục đầu tư vào nhóm phương tiện tưởng đang hoạt động tốt nhưng thực tế có chi phí quá cao.
Những lỗi khiến đội xe tăng nhưng lợi nhuận không tăng
Mua thêm xe thường được xem là dấu hiệu mở rộng quy mô. Tuy nhiên, số lượng phương tiện tăng không đồng nghĩa với năng lực sinh lời tăng.
Nếu đội xe phát triển nhanh hơn lượng hàng và năng lực điều phối, doanh nghiệp có thể phải gánh thêm khấu hao, lãi vay, nhân sự và sửa chữa trong khi doanh thu không tăng tương ứng.
Mua xe quá nhanh
Một sai lầm phổ biến là mua xe dựa trên dự báo doanh thu thay vì lượng hàng thực tế.
Ví dụ, doanh nghiệp vừa ký được một số hợp đồng lớn và quyết định mua thêm nhiều xe. Nếu khối lượng vận chuyển giảm sau vài tháng, đội xe có thể rơi vào tình trạng dư công suất.
Xe vẫn phát sinh khấu hao, bảo hiểm và chi phí tài chính ngay cả khi không chạy.
Trước khi mua xe mới, doanh nghiệp nên kiểm tra tỷ lệ sử dụng đội xe hiện tại, số chuyến bị từ chối do thiếu phương tiện và mức độ ổn định của hợp đồng vận tải.
Trong một số trường hợp, thuê ngoài ở giai đoạn cao điểm có thể hiệu quả hơn mua thêm tài sản cố định.
Tỷ lệ xe chạy rỗng cao
Một chuyến xe có hàng ở chiều đi nhưng quay về rỗng sẽ làm chi phí vận chuyển thực tế tăng đáng kể.
Đây là vấn đề rất thường gặp trong vận tải vật liệu xây dựng.
Doanh nghiệp nên theo dõi tỷ lệ kilomet có hàng và kilomet chạy rỗng của từng tuyến.
Nếu một tuyến có tỷ lệ chạy rỗng cao, cần tìm hàng chiều về, ghép chuyến hoặc điều chỉnh lịch xe.
Khi mạng lưới khách hàng đủ lớn, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều đơn hàng theo cùng một hành lang vận chuyển để tăng hiệu suất.
Giảm tỷ lệ xe chạy rỗng đôi khi mang lại lợi nhuận lớn hơn việc mua thêm xe.
Giá cước không cập nhật theo nhiên liệu
Giá nhiên liệu thay đổi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận vận tải.
Nếu doanh nghiệp ký mức cước cố định trong thời gian dài nhưng không có cơ chế điều chỉnh, khi giá nhiên liệu tăng thì biên lợi nhuận sẽ bị thu hẹp.
Doanh nghiệp nên xác định phần chi phí nhiên liệu trong mỗi tuyến và xây dựng cơ chế cập nhật giá cước phù hợp.
Đối với hợp đồng dài hạn, có thể thỏa thuận nguyên tắc điều chỉnh khi chi phí đầu vào biến động vượt một mức nhất định.
Không nên chờ đến khi lợi nhuận đã giảm mạnh mới đàm phán lại.
Thiếu kiểm soát tiêu hao và sửa chữa
Nếu doanh nghiệp chỉ giao xe cho tài xế và thanh toán nhiên liệu, sửa chữa theo chứng từ mà không có dữ liệu đối chiếu, chi phí có thể tăng rất nhanh.
Cần theo dõi lượng nhiên liệu, kilomet, lịch bảo dưỡng và các lần sửa chữa của từng phương tiện.
Những khoản sửa chữa lớn cần có quy trình kiểm tra và phê duyệt.
Đối với đội xe lớn, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ phận kỹ thuật hoặc ít nhất một đầu mối kiểm soát tình trạng phương tiện.
Việc này giúp giảm tình trạng sửa chữa bị động, xe nằm bãi lâu và chi phí phát sinh không được kiểm soát.
Lộ trình phát triển công ty vận tải vật liệu thành mạng lưới logistics
Một công ty vận tải vật liệu có thể bắt đầu từ việc sở hữu một số xe phục vụ khách hàng cố định. Khi lượng hàng và mạng lưới khách tăng, doanh nghiệp có thể mở rộng dần sang mô hình logistics tích hợp.
Lộ trình nên đi từ năng lực vận tải ổn định đến trung chuyển, kho hàng và cuối cùng là cung cấp dịch vụ giao nhận trọn gói.
Chuyên tuyến cho một nhóm khách hàng
Giai đoạn đầu nên tập trung xây dựng một số tuyến có sản lượng ổn định.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể chuyên vận chuyển xi măng từ nhà máy đến hệ thống đại lý hoặc vận chuyển thép từ kho trung tâm đến các công trình trong một khu vực.
Tuyến ổn định giúp doanh nghiệp dễ tính chi phí, bố trí xe và xây định mức nhiên liệu.
Đồng thời, việc phục vụ thường xuyên một nhóm khách hàng giúp tăng khả năng có hàng hai chiều hoặc ghép nhiều đơn trên cùng tuyến.
Khi tuyến chuyên đã có sản lượng ổn định, doanh nghiệp mới nên mở rộng sang các khu vực mới.
Mở bãi trung chuyển
Khi phạm vi vận chuyển rộng hơn, bãi trung chuyển có thể giúp giảm quãng đường xe lớn phải đi vào khu vực nội đô hoặc công trình nhỏ.
Hàng có thể được tập kết tại một điểm trung gian rồi phân phối bằng phương tiện phù hợp hơn.
Bãi trung chuyển cũng giúp doanh nghiệp gom hàng từ nhiều nhà cung cấp trước khi giao theo tuyến.
Tuy nhiên, trước khi mở bãi, cần tính đến chi phí mặt bằng, bốc xếp, quản lý và các yêu cầu pháp lý của địa điểm.
Không nên mở bãi chỉ để giảm khoảng cách nếu sản lượng chưa đủ lớn để bù chi phí cố định.
Kết hợp kho hàng
Khi khách hàng bắt đầu có nhu cầu không chỉ vận chuyển mà còn lưu giữ vật liệu, doanh nghiệp có thể phát triển thêm dịch vụ kho.
Mô hình này giúp tăng doanh thu trên cùng một khách hàng.
Thay vì chỉ thu tiền vận chuyển, doanh nghiệp có thể cung cấp thêm lưu kho, bốc xếp, kiểm đếm và điều phối giao hàng.
Kho và đội xe cần được kết nối bằng một hệ thống dữ liệu chung để biết hàng đang ở đâu, đã được đặt cho đơn nào và phương tiện nào sẽ giao.
Nếu quản lý tốt, doanh nghiệp có thể trở thành trung tâm phân phối cho nhà sản xuất hoặc tổng đại lý vật liệu trong một khu vực.
Phát triển dịch vụ giao nhận trọn gói
Giai đoạn cao hơn của mô hình là doanh nghiệp không chỉ cung cấp xe mà chịu trách nhiệm toàn bộ chuỗi giao nhận.
Dịch vụ có thể bắt đầu từ nhận hàng tại nhà máy, đưa về kho, lưu trữ, chia đơn và giao đến đại lý hoặc công trình.
Khách hàng lúc này không phải tự phối hợp nhiều nhà vận chuyển và kho khác nhau.
Doanh nghiệp logistics chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ dòng hàng và cung cấp dữ liệu trạng thái giao nhận.
Để phát triển đến mức này, công ty cần đầu tư mạnh vào hệ thống quản lý vận tải, kho, định vị phương tiện và dữ liệu đơn hàng.
Lợi thế cạnh tranh khi đó không còn nằm ở việc sở hữu nhiều xe nhất mà ở khả năng sử dụng đội xe, kho và tuyến vận chuyển hiệu quả nhất.
Một công ty vận tải vật liệu phát triển bền vững nên chuyển dần từ tư duy “mua thêm xe để tăng doanh thu” sang tư duy “tối ưu từng chuyến, từng tuyến và toàn bộ mạng lưới logistics”.
Thành lập công ty vận tải vật liệu xây dựng cần được chuẩn bị đầy đủ từ việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp, ngành nghề, địa chỉ, vốn đến hồ sơ đăng ký và các điều kiện chuyên ngành về vận tải. Doanh nghiệp nên xác định rõ loại vật liệu, phương tiện, phạm vi vận chuyển và hình thức cung cấp dịch vụ để chủ động đáp ứng các yêu cầu pháp lý tương ứng. Thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu không chỉ giúp công ty nhanh chóng đi vào hoạt động mà còn hạn chế những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và ký kết hợp đồng với khách hàng. Nếu chưa có kinh nghiệm, chủ đầu tư có thể lựa chọn dịch vụ thành lập công ty trọn gói để được hỗ trợ từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến hoàn thiện các thủ tục cần thiết.